Oggi ti voglio raccontare di come organizzare un matrimonio in casa, ma prima di iniziare a darti le dritte più giuste per non incappare nei soliti errori, ti voglio raccontare questa storia.
Correva l’anno 2009.
In quell’anno, io ormai ero già avviata verso la mia futura carriera lavorativa. O meglio, lavoravo ancora in una generica organizzazione aziendale, ma ormai mi era ben chiaro cosa volessi fare da grande. Avevo lasciato l’università e mi ero messa a studiare per diventare wedding planner.
Non che all’epoca ci fosse molto… anzi, quasi nessuno conosceva nel dettaglio questa professione. Il film di Jennifer Lopez era uscito da pochissimo e io già da un paio d’anni frequentavo un corso ad hoc, uno dei pochi dell’epoca.
Soprattutto non pensavo ad altro: leggevo ogni libro, ogni blog esistente americano e inglese e chiunque transitasse da un aeroporto internazionale era obbligato a portarmi alcune riviste di wedding anglo-americane. Praticamente la Bibbia per chi fa il mio lavoro.
Quando la mia collega annuncia il proprio matrimonio, abbiamo subito legato: lei era straniera, trasferita qui in Italia per amore, aveva poche amiche e il matrimonio lo stava organizzando con l’aiuto della suocera. E con il mio.
Lei, la sposa, nonostante tutto aveva il giusto modo di approcciarsi ai preparativi: non insisteva su molte cose, anzi, ha lasciato spesso decidere alla suocera su alcuni dettagli perchè erano cose che a lei non importavano molto, ma quando voleva qualcosa non c’era nulla che le potesse far cambiare idea. Mi ricordo perfettamente della discussione con la suocera per l’abito e di tutti i giri per trovare un fiorista che le facesse un bouquet di mughetti (che, tra l’altro, era azzeccatissimo con lei e con il suo abito).
C’era solo una cosa sulla quale non aveva avuto molta voce in capitolo: il luogo del ricevimento nuziale.
Come da tradizione della famiglia dello sposo, la festa di matrimonio si sarebbe fatto in casa, più precisamente nella Villa di famiglia, una tradizionale villa neoclassica nella campagna in provincia di Varese.
La villa apparteneva alla famiglia dello sposo da generazioni e potevano usufruire di un parco davvero maestoso.
Forse il primo pensiero che ti è passato per la testa è stato: “che fortuna! Magari avere una Villa di famiglia a disposizione, così eviterei il costo della location”.
Lei invece non avendo potuto scegliere un aspetto a cui teneva molto, non la pensava proprio come te. Anche perchè in quella villa si sono sposati… tutti! Insomma: da una parte la tradizione, dall’altra la voglia di poter essere se stesse.
Riflessioni a parte, arriviamo ai lati spinosi della questione.
Come organizzare un matrimonio in casa?
Le location per matrimonio che stai studiando in questo periodo, se ci pensi, sono praticamente perfette.
Nel senso che sono attrezzate per ogni eventualità: hanno delle cucine pratiche e attrezzate per il catering, spazi interni adeguate e sale pronte all’uso, allestimenti che possono noleggiare o addirittura prestarti per abbellire e decorare le zone più importanti, conoscono bene come muoversi per gestire al meglio l’evento.
Quando, invece, ci si approccia ad una casa che viene usata principalmente per le vacanze, si va incontro a problemi logistici a cui inizialmente non avevi pensato.
Definire spazi e aree
Delimitare e organizzare gli spazi deve essere la prima cosa da fare. Dove possono stare gli ospiti? Dove invece è meglio che non entrino?
Bisogna immaginare il giorno dell’evento e muoversi di conseguenza: dove si farà l’aperitivo, dove gli ospiti si siederanno per la cena, dove si farà il taglio della torta.
Scegliere queste zone soprattutto per capienza, per comodità di fruizione e per far lavorare al meglio il catering. Se la cena si farà nel giardino in fondo alla Villa ma la cucina è tanto distante, i piatti arriveranno freddi o comunque non perfetti.
Inoltre, alcune zone saranno private perchè conterranno oggetti personali o semplicemente perchè non si vogliono far vedere. E’ bene che queste zone siano chiare e indicate adeguatamente.
Gli ospiti avranno anche bisogno di utilizzare il bagno, quindi è bene che siano attrezzati con tutto l’occorrente e che siano sempre puliti e in ordine.
Se siamo certi che ci sia spazio per tutti, anche in caso di brutto tempo, allora si può continuare a pensare all’organizzazione.
Il punto forte della Villa della mia amica era il giardino, all’interno la casa era troppo piccola per ospitare tutti e 100 gli ospiti. Quindi avevano noleggiato una tensostruttura, che sarebbe stata montata in caso di brutto tempo.
Non sarebbe stata suggestiva quanto il prato in sè, ma almeno non ci sarebbero stati problemi.
