Una delle difficoltà più grandi quando provo a spiegare il mio lavoro è che una parte importante di quello che faccio il giorno del matrimonio, se lavoro bene, nemmeno viene vista dagli sposi.
Vedono che il fiorista è arrivato, che la cerimonia è pronta, che il fotografo sa quando fare le foto, che gli invitati vengono fatti accomodare, che a un certo punto parte la musica giusta, che il catering chiama tutti a cena e che il taglio della torta succede al momento giusto. Quello che non vedono è la quantità di informazioni, domande, piccoli cambiamenti e decisioni che hanno permesso a tutte queste cose di accadere nella sequenza corretta.
Per questo, invece di spiegarti per l’ennesima volta che una wedding coordinator “coordina e gestisce gli imprevisti”, voglio provare a fare una cosa diversa.
Ti porto dentro un matrimonio, ma ti mostro cosa succede quando è organizzato con una coordinator e senza di me. Lo faccio per mostrarti che sì, un matrimonio senza di me è possibile, ma devo farti una domanda: “Chi farà il lavoro di coordinamento mentre tu ti stai sposando?”.
A cosa serve una coordinator il giorno del matrimonio
Una wedding coordinator è il punto di riferimento operativo del matrimonio: conosce il programma della giornata, gli accordi presi, i fornitori coinvolti e i dettagli da controllare, gestisce le comunicazioni con le diverse persone e interviene quando qualcosa cambia.
Quest significa soprattutto una cosa: il giorno del matrimonio non sei più tu il centro operativo dell’organizzazione. Ed è una differenza importante, soprattutto se finora hai organizzato tutto con il solo aiuto del tuo fidanzato.
Per mesi il meccanismo è stato molto semplice: il fiorista aveva una domanda? Scriveva a te. Il fotografo voleva sapere qualcosa? Chiamava te. Il catering aveva bisogno del numero definitivo degli invitati? Chiedeva a te. La location voleva sapere a che ora sarebbe arrivato un fornitore? Tu recuperavi l’informazione.
Hai costruito il matrimonio pezzo dopo pezzo e sei diventata, inevitabilmente, la persona che possiede più informazioni su quel progetto.
Poi arriva il giorno delle nozze. E quelle domande non smettono improvvisamente di esistere solo perché hai indossato un abito bianco.
Ma ti spiego nel dettaglio cosa tutto ciò comporta.
Ore 10.20 – Il fiorista ha bisogno di una informazione
Il fiorista è arrivato all’ora che ti aveva comunicato, e sta iniziando l’allestimento. Però, mentre scarica il furgone e inizia a sistemare le composizioni, viene assalito da un dubbio. Probabilmente negli ultimi giorni hai fatto una modifica, oppure è qualcosa di cui avete parlato ma che non ha traccia nei suoi appunti relativi al progetto iniziale, e ora vuole una conferma.
Senza coordinator: chiama te, la sposa.
Con Colorato di Pink – Wedding coordinator: chiama me.
Io conosco il progetto, ho i riferimenti che mi hai dato prima del matrimonio, e se ho qualche dubbio è sicuramente stato segnato sulla timeline, così posso rispondere al dubbio del fiorista in maniera veloce. Se, invece, è una decisione che richiedere davvero il tuo intervento, sarò io a capire se vale la pena disturbarti.
Questa è una distinzione importante. Il mio lavoro, infatti, non è creare una barriera invalicabile intorno a te, ma evitare che ogni domanda abbia automaticamente la sposa come destinataria.
In quel momento sei davanti allo specchio e ti stanno truccando. Certo, senza coordinatrice rispondi, ma poi hai la make up artist che ti dice di stare ferma, il fotografo che non vuole perdere il momento, e decidi di oassare il telefono a tua mamma o alla tua testimone. Peccato che nessuna delle due sa di cosa stia parlando, e chiederanno comunque a te. E, scocciata dalla situazione, dirai: “Passami il telefono, ci parlo io”.
Ore 11.05 – Il fotografo cerca le fedi
Sono iniziati i preparativi, il fotografo è arrivato e mentre completi il trucco lui si dedica alle foto dei dettagli. Però, a un certo punto, ti chiede dove sono le fedi. Le fedi ci sono, ovviamente, ma sono rimasti nella tasca del testimone, che in quel momento si trova da un’altra parte.
Senza coordinator: inizi a chiamare il tuo futuro marito, che chiama il suo testimone, che parla con la tua, che cerca di capire come farle arrivare al fotografo.
Spesso tutto questo parte da te, perché sei l’unica che sa a chi le avevi consegnate.
