Mai scegliere una location senza piano B. Il piano B matrimonio è fondamentale.
Avevo pensato di iniziare questo nuovo articolo in maniera soft, con una classica introduzione molto neutra, per poi arrivare piano piano a spiegarti perché non è una buona idea prenotare una location senza aver prima verificato seriamente il piano B.
Poi, però, mi sono ricordata che non sarei io, che è sempre valido il #simpaticadomani e che qui su Colorato di Pink le cose si dicono come stanno.
Quindi, se stai valutando una location con un piano B incerto, poco convincente o addirittura inesistente… NON FARLO.
O, almeno, non farlo senza sapere esattamente a cosa stai andando incontro.
Mi sembra semplicemente assurdo pensare di spendere una parte importante del budget del matrimonio per affittare uno spazio che funziona meravigliosamente soltanto a condizione che, proprio quel giorno, ci siano esattamente la temperatura, il vento e il cielo che avevi immaginato quando hai fissato la data magari un anno e mezzo prima.
Un buon piano B per il matrimonio deve consentire lo svolgimento di tutti i momenti previsti, dalla cerimonia all’aperitivo, dalla cena alla festa, anche in caso di pioggia, vento, freddo o temperature inadatte, senza compromettere la capienza della location e senza costringere sposi, ospiti e fornitori a improvvisare soluzioni il giorno stesso.
Questo non significa che una location senza un vero piano B debba essere necessariamente scartata. Significa però che devi sceglierla sapendo che sarà necessario creare una soluzione alternativa e, soprattutto, destinare una parte del budget proprio a questo.
La buona notizia è che creare un piano B è quasi sempre possibile. Quella meno simpatica è che spesso non sarà economico.
Ed è proprio qui che nasce il problema, perché chi organizza un matrimonio per la prima volta difficilmente conosce tutte le voci che possono comporre il costo reale di un evento. Una location può sembrare conveniente quando guardi il prezzo dell’affitto e diventare decisamente meno conveniente quando scopri che, per poter dormire tranquilla in caso di maltempo, devi aggiungere una tensostruttura, la pavimentazione, le chiusure laterali, l’illuminazione e magari anche il riscaldamento.
Per questo il piano B non dovrebbe essere qualcosa a cui pensare dopo aver scelto la location. Dovrebbe essere uno dei criteri con cui scegli la location.
Che cos’è il piano B di un matrimonio?
Il piano B di un matrimonio è l’organizzazione alternativa della giornata nel caso in cui le condizioni meteorologiche non permettano di utilizzare gli spazi esterni previsti dal progetto originale. Deve quindi stabilire dove e come si svolgeranno tutti i principali momenti del matrimonio, e non semplicemente individuare un posto in cui riparare gli invitati dalla pioggia.
Questa distinzione è molto più importante di quanto sembri.
Se hai immaginato la cerimonia in giardino, l’aperitivo sulla terrazza, la cena sotto le stelle e il taglio della torta davanti alla facciata illuminata della villa, il piano B deve rispondere a tre domande:
- Dove farai la cerimonia?
- Dove si svolgerà l’aperitivo?
- Dove si cenerà?
Non ho volutamente inserito il taglio della torta perché quello si cerca sempre di farlo all’aperto, incastrando i vari momenti, e spesso il piano B migliore è farlo nella stessa sala della cena.
Attenzione! Se durante la visita in location, alla tua domanda sul piano B, ti senti rispondere: “Tranquilla, se piove facciamo tutto dentro” non equivale ad avere un piano chiaro e organizzato!
Chiediti direttamente: dentro dove? Con quale disposizione? Ci stanno realmente tutti gli invitati? Cerimonia e cena devono essere organizzate nella stessa sala? Se sì, quando viene trasformata? Quanto tempo serve? Dove stanno gli ospiti nel frattempo? Dove lavora il catering? Dove viene sistemato il DJ? E il taglio della torta?
Quello che devi verificare, quindi, non è semplicemente l’esistenza di uno spazio coperto, ma la fattibilità dell’intero matrimonio nella sua versione alternativa. E che il piano B sia decente almeno la metà del piano A.
Quando bisogna valutare il piano B della location?
Nel mondo perfetto, una location si sceglie solo se il piano B è convincente almeno la metà del piano A. Se no, si lascia stare.
