Un programma che adoro e che guardo appena posso è “Il Boss Delle Cerimonie”.
La Sonrisa è una location famosa per i matrimoni e…bella. Non corrisponde al mio gusto personale, troppo barocca pure per me che in genere amo i decori, ma oggettivamente un posto sontuoso e scenico.
Inoltre, voci di corridoio, dicono che si mangi anche molto bene e che il servizio di cucina sia di alto livello! Il che mi fa apprezzare ancora di più la struttura.
Dicevo: divano, copertina e “Boss” in tv… una serata perfetta!
Ma ormai faccio la wedding planner da troppo tempo e non riesco più a guardare un programma dedicato ai matrimoni senza occhio critico e senza fare le valutazioni organizzative.
In TV hanno trasmesso di recente delle puntate vecchie del programma, quando c’era ancora in caro Don Antonio.
E sono accadute ben tre cose che mi hanno fatto dire “ci voleva un coordinatore del matrimonio”.
Eppure: il “Boss delle Cerimonie” è un programma televisivo, con tanto di telecamere che riprendono ogni aspetto, il posto è organizzatissimo e super famoso… come possono, proprio loro, aver fatto degli “scivoloni” di questo tipo?
Incidente organizzativo n. 1: il musicista assente
In una puntata vecchia, ad un certo punto, dopo il pranzo a tavola, l’animazione non decolla perché… manca il musicista/animatore. Ospiti e sposi aspettavano che qualcuno mettesse la musica e iniziasse a suonare e a far divertire gli invitati.
Ad accorgersi che il cantante non era ancora arrivato è stata la sorella dello sposo, che è andata a chiedere delucidazioni al maitre il quale, come ovvio, ha risposto “che non ne sapeva nulla”.
Nessuno aveva riferimenti di questo musicista, che è arrivato senza avvisare con un ritardo clamoroso. La cosa buffa? Nessuno dei fornitori ne ha colpa.
Il maitre non ha responsabilità per gli altri fornitori (parlo di fotografo, fiorista, musicista…), non è suo compito controllare che arrivino puntuali e siano presenti prima dell’inizio della giornata. Così come non è compito del responsabile della struttura… perché dovrebbe essere un suo problema? Il lavoro del responsabile della struttura è che il posto in cui festeggerai il tuo matrimonio sia come da contratto: pulito, in ordine, disponibile per la data.
E gli sposi, poverini, che ne sanno? In quel momento non hanno nemmeno il cellulare a portata di mano e forse nemmeno si sono resi conti dell’ora, come potrebbero preoccuparsi di chiamare e cercare il cantante?
Incidente organizzativo n. 2 – gli sposi troppo in ritardo
In un’altra puntata, invece, si affronta un problema molto comune: il ritardo degli sposi.
Dopo la cerimonia gli sposi si sono fermati – se non ricordo male – a fare le solite foto di rito. Il problema è che hanno perso più tempo del previsto e hanno accumulato un ritardo esagerato.
Sai cosa stava accadendo al Castello? Gli invitati si rompevano le scatole e la cucina e i cuochi iniziavano ad essere in difficoltà con la gestione dei tempi e del cibo.
Il caldo è un grosso nemico del buffet, che dopo essere stato predisposto sui tavoli, anche se sotto gli ombrelloni, soffre il sole e i troppi gradi. Il problema era che nessuno sapeva a che ora sarebbero arrivati ne dove fossero, potevano ritirare tutto ma questo avrebbe creato disagio se fossero arrivati dopo pochi minuti.
Non solo: gli sposi avevano voluto che al loro ingresso ci fosse il famoso volo delle colombe. Ma le colombe mica possono stare ore chiuse in una scatola al caldo… devono essere sistemate pochi minuti prima del lancio. Quindi perdere troppo tempo e non avvisare -o non informare nessuno- del ritardo, porta parecchi disguidi nella gestione organizzativa della giornata.
Incidente organizzativo n. 3 – l’organizzazione dei fornitori
Sempre in questo matrimonio si è presentato un problema di gestione dei fornitori.
Gli sposi hanno richiesto la presenza di una band neomelodica, composta da diversi elementi e strumenti live.
La loro manager li fa sistemare in un punto qualunque della sala. Proprio mentre stanno montando, ecco arrivare Don Antonio che si arrabbia e chiede di smontare tutto.
Nasce un piccolo battibecco (anche se secondo me era una litigata vera e propria) in cui la manager diceva che quello era il posto migliore per mettersi e Don Antonio insisteva che in realtà erano in un punto di passaggio che averebbe dato fastidio a chi lavorava in cucina e allo staff del Castello.