Con Colorato di Pink – Wedding coordinator: il fotografo sa già che troverà le fedi per gli scatti dei dettagli. E se, per vari motivi, non ci fossero ancora, saprà che si dovrà rivolgere a me.
Il tutto, mentre tu continui a preparati. E magari nemmeno saprai che alle 11.05 qualcuno ha cercato le fedi.
Ore 12.40 – Manca il tableau mariage
Questo è il genere di situazione che spiega molto bene cosa significhi coordinare.
Il tableau ovviamente è stato preparato, è bellissimo e rispecchia lo stile di tutto il matrimonio. Ma non è dove dovrebbe essere. Il fiorista era convinto che sarebbe arrivato con il testimone, il testimone aveva delegato al papà della sposa, il papà aveva capito che lo portasse il catering o il fiorista.
Senza coordinator: iniziano le telefonate ai vari fornitori.
Con Colorato di Pink – Wedding coordinator: il problema non si pone perché ho intercettato il tableau prima ancora che fosse un problema, e probabilmente ho preferito tenerlo con me anzichè delegare a terzi il suo spostamento. Infatti, tra le mie mansioni c’è anche la gestione dell’allestimento e delle cose create da te.
Questa è una parte del mio lavoro di cui parlo poco: non aspetto che un problema si presenti, controllo con il dovuto anticipo se tutto è in ordine.
Durante i matrimoni passo molto tempo a verificare che quello che deve esserci ci sia, che quello che deve essere pronto sia pronto e che le persone che dovranno occuparsi del passaggio successivo abbiano ciò che serve.
La gestione migliore dell’imprevisto, molto spesso, consiste nell’accorgersene quando è un problema talmente piccolo da non venire nemmeno considerato come tale.
Chi coordina i fornitori durante il matrimonio?
Qui, secondo me, nasce uno degli equivoci più comuni.
Se hai scelto professionisti bravi, potresti pensare che non serva qualcuno che li coordini perché, come ti hanno anche detto loro, sanno esattamente fare il proprio lavoro. Ed è vero: un bravo fornitore sa fare il suo lavoro.
Ma coordinare un matrimonio non significa spiegare al fotografo come scattare, o dire al catering come servire la cena. Significa gestire i punti in cui il lavoro di un fornitore incontra quello di tutti gli altri.
Ma andiamo avanti con la nostra giornata.
Ore 15.10 – La cerimonia è in ritardo
La preparazione della sposa ha richiesto venti minuti in più del previsto, perché la testimone ha voluto farsi pettinare e perché, tra un motivo e l’altro, si è perso un po’ di tempo.
Non è niente di tragico, anzi, è una cosa piuttosto normale. Però, quei minuti in più non riguardano solo te, ma cadono a cascata su tutto lo svolgimento della giornata.
Il musicista e il celebrante devono essere informati del piccolo ritardo. E se il ritardo aumenta, anche il catering deve saperlo per poter rallentare la preparazione dell’aperitivo e della cena.
Ecco, qui si comincia a vedere la differenza tra avere un timing e gestire un timing.
Un programma scritto può dire che la cerimonia inizia alle 15.00, ma non può decidere cosa fare alle 15.00 se la sposa ancora non è pronta.
Ecco perché è necessario che ci sia qualcuno che sappia leggere il ritardo, quantificare il problema, capire quali conseguenze potrebbe avere sulla giornata e comunicare le modalità alle persone interessate.
Il coordinamento è questo.
Ore 18.20 – Catering e fotografo hanno orari diversi
Questa situazione è la più realistica tra quelle riportare finora.
Per il catering è arrivato il momento di spostare gli invitati dall’aperitivo alla cena. Ma il fotografo deve ancora scattare le foto di coppia e vuole approfittare del momento per la luce perfetta.
Nessuno dei due sta sbagliando ed entrambi hanno ragione. Il fotografo ragiona sulla luce, sulla resa fotografica e sul bisogno di documentare la giornata. Il catering ragiona sulla cucina, sui tempi di servizio e del personale.
Entrambi stanno facendo il lavoro per cui sono stati pagati, ma il problema è che gli sposi non possono contemporaneamente allontanarsi per le fotografie e fare l’ingresso in sala.
Quindi, qualcuno deve parlare con entrambi i responsabili dei due settori, considerare che margine si ha, stabilire come modificare il programma e assicurarsi che tutti siano allineati.