Quindi, la scelta della location deve essere fatta dopo aver valutato concretamente ogni opzione. Non dopo aver versato la caparra, non sei mesi prima del matrimonio e soprattutto non quando l’app meteo comincia a mostrare una nuvoletta sospetta sopra la data delle nozze.
Uno degli errori più facili da commettere durante la ricerca della location è innamorarsi completamente del piano A. Arrivi, trovi un giardino meraviglioso, immagini già i tavoli sotto gli alberi, vedi una terrazza perfetta per l’aperitivo e magari scopri un angolino panoramico in cui sai già che vorrai fare il taglio della torta. A quel punto il cervello ha praticamente organizzato metà matrimonio, e chiedere cosa succede se piove sembra quasi portare sfortuna.
Invece è esattamente quello il momento in cui devi farlo.
Quando visiti una location, quindi, pretendi sempre di vedere anche gli spazi destinati al piano B. Anzi, prova a fare un giro della location in caso di brutto tempo.
Se ti mostrano un giardino meraviglioso per quaranta minuti e poi liquidano il piano B con uno sbrigativo: “Sì, abbiamo anche delle sale interne”, pretendi di visionarle con la stessa cura che hanno messo per il giro all’esterno. Ovviamente nessuna sposa spera di usarle, ma alla fine stai prenotando anche quelle.
È un po’ come l’assicurazione: nessuno spera di usarla, ma sapere che c’è ti fa stare più tranquilla.
Mentre stai visitando gli spazi all’interno, abbi il coraggio di chiederti: “Sarei comunque contenta del mio matrimonio se dovesse svolgersi tutto qui?“
Non è necessario che il piano B ti piaccia quanto il piano A. È perfettamente normale preferire il giardino per cui hai scelto quella location. Ma l’alternativa deve comunque sembrarti un matrimonio bello, funzionale e coerente con quello che desideri.
Se entrando nella sala interna la prima cosa che pensi è “Dio, speriamo davvero che non piova”, forse vale la pena valutare con maggiore attenzione.
Come capire se il piano B della location è davvero adeguato?
Ti ho appena spiegato perché il piano B non è solo capire se c’è una sala coperta, ma significa avere spazi sufficienti per ogni evenienza.
Un piano B adeguato deve rispettare almeno tre condizioni:
- Deve avere una capienza sufficiente
- Deve permettere di svolgere tutti i momenti previsti
- Deve essere concretamente gestibile dal punto di vista operativo
La capienza è il primo elemento da verificare, perché è molto facile che una location abbia una capacità molto diversa tra gli spazi esterni e quelli interni. Un giardino potrebbe ospitare comodamente 150 persone mentre la sala disponibile in caso di pioggia ne accoglie 100. Dal punto di vista organizzativo, il piano B non esiste. .
E anche quando sulla carta la capienza coincide con il numero degli ospiti, io cercherei di capire come viene calcolata. Dire che in una sala entrano 150 persone non significa necessariamente che 150 persone possano cenare comodamente lasciando lo spazio necessario per il servizio, il passaggio degli ospiti, il tavolo degli sposi, eventuali persone con mobilità ridotta, la musica e tutto quello che dovrà effettivamente accadere durante il ricevimento.
Il matrimonio non è una partita a Tetris in cui vince chi riesce a infilare più persone possibili in una stanza. La capienza deve essere funzionale, non soltanto matematica.
Il piano B può utilizzare la stessa sala per cerimonia, aperitivo e cena?
Sì, può farlo, ma bisogna verificare come verranno gestiti i cambi di allestimento e soprattutto dove staranno gli ospiti durante queste trasformazioni.
Questa è una situazione che incontro abbastanza frequentemente e non significa necessariamente che la location abbia un cattivo piano B. Una stessa sala può essere utilizzata per momenti differenti della giornata e funzionare benissimo, purché dietro ci sia un’organizzazione reale.
Immagina, per esempio, che la cerimonia simbolica debba svolgersi nella stessa sala destinata successivamente alla cena. Appena finisce la cerimonia, un team di fornitori deve lavorare velocemente e in sincrono al fine di trasformare lo spazio nel minor tempo possibile: togliere le sedie e montare i tavoli, apparecchiarli, sistemare i centrotavola e preparare ogni dettaglio del ricevimento.
