I matrimoni intimi in tempo di Covid sono tornata alla ribalta. Già pensavi di vincere facile, di avere il matrimonio dei tuoi sogni e di spendere poco con pochi invitati… ma i tuoi sogni si sono scontrati brutalmente di fronte alla dura verità: sposarsi costa, a prescindere.
Si pensa sempre che spendere poco con pochi invitati sia possibile, perché ciò invece non accade? Cosa succede?
Penso che l’errore stia in quello che ogni wedding planner dice, io per prima tanto da averlo scritto persino nel mio libro “La Bibbia del Wedding“: il ricevimento per gli ospiti impatta almeno del 45% sul totale del matrimonio.
Vero, se il matrimonio che stai organizzando è tradizionale.
Cosa intendo per matrimonio tradizionale? Almeno 70/80 invitati, aperitivo rinforzato a buffet lungo, poi pranzo servito con 3 o 4 portate, quindi relativamente veloce, poi di nuovo a buffet per i dolci e l’eventuale open bar.
Sembra strano, ma questa formula, ormai collaudata da più di 15 anni, è anche la più economica… almeno in proporzione.
La regola sembra la stessa di quando si comprano grandi quantitativi di oggetti, magari di cancelleria. Per comprare 100 buste ti fanno un prezzo al pezzo di X, per comprare 1.000 buste il costo del singolo pezzo scende di molto. Ecco, più o meno funziona allo stesso modo.
L’illusione di spendere poco con pochi invitati
Quindi? Tocca rassegnarci e dover invitare davvero tutto il parentado, i vicini di casa e i colleghi, anche se non te ne frega davvero nulla di loro?
Ovviamente, no. Basta essere informata e consapevole, visto che alla fine si tratta di una semplice questione di costi, sia fissi che variabili.
I costi fissi che fanno aumentare il budget
Menù
Stavi pensando di andare in quel ristorante in cui sai che il menù costa 100€ a persona. Pensi “ho 30 invitati, per 100 € a persona me la cavo con 3.000 €”. Poi scopri, invece, che chiedono un numero minimo di ospiti per i matrimoni estivi, perché sanno di poter occupare la data.
Becero guadagno? Anche, ma alla fine c’è sempre una motivazione alla base. I costi fissi che un locale deve sostenere, che non sono solo il costo della materia prima, come si pensa, ma anche tutto ciò che riguarda la mise-en-place (tovaglie, stoviglie, piatti) e l’attrezzatura (cucina, frigo, etc) oltre al personale necessario per un servizio “da matrimonio”, se divisi per un numero più alto di persone impattano meno.
Hai presente quando fai il famoso regalo di gruppo in occasione di compleanni e battesimi? Un conto è dividere la spesa in 5, un altro è dividerla in 10. Ecco, esattamente la stessa cosa.
Quindi la fregatura più grande arriverà proprio a partire dal menù.
Location
Trovare un ristornate che sia disposto a riservarti una saletta solo per 30 persone è complicato, ancora di più lo è se chiedi di fare musica.
Cosa cambia da un matrimonio? Gli orari e il tipo di servizio. Per un compleanno ti accontenti di qualcosa di leggero, veloce, non impegnativo, sia a livello di proposta gastronomica sia a livello di servizio. Per un matrimonio invece vuoi cura, attenzione e sicuramente qualcosa di sfizioso, proprio perché “è un matrimonio, non un compleanno“. Giusto?
Ultimo, ma non meno importante: sarà difficile avere l’esclusiva.
Fotografo
Questa è un’altra voce di costo che non cambia in base al numero di ospiti. A meno che tu non chiami qualcuno solo per le ore della effettiva cerimonia, che non sarà comunque di molto inferiore visto che poi ci saranno un bel po’ di ore di post produzione, che voi siate in due o in 100, non cambia molto.
Musica
Mettere musica per due o per 100 persone, non cambia molto al deejay o alla band. Anche in questo caso potrebbero cambiare le ore di lavoro e il numero di postazioni da allestire, ma stiamo parlando di cifre irrisorie rispetto al totale. E no, nemmeno i permessi SIAE cambiano. Fino a 200 persone non cambia nulla e il costo resta sempre a partire da 199 € + IVA.
Abiti e look degli sposi
A meno che non lo noleggi o non lo compri in outlet, il costo non cambia al variare degli ospiti. Così come quello di make up e parrucchiera. Certo, se non devi far preparare testimoni e genitori qualcosa risparmi, ma stiamo sempre parlando di cifre nettamente inferiori se pensate sul totale.
Wedding Coordinator
Il costo della wedding coordinator è un servizio di consulenza agli sposi, che non cambia se ci sono 100 invitati o 30. Il compito è di fornire assistenza e supporto durante tutti i i preparativi, oltre alla presenza quel giorno.
I costi variabili su cui poter lavorare
Dopo aver visto quali sono i costi che non cambiano al variare delle persone presenti al tuo matrimonio, esistono anche dei costi che invece sono molto inferiori.
Il lato positivo? Poter puntare su dettagli di grandissimo pregio, sapendo che comunque spenderai molto meno.
Fiorista
Sono stata molto indecisa, ma poi ho valutato che sarebbe meglio inserirla alla voce “costi variabili”. Il costo del bouquet non cambia, così come il numero di composizioni in una chiesa, ma in caso di matrimoni con pochi invitati potresti scegliere una chiesa più piccola, una cerimonia simbolica ridotta o un comune molto semplice, quindi non necessitare di troppo sfarzo.
Anche il numero dei centrotavola cambiano… per 100 invitati parliamo almeno di 12/14 tavoli, per 30 persone saranno al massimo 4 o 5.
Partecipazioni e stationery
Ho raccolto in una sola voce tutti questi aspetti perché li trovo collegati. Con 30 invitati, al massimo dovrai fare 15 partecipazioni e anche se volessi fare un libretto messa a testa o un menù a testa, il numero è davvero basso. Anche in questo caso puoi puntare su dettagli super ricercati, esempio le partecipazioni scritte da una calligrafa a mano oppure su materiali pregiati. Anche se spendi 10 € a partecipazione farlo per 15 avrebbe un costo di 150 €: se dovessi fare questi conti per un matrimonio per 100 ospiti dovresti abbassare di molto la qualità di tutto ciò che stai preparando.
Bomboniere
Quando mi chiedono quante bomboniere fare rispondo che il numero è uguale a quello delle partecipazioni. In teoria, se inviti qualcuno e questo non può venire, farà comunque un regalo e riceverà la bomboniera. Poi so che non funziona così, ma so anche che ad alcune persone vorrai comunque dare la bomboniera. Meglio averne in più. Il conto che devi fare è lo stesso delle partecipazioni: farne 15 ha un costo, farne 80 ne ha un altro.
Intrattenimento
Essere in poche persone permette di avere un’intimità e un coinvolgimento che nei grandi eventi manca. Ecco perché, allora, diventa necessario trovare cose da far fare. Inoltre, essere in pochi vuol dire che tutti si conoscono e che tutti parleranno con tutti. Pensa a quando fai una festa a casa: alla fine il mood è lo stesso, solo in versione più elegante.
Ho scritto questo post perché sono tutte cose che ho imparato sul campo mentre sto aiutando Alice e Sonia a organizzare le proprie nozze. Sono matrimoni piccoli e molto intimi, purtroppo ci stiamo scontrando con difficoltà logistiche che il numero limitato di invitati non aiuta a gestire.
Come sempre questi post vogliono essere informativi e raccontarti come stanno le cose grazie alla mia esperienza sul campo.
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