È per questo che quando sento dire: “I fornitori si conoscono, al massimo si coordinano tra di loro“, automaticamente penso che sia vero soltanto in parte. Cioè, è ovvio che i fornitori collaborino tra loro, lo hanno sempre fatto ed è l’unico modo per poter lavorare, ma è altrettanto vero che ognuno di loro agisce pensando solo al proprio lavoro.
La coordinator, invece, sa guardare il matrimonio nella sua complessità e interezza.
Io ho organizzato tutto il matrimonio da sola, ma mi serve davvero una wedding coordinator?
Paradossalmente, sei proprio tu la persona per cui il coordinamento può avere più senso! Anzi, sei esattamente il tipo di sposa con cui voglio lavorare.
Che poi, è il motivo per cui è nato il servizio di coordinamento del matrimonio. Io stessa, quando mi sono sposata, ho organizzato tutto da sola, ma quel giorno ho avuto bisogno di una persona esterna che coordinasse tutto quanto.
Perché chi organizza è la vera memoria storica dei preparativi. Tu sai perché quel tavolo deve stare lì, sai che il dj deve aspettare un preciso momento per far partire una canzone, sai che la nonna deve essere accompagnata in un certo punto facendo un certo percorso. Conosci le richieste dei fornitori, sai esattamente dove saranno le bomboniere, i libretti messa, e dove verrà fatto il taglio torta.
L’errore che vedo fare è pensare: “Ormai è tutto organizzato, quindi il giorno del matrimonio non ci sarà più niente da fare”.
Invece, si tratta di due lavori diversi.
Organizzare significa prendere decisioni prima.
Coordinare significa fare in modo che quelle decisioni funzionino nella realtà, all’interno di una giornata nella quale ci sono decine o centinaia di persone, diversi professionisti, spostamenti, tempi tecnici e inevitabili variazioni.
Io lavoro solo con spose molto organizzate, che non hanno bisogno di me per scegliere il colore dei fiori o quale abito comprare. Hanno invece bisogno di qualcuno di cui fidarsi, che sappia tenere tutto insieme senza perdere di vista la visione principale.
Wedding planner e wedding coordinator non sono la stessa cosa
Non si tratta di due ruoli identici. Si possono sovrapporre e una stessa professionista può offrire entrambi i servizi, ma non sono la stessa cosa.
La wedding planner segue l’organizzazione del matrimonio durante i preparativi. Ti aiuta nella ricerca dei fornitori, nella progettazione dell’evento, nella gestione del budget e nelle decisioni che portano alla costruzione del matrimonio.
La wedding coordinator entra invece nella fase operativa e logistica, e si concentra sulla gestione operativa del giorno del matrimonio, rispettando le indicazioni della sposa e integrando le mancanze con la propria esperienza, fino a diventare il riferimento organizzato del giorno.
Questo è esattamente il motivo per cui puoi avere organizzato tutto il matrimonio da sola, ma aver bisogno comunque di una wedding coordinator.
Stai pagando qualcuno per gestire ciò che hai costruito con grande cura.
Cosa succede quando il programma cambia durante il matrimonio?
Torniamo per l’ultima volta alla gestione della nostra giornata del matrimonio.
Ore 20.15 – “Ma le foto con i testimoni”?
Erano state previste sul timing, e tu stessa le hai ricordate più volte ai fotografi.
Ma ogni volta succedeva qualcosa: una testimone è al tavolo, un’altra è andata chissà dove e tuo fratello sta parlando con amici che non vede da tanto dall’altra parte della location, il tutto mentre il fotografo vuole andare a scattare i dettagli della sala.
Questo è uno dei motivi per cui la mia timeline è diversa dall’essere una semplice tabella di orari.
A me non serve niente sapere che alle 20.15 sono state previste le foto con i testimoni. Io mi informo su chi sono i testimoni, quante persone devo recuperare, dove dovrebbero essere in quel momento e cosa succederà dopo.
Se voglio che alle 20.15 si facciano le foto, non posso mettermi a cercare i testimoni a quell’ora, ma inizio a pensarci per tempo.
Ecco, una parte enorme del coordinamento funziona così: mentre sta succedendo una cosa, io sto già controllando quella successiva, ottenendo un vantaggio di circa 1 ora e 30 sull’organizzazione.
Cosa controlla una weddding coordinator durante la giornata?
Naturalmente ogni matrimonio è diverso, ma ci sono alcune domande comuni e necessarie allo svolgimento dell’evento.
- Sono arrivati i fornitori?
- Gli allestimenti sono quelli che avevamo definito?
- Le persone e gli oggetti necessari per ogni momento sono pronti?
- Il timing è realistico?