Alla fine la band si è dovuta spostare.
Anche al “Boss delle Cerimonie” ci sono problemi di coordinamento del matrimonio.
Io so bene che questi sono imprevisti all’ordine del giorno, fanno parte della quotidianità di un matrimonio.
E forse, anche tu, da invitata, ti sei accorta di questi incidenti e problemi. Ma non ci hai dato troppo peso, così come non ci darai peso in quanto sposa.
Se ti dicessi che, in realtà, è possibile evitare problemi di questo tipo?
Esatto, è possibile evitare questo tipo di imprevisti semplicemente chiamando una wedding planner specializzata nel coordinamento del matrimonio (me, giusto per dire!).
Il problema dei musicisti, in entrambi i casi, si sarebbe risolto lavorando in anticipo.
Contattando il musicista per chiedere dove fosse, chiedendogli che strada avesse fatto, capendo qual era il problema del ritardo e prealleartandolo già dalla mattina/giorno prima.
(poi, se hai scelto di lavorare con un cretino poco professionale, qui davvero non ci si può fare nulla…)
Almeno qualcuno poteva dare risposte, invece di vedere sguardi persi di invitati e staff del Castello, agitati a in attesa.
Nel caso della disposizione, è sufficiente fare un sopralluogo tecnico nei giorni precedenti. I professionisti più seri lo fanno sempre, ma se c’è una coordinatrice delegano volentieri. Infatti so bene quali sono le esigenze di fonici e musicisti, quindi mentre tu decidi dove fare il taglio della torta, io mi informo e faccio foto per dare agli altri fornitori tutte le informazioni più utili per lavorare bene tutti insieme.
Infine, la questione del timing e del ritardo, viene semplicemente risolta pianificando la giornata in maniera realistica.
Spesso le location o i catering ti danno un menù dettagliato, con anche l’ora indicativa quando vengono servite le pietanze.
Che potrebbe andare bene in un matrimonio standard, ma se per il tuo hai deciso di fare / modificare alcune cose, aggiungere dei momenti e toglierne degli altri, è bene che il timing sia rivisto in maniera realistica.
Si può fare tutto, basta che le persone siano avvisate della cosa. Le sorprese, nel giorno del matrimonio, non funzionano quasi mai, nemmeno per gli invitati.
Cioè, è bello che al taglio della torta ci siano dettagli inaspettati e allegri, che gli invitati restino a bocca aperta, ma organizzare tutto dall’altro lato del parco, quando fa buio, senza che nessuno sapesse di dover fare molti passi con i tacchi alti nell’erba, potrebbe indispettire non poco.
Inoltre, le location sono sempre più rigide con gli orari.
Parlo per la Lombardia, ma so che la cosa funziona allo stesso modo anche in altre location.
Ci sono orari di inizio e di fine, l’extra time ha un costo (spesso importante) e non tutte le location lo permettono in alta stagione (i sabati d’estate).
Quindi ritardare troppo la giornata, allungare inutilmente alcuni momenti non è una buona idea, perchè poi si arriva che non c’è più tempo per i balli o per gli scherzi o per qualunque cosa avevi voluto organizzare.
Una pianificazione è fondamentale per non restare delusi. Non è un quarto d’ora in più/in meno, ma un’ora intera di ritardo può risultare un grosso problema, soprattutto se non c’è nessuno a gestirla.
Ecco perchè insisto tanto sul coordinamento del matrimonio anche se sei stata tu ad organizzare tutto.
Ad un certo punto dovrai pensare da sposa e smettere di essere la tua wedding planner.
Questo passaggio, da organizzatrice a sposa, lo sto facendo io che tra pochi giorni mi sposo. Ad un certo punto mi sono resa conto che non potevo più seguire i dettagli del matrimonio, quelli con i fornitori, perchè mi devo occupare di mille altre cose.
Io ho dato le indicazioni di massima, ora sta alla cara Alessia farle rispettare e renderle reali.
So che può sembrare strano, ma più sei una persona organizzata e precisa, più hai bisogno di me. Tu non ti puoi sdoppiare, ma io posso fare per te tutta la parte di wedding planning nel giorno del tuo matrimonio.
Cosa puoi fare adesso?
Per scoprire se il giorno del tuo matrimonio sono libera e potrò aiutarti con il coordinamento, Clicca qui e compila il form nella pagina dei contatti.
Oppure, se vuoi scoprire i materiali gratuiti che puoi sfruttare per organizzare il matrimonio, clicca qui e vai alle risorse gratuite.
