Guida pratica per organizzare il matrimonio

Ti piacerebbe avere una guida pratica per organizzare il matrimonio?

Se ti stai per sposare e di lavoro non fai la wedding planner, penso proprio che questo post ti possa essere utile perché risponde ad una domanda che, ne sono sicura, ti sei posta con frequenza: come si organizza un matrimonio?

Forse per lavoro, per hobby o come attività nel tempo libero ti occupi di organizzare eventi, anche piccoli quindi sai esattamente cosa serve all’inizio.

Prima di tutto devi avere una data, un luogo dove svolgere il matrimonio e uno dove festeggiare. 

Se ti sposi con rito simbolico o rito civile puoi renderti la vita più facile e scegliere una location che ti permetta di fare tutto, ma insomma data e luogo sono fondamentali.

Ne sei convinta?

Effettivamente poi hai scaricato una famosa app collegata ad un famoso portale che offre un simpatico countdown e ti dice le cose da fare divise per mesi e anche in quella lista la prima spunta riguarda data-location-chiesa.

Se lo dirà una app di un famoso sito sarà vero. 

Sei sempre convinta che questa sia la risposta alla tua domanda come si organizza un matrimonio?

Dopo 10 anni di lavoro in questo settore ti posso dire che no, forse quello non è il modo migliore per cominciare a organizzare le nozze.

Perché le nozze sono un evento grande, grandissimo, forse il più grande che ti troverai a gestire.

E segue dinamiche leggermente diverse rispetto ad un evento normale. In un matrimonio la componente emotiva è fortissima e spesso sarà la tua guida in alcune scelte.

Guida pratica per organizzare il matrimonio

Ok, ora passiamo a parlare dell’organizzazione in maniera concreta e pratica. Esattamente come mi piace fare, nel pieno stile Colorato di Pink.

Te lo ricordo: stai per leggere un post che è una vera e propria guida pratica per organizzare il matrimonio.

E, come sposa, hai un dovere: condividerlo con le tue amiche non appena loro riceveranno la proposta e si troveranno ad organizzare.

Iniziamo. Per prima cosa, oltre all’app famosa che puoi continuare ad usare per avere il countdown a portata di mano, che effettivamente è carino, scarica la mia checklist per organizzare il matrimonio.

Non è divisa in mesi (il perché lo scoprirai continuando a leggere questo articolo) ma è divisa in settori.

La puoi avere gratis iscrivendoti alla newsletter e ti assicuro che sarà un nuovo modo, molto più naturale, di organizzare le nozze.

Lista alla mano, passiamo al contenuto vero e proprio di questo post: la guida pratica per organizzare il tuo matrimonio

1. Definisci la lista degli invitati

Prima ancora di decidere dove e quando festeggerete è fondamentale parlare della lista degli invitati.

Dopo la proposta, dopo l’entusiasmo della bellissima notizia e del fatto che sei passata da “fidanzata” a “fidanzata ufficiale” e che presto sarai “moglie” è tempo di entrare nel vivo del matrimonio.

Comincia pure a guardare, apri un profilo Pinterest e cambia gli interessi sul tuo Instagram, ma prima ancora di chiamare una villa sedetevi a tavolino e fate la lista degli invitati.

Ci saranno due liste. La prima, la LISTA A sarà composta da tutte le persone che non sono negoziabili, quelle che volete assolutamente al vostro fianco.

Di solito la prima lista è composta dal cerchio stretto dei famigliari,  dagli amici più cari e da tutte le persone che frequentate con regolarità.

Questi nomi non saranno trattabili, sono le persone alle quali non volete rinunciare e, forse, sono anche stati i primi a sapere la bella notizia.

Adesso che LISTA A è chiara soprattutto a voi due, potete aprire la LISTA B.

Qui entreranno quelle persone che sono amiche ma con cui i rapporti si sono un po’ allentati, i colleghi di lavoro e l’eventuale capo, gli amici di famiglia, i parenti più lontani con cui avete meno rapporti diretti. In questa lista ci saranno alcuni invitati ai quali terranno più i vostri genitori che voi stessi.

Non escludete a priori tutti, tenetela lì. Tanto, solo voi due sapete di questa distinzione iniziale.

Fare queste liste vi serve per capire:

  • il numero minimo e il numero massimo degli invitati;
  • che età hanno;
  • dove sono;
  • che problemi potrebbero avere.

Attenzione: questi dettagli non ti servono per limitarti, ma per trovare la soluzione migliore per tutti.

