In breve, ecco la risposta alle domande più frequenti:
La wedding planner della location organizza tutto il matrimonio? No, è semplicemente la tua referente all’interno della location scelta, che ti può dare consigli e suggerimento ma non ha il dovere di essere presente sempre.
Qual è la differenza tra wedding planner della location e wedding planner personale? La wedding planner della location organizza tutto ciò che riguarda la struttura, mentre una wedding planner personale/wedding coordinator organizza il matrimonio partendo dalle esigenze degli sposi e lavora esclusivamente nel loro interesse.
Perché molte spose dicono di non sentirsi seguite dalla location? Perché confondono il lavoro di gestione della struttura con il supporto personale.
Quando è utile avere una wedding planner personale? Una wedding planner personale è utile quando desideri una professionista che ti accompagni in ogni decisione, coordini tutti i fornitori e lavori esclusivamente nell’interesse del tuo matrimonio.
C’è una frase che negli ultimi mesi mi sono sentita ripetere più spesso dalle future spose, ed è:
“Mi sembra che la location non mi stia seguendo”
Ogni volta, la mia risposta è praticamente la stessa: “Ti credo”. E non lo dico per far finta empatia, ma perché quella sensazione è reale. E se sei arrivata a questo post proprio con questa motivazione, sappi che sei in compagnia di tante altre ragazze.
La sensazione di non sentirsi seguita dalla location non nasce da un servizio fatto male, ma da un equivoco che si crea all’inizio dell’organizzazione del matrimonio e che nessuno, purtroppo, si prende il tempo di spiegare davvero.
Molte coppie prenotano una location convinte che, insieme agli spazi e all’eventuale servizio ristorazione, stiano acquistando anche una wedding planner che le accompagnerà per tutti i mesi di preparativi. Quando poi, qualche mese dopo, iniziano a sentirsi sole davanti alle decisioni, pensano che qualcosa non stia funzionando.
La verità è un’altra: la wedding planner della location e una wedding planner personale svolgono due lavori diversi.
Ed è proprio da questa differenza che nasce quella sensazione di essere poco seguite.
Perché all’inizio sembra che la location ti segua tantissimo?
All’inizio dei preparativi, mentre stai selezionando la location, viene fissato un primo appuntamento, spesso lungo e molto coinvolgente, tra la referente della location (spesso si presenta per wedding planner) e la futura coppia di sposi, durante il quale si parla del matrimonio, degli spazi, della disposizione dei tavoli, degli orari, del menù, dell’allestimento e di tutto quello che riguarda la giornata.
Per una futura sposa è un momento entusiasmante. Finalmente qualcuno parla del matrimonio, che fa domande appropriate, che sembra sinceramente partecipe, propone soluzioni e che sembra contenta di condividere ogni dettaglio del progetto.
È assolutamente normale uscire da quell’incontro pensando: “Che bello, da oggi avrò qualcuno che mi seguirà passo dopo passo”.
Il problema è che, nella maggior parte dei casi, quel servizio non è stato pensato per funzionare così.
Che cosa fa davvero la wedding planner della location?
Prima di andare avanti, è necessario fare una precisazione importante.
Quando parlo di “wedding planner della location”, spesso mi riferisco alla responsabile eventi, alla referente commerciale o alla persona incaricata di seguire gli sposi per conto della struttura. Il nome cambia da una location all’altra, ma il ruolo rimane molto simile.
Il suo obiettivo principale è fare in modo che il matrimonio funzioni perfettamente all’interno della location.
Per riuscirci, ha bisogno di raccogliere tutte le informazioni necessarie.
Ti chiederà quanti invitati saranno presenti, come immagini la disposizione della sala, quale sarà il programma della giornata, quando arriveranno i fornitori, come verranno gestiti i tempi del servizio, se sono previste esigenze particolari e tante altre informazioni indispensabili per organizzare il lavoro della struttura.
Sono incontri preziosi e fondamentali, ma c’è un aspetto che spesso passa inosservato: nella maggior parte dei casi non è lei a costruire il tuo matrimonio.
Tu che arrivi agli appuntamenti con delle idee, lei ti dà delle linee guida (che sono quelle della struttura, non quelle generali di un evento!), insieme verificare se sono realizzabili, se rispettano gli spazi e se funzionano dal punto di vista organizzativo. Certo, può dare qualche idea extra e qualche consiglio, ma nulla di più.
Per fare questo, però, serve una cosa fondamentale: avere già le idee abbastanza chiare.
Perché molte spose, dopo qualche mese, iniziano a sentirsi poco seguite?
Perché l’organizzazione di un matrimonio non si limita agli appuntamenti con la location.
Tra un incontro e l’altro succedono decine di cose. Inizi a scegliere i fornitori, ricevi preventivi molto diversi tra loro, inizi a chiederti se il fotografo scelto sia quello giusto per te, e quando cominci a dove rispondere a domande dirette dei fornitori sugli orari, non hai idea se quelli che hai immaginato siano corretti.
