Come ridurre il numero degli invitati

Quando parlo con le coppie prossime al matrimonio e arriviamo ad affrontare l’aspetto legato al budget, per prima cosa chiedo se hanno già stilato la lista degli invitati e quindi hanno idea di quanti ospiti potrebbero avere.

Il numero è estremamente variabile: c’è chi decide di fare una cosa ristretta, invitando solo i parenti più prossimi o gli amici più intimi e chi, invece, preferisce coinvolgere davvero tutte le proprie conoscenze.

L’unica cosa che è certa, è che la lista subirà un calo fisiologico del 20/25%.

Anche se quando hai dato la notizia tutti erano entusiasti. Anche se quando hai dato le partecipazioni, tutti erano super felici.

Arriva poi il momento delle conferme e… impegni di lavoro, condizioni di salute, figli che si ammalano portano una buona parte degli invitati a dare disdetta, senza contare quelli che “ancora non lo sanno”.

Ecco, sia come wedding planner che come invitata, non riesco a capire quelli che non sanno se venire o no. Non riesco proprio a immaginare cosa ti faccia cambiare idea.

Da persona un po’ cinica quale sono, mi viene da pensare male e dire che dipende se hai voglia o meno di spendere una giornata in compagnia.

Capisco impegni di lavoro improvvisi o imprevisti, ma di solito appena li conosci avvisi subito la coppia della mancanza, così che possano organizzarsi di conseguenza.

Ma va bhe, è una questione senza soluzione!

Ti rassicuro: il calo fisiologico è conosciuto da chiunque è in questo settore. Il catering e la location stessa sono più che coscienti che il numero dato al momento della prenotazione non corrisponderà mai a quello finale che effettivamente pagherai.

Se leggi questo articolo e ti sei appena sposata e stai scuotendo la testa con tutte le tue forze per dimostrarmi che ho torto, ti svelo un segreto: fai parte di un misero 5% di spose che non hanno subito il normale calo fisiologico.

Il problema in ogni caso riguarda chi ha tanti invitati, ma tanti davvero.

Meno di 100 invitati? Forse non è un problema che ti tocca

Se, invece, stiamo discutendo di un numero molto alto, magari sopra le 200 persone, sono certa che in qualche modo ti potrà interessare scoprire come ridurre (oltre al calo fisiologico) il numero dei tuoi invitati.

Per prima cosa, devi pensare a come mai questa lista è cresciuta così velocemente.

Forse sono amici che frequentavi tanti anni fa ma con cui ha interrotto i rapporti (cosa normale, anzi, fisiologica) per mille motivi.

Forse sono aggiunte della suocera, amici dimenticati dal fidanzato e qualche dimenticanza tua anche se inizialmente volevi invitare pochissime persone.

Non dimentichiamo che “+1” incidono di molto sul conteggio finale.

Pensa se tutta la squadra di calcetto del futuro marito portasse le fidanzate, anche se non le hai mai conosciute… il raddoppio è immediato.

Ricordati che modificare in maniera significativa la lista a matrimonio già organizzato potrebbe crearti un problema grave sia con il budget che ti eri data sia con la location.

Il numero degli invitati incide notevolmente sulla location e sul budget

La spiegazione è semplice: se avevi cercato un posto per 100 persone e, dopo un po’, la lista aumenta a 150, non è detto che tutti possano stare comodi all’interno della villa o del ristorante.

Al contrario: la location che avevi scelto per 200 invitati è troppo grande, dispersiva e costosa se il numero dovesse scendere sensibilmente.

Se vuoi ridurre il numero degli invitati fin da subito, hai una sola soluzione: fornire loro un alibi inattaccabile.

La scusa perfetta per dirti di no senza passare per paccari, senza inventare palle clamorose, senza doverti tenere sulle spine fino alla fine.

3 o 4 mesi prima sarà davvero difficile addurre a motivazioni di salute (tranne interventi programmati) o motivazioni di lavoro (salvo che tu faccia la wedding planner, in quel caso sai già quando non sei disponibile).

Le eccezioni ci sono, ma sono rare.