- Tutti i fornitori coinvolti sanno cosa devono fare in quel momento?
- Gli sposi devono essere disturbati per questa decisione, oppure posso gestirla io?
- Se sposto di 10 minuti, cosa cambia nella gestione della giornata?
L’ultima domanda è probabilmente la più complessa, perché sulla carta 10 minuti non sono niente, ma a cascata si trasformano in 45 minuti di ritardo.
Chi gestisce gli imprevisti il giorno del matrimonio?
A questa domanda c’è una sola risposta: la wedding coordinator. È l’unica che conosce la giornata e che può intervenire senza dover per forza coinvolgere gli sposi (a meno che non sia fondamentale!).
Continuò però a pensare che la parola “imprevisto” racconti male questo lavoro.
Nei matrimoni che coordino non trascorro la giornata correndo da una catastrofe all’altra. Anzi, la maggior parte delle volte gestisco cose molto meno cinematografiche: un fornitore che deve sapere dove andare e dove posizionarsi, un oggetto da recuperare, cinque minuti da guadagnare, una persona da trovare, un cambio programma da gestire.
Sono piccole cose che, messe insieme tutte in fila, fanno un matrimonio. E sono tante.
Soprattutto, queste accadono mentre tu e il tuo futuro marito state vivendo il vostro giorno speciale!
Quindi, alla fine, il confronto non è che un matrimonio senza coordinator è caotico e uno con la coordinator è perfetto. Sarebbe una promessa assurda, oltre che falsa.
Il vero confronto è un altro.
Senza coordinator:
10.20 – Il fiorista ha una domanda
11.05 – il fotografo cerca le fedi
12.40 – il tableau non è arrivato
15.10 – la cerimonia è in ritardo
18.20 – catering e fotografo hanno esigenze diverse
20.15 – non si sa dove sono i testimoni per le foto
Qualcuno dovrà gestire le cose, e sarai per forza tu.
Con wedding coordinator accadono le stesse cose, ma arrivano a me e sono io a gestirle e a intervenire per risolverle. E io so cosa hai deciso, conosco il timing, conosco i fornitori coinvolti e so bene cosa fare con ogni informazione.
Ecco, penso che la parte più difficile sia il non riuscire a immaginare cosa significhi quel giorno. Finora sei stata tu ad avere tutto sotto controllo, ed è naturale pensare che una volta deciso tutto, il matrimonio sia pronto.
Ma i fili si muoveranno contemporaneamente solo quel giorno, ed è lì che inizia il mio lavoro.
Domande frequenti sulla wedding coordinator
La wedding coordinator serve anche se la location ha un referente?
Sì, perché sono due figure diverse ma complementare: il referente della location si occupa normalmente di ciò che riguarda la struttura e, in alcuni casi, del ricevimento o del catering interno. Una wedding coordinator personale segue invece il matrimonio nel suo insieme e coordina i diversi interlocutori coinvolti.
Quanto tempo prima del matrimonio interviene la wedding coordinator?
Non so cosa fanno le colleghe, ma per me il coordinamento non può però iniziare la mattina delle nozze. Se voglio poter avere il totale controllo della giornata, quindi per poter prendere decisioni senza chiedere continuamente informazioni agli sposi, devo conoscere con largo anticipo non solo il programma, ma anche i tuoi desideri, le cose da fare, i fornitori coinvolti, gli accordi presi con ognuno di loro e in generale tutti i dettagli operativi del matrimonio.
La wedding coordinator decide al posto degli sposi?
No, e ci tengo tantissimo a ribadirlo. Le decisioni che prendo sono state anticipatamente concordate e valutate con gli sposi; insieme a loro vengono definite insieme le priorità e valutati le varie soluzioni da adottare in caso di scenari diversi. Grazie a questa conoscenza, che inizia molti mesi prima del giorno del matrimonio, come coordinator posso gestire autonomamente molte questioni operative, coinvolgendo gli sposi solo quando si presenta qualcosa che li riguarda realmente o che richiede una modifica importante.
Wedding coordinator e wedding day coordinator sono la stessa cosa?
I termini vengono spesso utilizzati per indicare servizi molto simili, concentrati soprattutto sulla fase finale dei preparativi e sulla gestione operativa del giorno del matrimonio. Quello che conta più del nome, per me, per come lavora Colorato di Pink, è poter essere un reale punto di riferimento per il tuo matrimonio. Non solo il giorno stesso, ma anche nei mesi precedenti, perché è lì che ti impicci e che invece hai bisogno di poterti affidare a qualcuno “che ne sa”.