Si può fare. Ma solo se gli invitati, nel frattempo, possono godere l’aperitivo in una zona separata, e che sia sempre comodo in caso di pioggia.
Il piano B NON serve solo se piove
La mia risposta è sempre: magari! Perché la pioggia è una possibilità, ma non è l’unica. Io considero il maltempo in senso più ampio. Può esserci vento forte, che ribalta gli allestimenti, fa volare i tavoli e fa cadere i bicchieri, oltre a dare fastidio. O ancora, può fare molto più freddo del previsto (con il cambiamento climatico in corso, nessun mese è garanzia di bel tempo) oppure può esserci un caldo tale da rendere poco sensato lasciare gli ospiti all’aperto per ore. Una giornata può inoltre iniziare con il sole e cambiare completamente nel giro di pochissimo tempo.
Questo significa che anche la soluzione alternativa deve essere valutata in funzione delle condizioni che potrebbe realmente dover affrontare.
C’è un portico? Bene, è perfetto per una cerimonia o una cena in caso di pioggia leggera, ma se dovesse piovere di traverso o ci dovesse essere vento forte, non è molto utile. Una tensotruttura può proteggere dall’acqua, ma solo se sono previste delle coperture laterali e un pavimento di legno che alzi i tavoli rispetto all’erba.
Quindi, se vuoi fare un sopralluogo come una wedding planner professionista, devi fare la domanda: “In quali condizioni questo spazio continua a essere realmente utilizzabile?”
Cosa fare se la location del matrimonio non ha un piano B?
Adesso non bisogna demonizzare una location se non ha un piano B valido, ma se la scegli devi essere cosciente di inserire i costi per la sua gestione all’interno del budget generale del matrimonio.
Questa distinzione per me è fondamentale, perché non credo nei divieti assoluti. Penso ai diversi matrimoni che ho organizzato nelle proprietà private, case di famiglie stupende e di grande impatto, ma – ovviamente – poco organizzate in caso di maltempo. Ecco, non sono io quella che dice che bisogna rinunciare, ma voglio che le mie spose siano consapevoli dei rischi.
Se il piano B non esiste, va costruito. M costruirlo significa dover prevedere un costo extra.
Il problema è scegliere una location senza piano B facendo finta che il piano B non servirà.
Se hai verificato i costi, sai quale struttura utilizzare e hai già inserito quella spesa nel budget, hai fatto una scelta consapevole. Se invece tutto il progetto si regge sulla teoria del “tanto a giugno non pioverà”, abbiamo un problema.
Quali domande fare alla location sul piano B?
Quando visiti una location, queste sono le domande che ti consiglio di fare per capire se il piano B è realmente utilizzabile per il tuo matrimonio:
- Quali spazi utilizzeremo se non sarà possibile stare all’aperto?
- Qual è la capienza reale del piano B con il nostro numero di invitati?
- Avete foto di ricevimenti organizzati all’interno?
- Dove verrà organizzata la cerimonia in caso di maltempo?
- Dove si svolgerà l’aperitivo? E la cena?
- È necessario trasformare uno stesso spazio durante la giornata?
- Dove rimarranno gli ospiti durante eventuali cambi di allestimento?
- Chi si occupa di spostare tavoli, sedie, fiori e altri allestimenti?
- Sono previsti costi aggiuntivi per utilizzare il piano B?
- Quando deve essere presa la decisione definitiva di attivarlo e chi la prende?
Quest’ultima domanda è particolarmente importante perché il piano B non riguarda soltanto dove fare il matrimonio, ma anche quando decidere di cambiare programma.
Alcuni allestimenti devono essere preparati con parecchie ore di anticipo e non sempre è possibile aspettare fino all’ultimo momento nella speranza che le nuvole spariscano. Catering, fioristi, tecnici e personale della location devono sapere dove lavorare e avere il tempo necessario per preparare correttamente gli spazi.
Chi decide se attivare il piano B del matrimonio?
La decisione dovrebbe essere regolata in anticipo con la location e con i fornitori coinvolti, stabilendo entro quale momento è necessario scegliere la configurazione definitiva della giornata. Questo è un dettaglio che spesso viene completamente ignorato, non solo in fase di contratto, ma pure durante i preparativi.
Se non hai una planner o una wedding coordinator (ma prima di rinunciare a questa figura, puoi scoprire se fa per te chiedendo info qui) chiederei alla location non soltanto quale sia il piano B, ma anche quale sia la sua procedura per attivarlo.