Se ti piace una villa a 3 ore di distanza per la maggior parte degli invitati, forse non è la soluzione più adatta, a meno di non offrire il pernottamento a tutti.

Se ci sono tanti bambini è meglio pensare ad una villa che abbia un posto anche per loro (no, non tutte le ville sono adatte ai bimbi).

Se la maggioranza di ospiti sono amici o parenti è informazione utile per decidere se investire sull’open bar e sulla musica dopo cena.

Capito cosa intendo? Un lavoraccio un po’ complicato e noioso e meno bello di guardare abiti da sposa e allestimenti, ma qui stiamo parlando della guida pratica per organizzare il matrimonio e questi sono i dettagli che vi aiuteranno a fare le scelte più giuste. 

Adesso sapete con certezza qual è il numero minimo di persone che potete accettare come condizione da parte del catering, chiedere la capienza massima, valutare con occhi diversi gli spazi di un ristorante e valutare eventuali impedimenti (barriere architettoniche).

Il numero di invitati è fondamentale anche per definire il budget delle nozze.

2. Definisci il budget

Parlare di soldi è sempre molto difficile. Abbiamo quell’impressione che sia poco elegante, che non si debba fare, ma in una coppia, in una famiglia, è uno degli argomenti più comuni.

Se non vivete già insieme potrebbe essere un problema, ma trovo che i preparativi del matrimonio siano anche una piccola palestra per testare la vita di coppia: in questi mesi prenderete tante decisioni insieme, potreste dover affrontare situazioni scomode e vi toccherà parlare spesso anche di soldi.

Definire il budget è forse una delle cose più complicate, ma esistono dei trucchetti che ti potrebbero aiutare a calcolare in maniera abbastanza precisa quanto potrai spendere.

La voce ristorante/catering e affitto della villa, se presente, incide in media per il 40% del totale finale.

Il costo del ristorante si calcola numero di ospiti x costo a persona. Ecco perché la lista invitati è tra le prime cose da fare.

Non è una regola precisa ma è un fattore abbastanza realistico.

Il restante budget lo dovete decidere voi, cercando di essere il più concreti possibili.

Se sogni un matrimonio alla Paola Turani non puoi pensare di cavartela con 10.000 € per 100 ospiti. 

Silvia Amoruso, wedding planner e amica, ospite della puntata n. 24 del podcast matrimonio Colorato di Pink il Podcast, ti consiglia di pensare ad una cifra che reputi folle da spendere per il matrimonio.

Fatto? Quanto è? 50, 60, 70 mila euro? Di più? Di meno?

Ora pensa alle cose più costose di cui hai sentito parlare, cose per cui le tue amiche hanno speso e decidi se per te sono importanti.

Vedrai che da questa discussione e da questo confronto arriverete a trovare la cifra più realistica e adatta a voi.

3. Individua lo stile del matrimonio

Individuare lo stile del matrimonio è importante perché ti aiuterà anche nella gestione del budget.

Ancora una volta il confronto con il partner è fondamentale.

So che tutte queste cose ti possono sembrare sciocche, che tu vuoi cominciare a guardare subito le ville e prenotare sopralluoghi per tutti i weekend, ma da organizzatrice ti devo ricordare che questa fase, nella quale state solo facendo piani, è necessaria per poi cominciare a cercare le location a colpo sicuro.

Io e Luca, ad esempio, troviamo comodo parlare di questioni complesse mentre siamo in macchina. Lì facciamo lunghi discorsi di progetti e affrontiamo spesso tematiche piuttosto scomode. Mia mamma, invece, mi raccontava che lei e papà discutevano di grandi questioni prima di andare a letto, la sera, quando erano da soli e noi bimbe già a letto da un po’.

Quindi trova il vostro momento e prendetevi del tempo per immaginare il giorno del matrimonio.

Cosa vorresti accadesse? Cosa accadrà? Che fiori avrai? Come sarà il tuo abito? Dove state mangiando? Che atmosfera ci sarà?

Esempi concreto: ti immagini una cena all’aperto, con tante lucine che regalano quel meraviglioso effetto cielo stellato e l’atmosfera di una festa di paese? Di sicuro non sarà in una Villa Neoclassica all’ora di pranzo in pieno luglio! Giusto?

Ti vuoi sposare in una vigna, con una cerimonia simbolica, in un contesto bucolico e molto naturale? Non potrà essere in primavera, visto che le vigne saranno ancora bruttine e secche. Forse meglio puntare al mese di settembre.

