Nel giorno del matrimonio, oltre ai fornitori e al meteo, c’è un aspetto importantissimo da tenere sotto controllo, fondamentale per assicurare la buona riuscita della giornata: gli orari.
Le nozze volano via… letteralmente. Ti sembra di avere tutto il tempo per fare ciò che vuoi, quando vedi gli orari su carta pensi che ci siano troppi tempi morti, e poi quel giorno non capisci come sia potuto arrivare così in fretta il momento dei saluti.
Ecco perché ho pensato di dedicare un articolo alla gestione degli orari del matrimonio.
Come gestire gli orari del matrimonio
La gestione degli orari del matrimonio segue regole precise, e non è frutto del caso o della buona volontà delle persone.
Infatti, c’è un problema importante: il tempo limitato in cui far stare una intera giornata.
Tutti i fornitori ti danno orari chiari, alcuni formano la propria offerta proprio sulle ore di lavoro e ogni ora extra ha un costo molto elevato, che spesso nemmeno consideri perché “Tanto c’è tempo”.
Poi arrivi a fine serata e non hai fatto i primi balli, non hai tempo per salutare gli ospiti e il dj che hai chiamato apposta ha lavorato solo 30 minuti.
Come è potuto succedere? Purtroppo è stato frutto di una pianificazione imprecisa.
Come si procede nella costruzione di una timeline precisa?
Il primo fornitore da contattare è il catering, o chi si occupa della ristorazione. Sarà lui a darti gli orari possibili in cui si inizia l’aperitivo, ci si siede a cena, è previsto il taglio torta e finisce la serata.
Tieni conto che gli orari dati sono sempre molto ottimisti, e non considerano i ritardi eventuali che capitano sempre. Uno su tutti? Lo spostamento della gente da una zona all’altra della location (non so per quale motivo, ma invitare gli ospiti a lasciare una zona per andare in un’altra è una fatica immane) o la perdita di tempo per giochi e attività che gli invitati fanno durante la giornata.
A questo punto, la maggior parte delle spose è convinta di aver fatto il timing. In realtà, è solo lo scheletro del lavoro che continuerà in un secondo momento.
Non dimenticare invece di contare gli orari del fotografo: si ferma a fine serata? Quante ore di lavoro ha previsto? A che ora dovrà arrivare?
Per stabilire questi dettagli farai una call specifica con lui, e così scoprirai a che ora si muoveranno per tutte le preparazioni.
Ah già, dovrai anche dare gli orari a chi si occupa di make up e di capelli, per te e per le invitate.
Non è finita qui: chi ritira il bouquet dal fiorista? A che ora arriva a casa? E gli accessori?
E i musicisti? A che ora arrivano? Fino a che ora si fermano? C’è abbastanza tempo per fare tutto?
C’è un po’ di cuscinetto per gestire ritardi, perdite di tempo, imprevisti di ogni genere?
Queste informazioni ti saranno date solo poche settimane prima del matrimonio, perché è in quel momento che tu avrai chiaro cosa fare del matrimonio e come vorrai che si svolgerà la giornata.
Bene, quindi gli orari del matrimonio sono decisi… o no?
Purtroppo, no. Il lavoro non è ancora finito.
Ora hai solo un primo scheletro della giornata. Certo, è abbastanza realistico, ma siamo ancora agli inizi.
Se vuoi davvero che tutto sia come hai deciso, dovrai sempre sapere cosa succederà in ogni momento e chi farà cosa.
La parte complessa sta proprio qui, nel saper prevedere i vari compiti.
I fornitori, infatti, lavorano sempre in anticipo sulla tabella di marcia. Mentre tu ti prepari, il catering e i fioristi arrivano in location per preparare l’aperitivo e la zona del pranzo/cena, mentre ti stai sposando arrivano i musicisti, nel frattempo ci sono in giro anche i fotografi che hanno orari tutti loro, mentre siete a cena si prepara il buffet di dolci e il taglio torta, e così via.
Il vero lavoro della costruzione del timing non è “dare gli orari” – come hai visto quella prima parte potrebbe essere svolta in 10 minuti – ma saper gestire in sincrono tutti questi professionisti che lavorano contemporaneamente per costruire un evento che dovrà essere “una macchina”.
Tutti dovranno fare tutto… più o meno in contemporanea per dare la sensazione che tutto accada come per magia.
Quanto serve per la costruzione di una timeline efficace?
Per costruire una timeline efficace io metto in conto un appuntamento di almeno 3 ore. Lo so, sembra esagerato, ma in realtà è il tempo necessario per analizzare ogni singolo momento della giornata.
Il servizio di timing, fondamentale per il coordinamento del matrimonio che funzioni, si compone di tante decisioni a cui forse non avevi nemmeno pensato. E analizzarle una per una, incastrarle per fare in modo che tutto si muova in sincrono, che le cose non si scontrino, serve del tempo.
Però, poi, con quel documento tutto filerà liscio e preciso, e tutti sapranno sempre cosa fare, anche se non hai scelto i fornitori della location e hai scelto un posto dove le cose non si fanno “standard”.
Il servizio di timeline della giornata è sempre incluso nel coordinamento del matrimonio, ma può anche essere acquistato a parte se avessi già una wedding della location e ti servisse un documento per organizzare il suo lavoro.
E per sapere quanto costa, ho preparato una pagina del sito dedicata -> Supporto timeline
Se, invece, volessi conoscere il coordinamento della giornata, compila il form qui sotto!
Foto di copertina: Tara Winstead x Pexels