Sapere in anticipo chi decide, entro quale ora e sulla base di quali condizioni evita una discussione che davvero non vuoi avere mentre ti stanno facendo trucco e capelli.
Come capire se hai trovato un buon piano B?
Per me c’è un criterio molto semplice.
La soluzione migliore è quella che permette di non trasformare il maltempo in un disastro organizzativo. Gli ospiti devono essere comodi, i fornitori devono poter lavorare correttamente, e i vari momenti previsti devono svolgersi senza grossi impicci. Se tutto questo funziona, anche se esteticamente non è la tua prima scelta, allora il piano B è perfetto.
Perché l’unica cosa che non puoi controllare è il meteo, puoi solo metterti nelle condizioni migliori per gestirlo.
Pensare di passare tutto il tempo a guardare le previsioni meteo per gestire l’ansia perché realizzi che il piano B non è così buono come te lo sei raccontata per tutti i mesi di preparativi, è una vera tortura che non auguro a nessuno.
Cioè: sperare che sia una bella giornata è assolutamente lecito, costruire una intera organizzazione solo sul piano A, è una follia.
Ecco svelata la funzione del piano B: non prevedere il meteo, ma fare in modo che il matrimonio funzioni comunque.
Quindi visita il giardino, immagina l’aperitivo sulla terrazza, guarda dove tramonta il sole, pensa alle fotografie e innamorati pure della tua location. Poi fatti accompagnare dentro. Con quella visita non stai scegliendo solo un bel posto, ma il luogo perfetto per poter stare tranquilla.
Hai stabilito che entrambe le versioni ti fanno pensare che sarà comunque un matrimonio bellissimo? Allora firma il contratto con serenità!
Domande frequenti sul piano B del matrimonio
Cosa deve prevedere il piano B di un matrimonio?
Il piano B deve prevedere spazi adeguati per tutti i principali momenti organizzati all’aperto, come la cerimonia (se in location perché civile o simbolica), l’aperitivo, il pranzo o la cena seduti, il taglio della torta e ovviamente la festa. Gli spazi alternativi devono inoltre avere una capienza sufficiente per gli invitati e consentire ai fornitori di lavorare correttamente.
Quando bisogna pensare al piano B?
Il piano B dovrebbe essere valutato prima di prenotare la location. Se la struttura non dispone di spazi alternativi adeguati, è importante conoscere in anticipo la soluzione necessaria e il suo costo, in modo da inserirlo nel budget complessivo del matrimonio.
Una tensostruttura può essere il piano B del matrimonio?
Sì, una tensostruttura può essere un ottimo piano B, purché sia dimensionata correttamente per il numero degli invitati e vengano valutati anche la pavimentazione, le chiusure laterali, l’illuminazione, gli impianti e gli eventuali sistemi di riscaldamento o climatizzazione.
Cosa fare se la location non ha un piano B?
È possibile scegliere anche una location senza piano B, ma bisogna progettare una soluzione alternativa prima della prenotazione. Il costo necessario per rendere lo spazio utilizzabile in caso di maltempo deve essere considerato parte del budget della location.
Il piano B serve soltanto in caso di pioggia?
No. Il piano B diventa necessario anche in caso di vento forte, di freddo inaspettato (a fine agosto 2025 c’erano 17 gradi), di caldo eccessivo (l’estate 2026 è ricordata come una delle più calde, con picchi fino a 43 gradi) o altre condizioni che rendano poco confortevole o sicuro utilizzare gli spazi esterni.
Come capire se il piano B di una location è valido?
Un buon piano B deve avere una capienza adeguata, permettere di realizzare tutti i principali momenti del matrimonio e funzionare dal punto di vista operativo senza richiedere improvvisazioni. Prima di prenotare è importante visionare tutti gli spazi e capire come verrebbero utilizzati con il proprio numero di invitati.
Come contattarmi per il piano B
A questo punto, se pensi che come wedding coordinator ti posso aiutare a gestire il piano B del matrimonio, puoi richiedere informazioni senza impegno compilando il form che trovi a questo link: coloratodipink.com/contatti
Foto di copertina di Giacomo Furlan, cerimonia e coordinamento a cura di Colorato di Pink, allestimenti floreali di Botanica degli Eventi