Tutti questi dettagli ti permetteranno di capire che tipo di struttura cercare e ti faranno restare sulla retta via anche quando ti viene voglia di visitare una villa molto bella o molto famosa ma che per struttura e stile non ti permette di realizzare quello che vi siete immaginati.

4. Individua le tue priorità e il fattore wow

Pensavi che fosse finito? Eh no, abbiamo un ultimo step da affrontare.

Ora che hai l’elenco degli ospiti, un’idea concreta di budget e il tipo di atmosfera che vuoi ricreare ma devi fare un’ultima cosa prima di cominciare attivamente l’organizzazione: individuare le tue priorità.

Indovina come si comincia? Parlando e rispondendo a delle domande.

Quale servizio per te è importante? Quali sono le spese sulle quali non hai intenzione di risparmiare perché importanti?  Sono uguali alle sue?

Esempio pratico: Ilaria e Marco si sono sposati e lei voleva a tutti i costi l’abito di uno stilista molto famoso in quegli anni, ma non ha voluto spendere nulla per i centrotavola.
Io ho investito tanto sull’intrattenimento musicale, volendo la mia band del cuore, e dell’abito, al contrario di Ilaria, non mi interessava molto.
Marina e Marco hanno detto da subito che per loro era importante una tavola imperiale con dei centrotavola davvero superlativi. In compenso, non hanno voluto spendere cifre folli per il fotografo.
Patrizia e Marcello hanno un bimbo di pochi anni e volevano che anche per lui fosse una giornata indimenticabile. Avendo anche tanti altri bambini della stessa età tra gli invitati, hanno dato molta rilevanza all’intrattenimento per loro, scegliendo una delle migliori animatrici su piazza.
Sarah e Gianluca hanno portato i fotografi del loro matrimonio… direttamente dall’Australia dove loro vivono.

Tutto chiaro quello che intendo?

Per fare questo esercizio ti consiglio di tenere sotto mano la mia lista, che avrai già sicuramente scaricato.

In fondo trovi l’elenco di tutti i fornitori del matrimonio, così sarai certa di avere l’elenco completo.

Non fare l’errore di pensare che per organizzare un matrimonio devi occuparti solo dei fornitori che lavoreranno attivamente quel giorno, perché sono una parte delle spese, non tutte.

A questa lista, aggiungi anche il “fattore wow”, cioè quell’aspetto che i tuoi invitati non potranno dimenticare.

Esempio pratico: io ho voluto a tutti i costi una cerimonia simbolica così bella ed emozionante da far sentire coinvolti tutti gli invitati, Sarah e Gianluca hanno organizzato un photobooth che riproduceva un libro di favole gigante, Beatrice ha organizzato l’arrivo in chiesa a cavallo, Veronica e Francesco hanno realizzato una stationery di gran classe, elegantissima e davvero unica.

Quanto tempo serve per fare questa prima analisi?

Tutto quello di cui avete bisogno.

Alcune coppie hanno già le idee chiare, magari convivono e parlano di nozze da sempre, quindi hanno fatto tutte queste riflessioni già da tempo e devono solo affinarle, altre invece si trovano per la prima volta a discutere concretamente dei dettagli.

Però il mio consiglio spassionato è quello di non saltare questi preparativi, perché renderanno molto più facile l’organizzazione dopo.

Il coordinamento del matrimonio può essere utile in questa fase?

Il coordinamento del matrimonio organizzato da Colorato di Pink è sempre utile, in ogni fase del matrimonio.

Il lavoro effettivo sul matrimonio, il timing, i sopralluoghi e il lavoro di condivisione con i fornitori è solo la conclusione di un processo più lungo, fondamentalmente di consulenza.

Sotto data “agisco”, ma per arrivare completamente informata di tutti i preparativi e poter gestire il matrimonio proprio come fossi tu a farlo serve un lavoro di consulenza costante durante tutti i preparativi.

Cosa vuol dire consulenza? Risposta ad ogni domanda, condivisione di ogni idea, soluzione per ogni problema. Avere una consulente a vostra disposizione fin dall’inizio è il modo perfetto per evitare errori grossolani, dovuti all’inesperienza.

La cosa migliore è sempre chiedere informazioni e valutare il servizio in maniera concreta, con informazioni alla mano.

Vuoi scoprire come posso aiutarti per il coordinamento del tuo matrimonio? Compila il form e ricevi tutto direttamente sul tuo numero di cellulare.

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