E‘ importante sapere come fare il sopralluogo in location perché questo è il primo passo per organizzare il tuo matrimonio.
Dopo che ti ha fatto la proposta (o forse l’avete deciso insieme, non conta) è tempo di iniziare l’organizzazione delle tue nozze, un giorno che ricorderai per tutta la vita.
Da che parte si inizia a organizzare il matrimonio?
Da quella che ho sempre chiamato “la sacra triade”, cioè la scelta di data-cerimonia-location.
Devi decidere in che periodo sposarti, con che tipo di cerimonia (se religiosa o civile/simbolica), e infine decidere il luogo in cui fare la festa.
Queste decisioni si prendono praticamente in contemporanea: se ti sposi in maniera civile/simbolica devi capire se il luogo in cui festeggerai è adatto e ha la possibilità di fare il rito, se ti sposi in chiesa devi valutare la distanza della villa, se ti sposi in estate o in inverno la location dovrà avere caratteristiche diverse.
Ecco perché è importante sapere come fare il sopralluogo in location: perché così saprai precisamente cosa chiedere per trovare il luogo perfetto.
Il sopralluogo in location si fa dopo aver selezionato a monte le strutture migliori. Per farlo, hai a disposizione due grandi strumenti:
- i portali di settore;
- internet.
Il modo migliore per trovare le strutture che potrebbero ospitare le tue nozze sono i due visti sopra. I portali di settore, che io in generale non approvo molto, devo dire che per la ricerca di strutture sono una grande risorsa, perché impongono alle strutture di compilare una scheda che risponde già alle domande più comuni che potresti fare.
Come fare il sopralluogo in location?
Entriamo nel vivo del post.
Per prima cosa è necessario fare un’analisi preliminare sulle strutture. Andare a vederne troppe non serve a nulla se non a confondere ancora di più le idee.
Siediti con il tuo futuro marito e inizia a pensare a cosa vi piace. Preferisci una villa? Un castello? Una tenuta? Vista lago? Vista mare? In campagna? In montagna?
Ecco, già così toglierete una buona parte delle strutture. Tieni conto che ormai non c’è più differenza tra ristorante con cucina e location + catering.
Non è vero che col catering si mangia male, oggi le tecnologie sono così avanti che permettono di cucinare qualunque cosa ovunque. Racconto sempre che uno chef, abituato a cucinare per 500 persone, ha sbagliato un risotto per due preparato al ristorante, oppure del fatto che il miglior fritto l’ho mangiato proprio a un matrimonio.
Quindi, liberati da questa convinzione rimasta agli anni novanta e scegli liberamente il luogo in cui sposarti.
Subito dopo, fai la lista degli invitati. Pensare di essere in 80 e scoprire di essere poi in 120 è una bella differenza che potrebbe influenzare non poco la scelta del luogo.
Invece, le cose di cui ti devi informare prima di andare a vedere le location sono:
- capienza massima al coperto per tutti i momenti della giornata (all’aperto è sempre facile, i problemi arrivano quando si sta al chiuso);
- eventuale disposizione delle sale;
- soddisfazione di bisogni particolari insindacabili;
- date disponibili;
- distanza da casa/chiesa.
Queste voci sono le prime che devi controllare e che puoi fare grazie a una accurata ricerca online.
Se per te la data che hai scelto non è trattabile ed è quella che vuoi, se la villa non ce l’ha libera non può essere usata.
Se il posto è meraviglioso, all’aperto ospita fino a 200 persone, ma al chiuso al massimo ce ne stanno 130 e voi siete in 180, capisci che non va bene e deve essere eliminato.
Oppure, il posto è stupendo, la cerimonia simbolica all’aperto è meravigliosa ma al coperto hanno solo una sala, quindi in caso di pioggia non si sa come fare.
Se hai budget puoi tranquillamente noleggiare una tensostruttura e hai risolto il problema, ma se prevedere 4.000 € in più per questo crea problemi, quel posto è da eliminare.
Il posto tiene 200 persone, però in 3 sale diverse, magari separate tra loro e a te questa cosa non piace, è pure inutile andare a vederlo.
Quindi, una volta che hai escluso tutte le altre opzioni e hai trovato un posto che, almeno sulla carta, ti sembra funzionare, chiami per prendere un appuntamento.
Questa analisi è fondamentale perché ti permette di non perdere tempo prezioso alla ricerca di strutture non idonee.
E’ come quando cerchi una casa: se hai bisogno di un trilocale con terrazzo o una villetta con giardino, non andrai mai a vedere un bilocale in condominio, perché anche se stupendo e bellissimo e dal prezzo giusto e nella zona perfetta, non è quello che ti serve.
Cosa chiedere quando si è presenti in loco?
Arriva il giorno dell’appuntamento, ti presenti e dovrai controllare tutta una serie di aspetti.
Vedrai che la maggior parte dei punti ti saranno raccontati direttamente dalla persona che ti presenta la struttura, proprio perché sono le cose standard da sapere. Ma nulla ti vieta, poi, di chiedere maggiori dettagli.
Però potresti avere richieste particolari. Ad esempio, quando io ho cercato il posto per il mio matrimonio era fondamentale che non avesse barriere architettoniche. La mia mamma è su una sedia a rotelle, è molto grossa e pesante e non sarebbe stato pensabile farla sollevare da dei camerieri.
Appena arrivate, fate il giro della location come se foste degli invitati.