Corrente elettrica e fornitura d’acqua adeguata
Anche se la cucina sarà ben fornita e il catering può muoversi agilmente, resta il problema dell’elettricità. Di solito gli impianti domestici, anche quelli di voltaggio superiore, non sono sufficienti per gestire tutti gli elettrodomestici di cui avrà bisogno il catering per lavorare e per far funzionare la cucina.
Forni mantenitori, frigoriferi extra, piastre elettriche sono l’attrezzatura minima che un catering usa per cucinare al meglio. Tutto questo funziona usando un gran quantitativo di corrente.
Ma non solo: illumiazione extra, lampade particolari per illuminare il giardino e mettere in sicurezza tutte le zone. Chi la casa la frequenta e la vive si può muovere agilmente anche al buio, ma gli ospiti devono poter raggiungere l’auto o andare a fare un giro sapendo che sarà comunque illuminato.
E’ necessario valutare un upgrade temporaneo con il proprio fornitore di energia elettrica; se non fosse possibile, bisognerà provvedere ad un generatore supplementare.
Gestire il parcheggio
100 invitati significa dalle 40 alle 50 macchine. Più le auto di chi lavorerà quel giorno, più i camion… un sacco di gente transiterà da casa. Sarà meglio prevedere uno spazio per tutti, dove possano lasciare l’auto.
Se lo spazio che potete dedicare è piccolo e lo spazio va ottimizzato, prevedere un servizio di car valet sarà una sciccheria di cui tutti parleranno a lungo.
Ricorda di illuminare il viale che dalla casa o dalla zona del ricevimento porta al parcheggio: la sicurezza dei tuoi ospiti deve essere prioritaria
Avvisa i vicini
Se non sono già invitati, sarà bene portare dei confetti extra e un biglietto in cui li si informa che, per quel giorno, ci potrà essere un po’ di trambusto nei dintorni. Una cortesia che apprezzeranno molto.
Conosci i limiti di un matrimonio in casa.
Se hai una villa a disposizione e vuoi organizzare un matrimonio in casa, devi essere certa di conoscere tutti i limiti. I limiti di capienza, di spazio, di manovra e di allestimento.
Questi limiti, come detto nella premessa, le location li conoscono molto bene e li fanno rispettare sempre, perchè il loro superamento metterà a dura prova una festa di matrimonio perfetta.
Necessario assumere una coordinatrice
Mai come in questo caso è fondamentale che ci sia una coordinatrice del matrimonio.
Qui non hai la “wedding planner della location” che si spaccia per coordinare il matrimonio quando in realtà si cura semplicemente che la location stia in piedi anche alla fine dell’evento.
Non c’è nessuno pronto a intervenire o a dare assistenza ai fornitori che lavoreranno, perchè i padroni di casa sono anche i genitori dello sposo e non è giusto che passino più tempo a rispondere alle domande del catering che non stare con i propri ospiti.
Una persona esterna, che abbia imparato a conoscere la location in cui organizzare un matrimonio in casa, che conosca benissimo lo svolgimento dell’evento e che sappia come muoversi in ogni situazione, è fondamentale.
Saprà coordinare tutti i fornitori e farli lavorare in sincronia, non sarà di nessuno disturbo agli sposi o ai genitori.
Un’ultima chicca.
A questo matrimonio mancava la coordinatrice. Ho intravisto spesso la mamma dello sposo muoversi e la responsabile della location pensare a troppe cose che non le competevano.
Anche se ero stata coinvolta nei preparativi, io partecipavo in qualità di amica della sposa. Come tale ero vestita a puntino: un bell’abito senza spalline blu e bianco, pochette degli stessi toni, sandali che lasciavano il piede nudo e una stola. In quegli anni soffrivo di fortissimi mal di testa e nella pochette avevo dimenticato una pastiglia contro l’eventualità.
Ovviamente, nemmeno a dirlo, a metà serata mi è presa una fortissima emicrania. Nessuna delle invitate aveva con se nulla, in quanto tutte dotate di micropochette elegantissima ma poco pratica. Era già tanto se avevo messo almeno un fazzoletto, il telefono e la macchina fotografica compatta (gli smartphone come adesso erano ancora lontani!).
Quindi mi rivolgo all’unica persona che, secondo me, mi sarebbe potuta essere d’aiuto: la responsabile del catering. Purtroppo, però, non era attrezzata.
Certo, perchè avrebbe dovuto? Mica è il suo lavoro pensare agli invitati: lei deve fare in modo che la cucina sia efficiente, che il servizio al tavolo sia veloce e puntuale e che i piatti serviti siano dannatamente buoni. E così è stato. Il fatto che una delle invitate non stesse bene non la riguardava gran chè, almeno, non come professionista ma solo dal punto di vista umano.
Alla fine la pastiglia è stata recuperata, forse chiedendola ad una delle cameriere, ma resta che, da quel giorno, anche quando lavoro, anzi, soprattutto quando lavoro, ho sempre una mini farmacia ambulante pronta per ogni dolore (e grado di dolore!)
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