Ma non solo! Ti vengono dubbi sull’ingresso in chiesa, sull’allestimento della cerimonia, e vorresti qualcuno che ti supporti quando hai avuto quell’idea meravigliosa, ma che non sai con precisione come realizzare.
Ed è proprio qui che molte spose si accorgono di sentirsi sole.
Non perché la referente della location stia lavorando male, semplicemente perché quello non rientra nel tipo di assistenza che la location offre.
Le decisioni più importanti del matrimonio restano comunque sulle tue spalle
Questa è forse la parte che sorprende di più, e che equivale a una doccia fredda: molte coppie immaginano che la wedding della location sia colei che guiderà la coppia nelle scelte.
In realtà, nella maggior parte dei casi, sarai tu a dover decidere:
- quali fornitori contattare;
- come confrontare i preventivi;
- quale allestimento scegliere;
- quanto investire nei vari servizi;
- come costruire il programma della giornata;
- come coordinare professionisti che spesso non si conoscono tra loro.
Ogni tanto potrai confrontarti con la wedding della location, certo, ma è un tipo di confronto a senso unico, cioè sei tu che scrivi e aspetti che lei risponda. Inoltre, la risposta che ti darà sarà legata alle esigenze della struttura, non a ciò che è il meglio per te.
Detta fuori dai denti: se ti aspettavi di avere un supporto per progettare ogni dettaglio durante l’anno, è stato un errore. Non è una fregatura, ma una confusione sui ruoli.
Quando serve una wedding planner personale?
Una wedding planner personale, scelta dagli sposi, lavora con un obiettivo completamente diverso. Non sta organizzando il matrimonio per conto della location, ma lo sta facendo solo per te.
Non lo organizza sempre al solito modo, usando sempre i soliti spazi, ma ha visto talmente tante cose che ormai è davvero pronta a tutto.
Questo significa che può aiutarti quando ancora non sai da dove partire, confrontarsi con te ogni volta che nasce un dubbio, consigliarti i fornitori più adatti al tuo modo di vivere il matrimonio, aiutarti a prendere decisioni difficili e costruire una giornata che abbia davvero senso nel suo insieme.
Non entra in gioco soltanto negli appuntamenti programmati, ma è presente durante tutto il percorso con una telefonata di dieci minuti, un messaggio su whatsapp per una conferma, e in qualunque modo possa evitare un piccolo errore che potrebbe rendere la giornata complicata.
Ed è proprio questa continuità che molte spose cercano senza rendersene conto.
Il servizio della location è sufficiente per tutte le coppie?
Assolutamente no, e affermare il contrario sarebbe scorretto.
Ci sono coppie estremamente organizzate, o comunque molto analitiche che sanno prendere decisioni in autonomia, che hanno già scelto fornitori affidabili, non sentono il bisogno di confrontarsi continuamente con qualcuno e desiderano semplicemente una location che segua ciò che succede quel giorno.
Per loro, il servizio interno offerto e incluso nel costo può essere più che sufficiente.
Esistono però anche spose che vivono l’organizzazione in modo completamente diverso.
Hanno mille idee, cambiano spesso opinione, vogliono essere sicure di ogni scelta, hanno bisogno di qualcuno che le aiuti a mettere ordine tra le informazioni e, soprattutto, desiderano sapere che c’è una professionista che sta guardando il matrimonio dal loro punto di vista e non da quello della struttura.
In questi casi, è normale che il servizio della location venga percepito come insufficiente, perché risponde a un’esigenza diversa.
Come capire quale servizio ti serve davvero
Prima di scegliere, prova a farti una domanda molto semplice: hai bisogno di una location che organizzi perfettamente ciò che succede all’interno dei propri spazi, oppure desideri una professionista che ti accompagni durante tutto il percorso, che conosca ogni scelta fatta, ogni dubbio affrontato e ogni dettaglio costruito nei mesi precedenti?
Non esiste una risposta giusta in assoluto, ma quella più adatta al tuo modo di vivere l’organizzazione del matrimonio.
Capire questa differenza fin dall’inizio significa evitare una delle delusioni più frequenti che sento raccontare dalle future spose: arrivare a pochi mesi dalle nozze con la sensazione di essere rimaste sole proprio quando le decisioni iniziano a diventare davvero importanti.
Se durante l’organizzazione del tuo matrimonio hai bisogno di una professionista che lavori esclusivamente per te, che coordini i fornitori, controlli ogni dettaglio e trasformi mesi di preparazione in una giornata fluida e senza stress, allora probabilmente quello che stai cercando non è una wedding planner della location, ma un servizio di coordinamento pensato per accompagnarti fino al giorno del matrimonio.
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Foto di copertina: Matrimonio di Silvia e Marco, foto di Filippo Angius, abito della sposa Ariel Spose