Dove parcheggiano? Che strada faranno? Cosa vedono? Che giro fanno? C’è qualcuno che li aiuta con le indicazioni o con il parcheggio? E quando arrivano, cosa si trovano? Cosa vedono? Cosa ci sarà?
E in caso di pioggia, che giro fanno? Che spazi si usano?
Dopo la prima parte della giornata, cosa succede? Dove si fa il pasto principale? Come saranno disposti i tavoli?
Dove si farà il taglio della torta? E poi dove si faranno i balli e il buffet di dolci?
E in caso di pioggia, quali sono gli spazi da usare? Vanno prenotati? Sono inclusi o vanno affittati a parte?
Non pensare di far finta di nulla in caso di pioggia, di sperare che tanto nel tuo mese non pioverà, perché per te sarà fonte di stress. Già ci si agita normalmente di fronte alla pioggia, se hai scelto un posto senza piano B la tua ansia sarà giustificata ma senza che tu possa fare nulla per fermarla! E, sinceramente, mi sembra assurdo farsi stressare per una scelta sbagliata che potevi evitare fin da subito.
Sempre in merito agli spazi, dopo aver fatto il giro come un invitato, cerca di capire quanta flessibilità hanno per l’uso degli spazi. Spesso sono talmente abituati a usare sempre gli stessi angoli che quando vuoi fare qualcosa di diverso te lo negano per paura di sbagliare.
Non dare nemmeno per scontato di poter fare il taglio della torta in un altra parte del parco, perché magari i camerieri non sono disposti ad allestire quella zona o perché di sera non c’è luce. Soprattutto, tieni sempre presente l’effettiva fattibilità delle tue idee.
Attenzione alle limitazioni e ai costi extra
Il luogo ti piace, gli spazi sono idonei e c’è anche buona flessibilità da parte della struttura.
E’ importante conoscere gli orari in cui hai a disposizione la struttura, e eventuali costi per orari extra.
Chiedi sempre se ci sono limitazioni di ogni genere, magari per gli orari della musica o per i fuochi d’artificio (spesso sono limitazioni di tipo comunale). Le limitazioni potrebbero anche includere l’uso di alcuni spazi, l’accesso di alcuni fornitori, il divieto ad alcune attività.
Durante il sopralluogo ti parleranno della possibilità di fare tante cose belle, spesso sono tutte da quotare a parte. Chiedi sempre senza farti scrupoli se sono già incluse oppure no.
Se ti piacerebbe fare qualcosa, chiedi prima l’effettiva fattibilità, fosse anche solo l’uso delle candeline scintillanti. Prenotare dando per scontato, fare acquisti mirati e trovare poi poca collaborazione o addirittura divieti è il peggio che possa accadere per la tua organizzazione.
Cerimonia civile o simbolica in loco? Cura questi aspetti
Se ti sposi in chiesa tendenzialmente non hai problemi, perché arrivi alla location già sposata e pronta a cominciare subito con l’aperitivo.
Se, invece, ti sposi civilmente o con una cerimonia simbolica, hai anche altri aspetti da considerare.
Ad esempio, la location in questione è casa comunale vera? Quanto chiede il comune per la cerimonia? In questo caso, sappi che la cifra da versare al comune non include nulla ed è il costo per far uscire il sindaco. Non include nemmeno un testo da leggere, è solo l’atto di matrimonio.
E la villa, quanto chiede per l’allestimento? Cosa include la quota richiesta? Se sono inclusi i fiori, li puoi scegliere? Chi li realizza? Se volessi cose diverse, quanto costano in più? Di solito la location chiede una cifra per posare le sedie della cerimonia e mettere il tavolo nella zona che preferisci. Meglio conoscere prima le regole intorno a questa richiesta.
Ti puoi preparare in location? Si può preparare anche lo sposo? C’è la possibilità di avere un rinfresco prima della cerimonia per chi si prepara in location e quanto costa? A che ora arrivare?
La questione prezzo
Forse, è l’unica cosa su cui non ho nulla da dirti, perché chi ti accoglie sarà super preciso su questo aspetto e ti elencherà tutti i costi.
Quello che conta è che specifichi bene ogni voce, inclusa o no l’IVA e l’aliquota che viene applicata. A volte non c’è, a volte è al 10, a volte al 22, a volte si può pure fare una donazione a un ente benefico. Quindi, su questo punto non dico nulla.
Però:
- fatti fare sempre fattura. So che c’è l’IVA in più ma è una garanzia per te;
- fatti fare un contratto;
- fatti specificare almeno tutto quello che vi siete detti a voce durante il sopralluogo;
- chiedi cosa succede in caso di spostamento;
- chiedi i termini per il saldo.
Come vedi le cose a cui pensare sono davvero tante e il sopralluogo non si può esaurire in un semplice mi piace/non mi piace, perché spesso il posto che ti piace tantissimo ha tante limitazioni che ti creeranno problemi poi nel futuro.
Purtroppo quando si organizza il matrimonio bisogna sempre mantenere un po’ di lucidità, per trovare il giusto compromesso tra disponibilità economica e i propri desideri. Con un budget illimitato è tutto semplice, nell’altro caso bisogna davvero trovare l’incastro perfetto.
Se vuoi avere maggiori consigli sull’organizzazione e sulla ricerca della location puoi entrare nel mio gruppo Facebook gratuito, oppure acquistare il mio libro “La Bibbia del Wedding”.
Se, invece, vuoi scoprire se sono libera per il tuo matrimonio, vai qui e compila il form: ti richiamerò entro brevissimo.