Tieni anche conto che, spesso, se nessuno ha scuse inattaccabili, ti ritroverai come ospiti persone che preferirebbero essere da altre parti, quindi poco di compagnia e, spesso, non fanno nemmeno un regalo degno di questo nome.

La loro quota di bonifico o in busta ti potrebbe far esclamare “se non venivi facevi più bella figura”.

Quindi, ho trovato per te alcuni escamotage per ridurre in maniera naturale la lista degli ospiti.

1.Scegliere un mese strano o una data inusuale

Sposarsi un giovedì di novembre o un martedì di febbraio, che tutti sono in piena fase lavorativa, che hanno i figli a scuola, la riunione importante o altri appuntamenti.

Ecco, questo è un buon modo per sfoltire da subito la lista.

Puoi giustificare la scelta inusuale per impegni di lavoro tuoi, per motivi economici o semplicemente perché le altre date erano già occupate.

È il tuo matrimonio e non devi dare giustificazioni sulle tue scelte. Ma gli altri, se non vengono, devono inventarsi qualche scusa.

2.Organizzarlo a ridosso delle ferie o dei ponti

Se abiti in una regione lontana e torni “a casa” per il matrimonio, le ferie e i ponti sono la scusa perfetta per cercare di avere tutti vicino senza fargli fare giri lunghi.

Ma… per qualcuno potrebbe essere una motivazione ottima per non venire -e tu riduci il numero-.

Dalla classica “accidenti, ho già prenotato le ferie” fino al “per il ponte vado sempre a trovare la zia Lucilla, non posso mancare”, chi non vuole esserci è già pronto!

3.Organizzarlo dall’altra parte del mondo

Senza essere così tragici, sicuramente decidere di spostarsi in qualche parte d’Italia non vicina a casa farà rifiutare la partecipazione di qualcuno.

Già partecipare ad un matrimonio ha un costo (non solo il regalo, ma anche la presenza e l’abito nuovo), aggiungendoci i  costi di trasferta e di pernottamento potrebbe essere un impegno economico che in tanti non si possono permettere.

4.Inserire un dress code o un vincolo simpatico.

Indossare un cappellino, vestirsi di blu o di bianco, indossare delle calze rosa, vestirsi molto eleganti.

Mettere dei vincoli sull’abbigliamento può far desistere tante persone. Perché il rosa fa schifo, perché non hanno intenzione di lasciare i jeans in favore di un abito o perché il cappellino sta male.

 

Alla fine della fiera, però, è importante fare una valutazione.

Davvero bastano questi trucchetti per ridurre la lista?

Gli invitati “cascano” su questi aspetti e non vengono al tuo matrimonio per piccoli limiti o vincoli che hanno messo?

Se le scuse che inventano sono deboli e farlocche, quanto valore danno alla amicizia?

Organizzo matrimoni da 5 anni e ho imparato una cosa: se qualcuno ti vuole bene ed è felice per il tuo matrimonio, verrà e sarà con te a prescindere da tutto.

Se ti sposi di giovedì chiederà il permesso subito appena annunci la lieta novella, se proprio non è possibile ti raggiungerà appena terminato l’impegno e comunque bloccherà sull’agenda quella data come indimenticabile.

Non c’entra nulla il mangiare a scrocco o passare una giornata off, sono persone che vogliono festeggiare insieme a te la tua felicità e lo fanno con la loro presenza e il loro tempo.

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Non posso fare nulla per la gestione degli invitati, ma posso aiutarti ad affrontare con meno stress i preparativi, semplicemente occupandomi al posto tuo di tutte quegli aspetti organizzativi tecnici.

La gestione dei fornitori, delle scadenze, delle comunicazioni varie sono gestite al meglio con una sola wedding planner, perché fa da tramite tra te, cioè la sposa, e i fornitori.

Una comodità che solo le persone che l’hanno già provata possono raccontare e raccomandare.

Ecco perché ho raccolto nella sezione Recensioni della mia pagina Facebook le testimonianze delle coppie che hanno scelto Colorato di Pink per il matrimonio. Le trovi cliccando qui.

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