I preparativi del matrimonio sono lunghi.
Più o meno stressanti, più o meno complicati, decisamente lunghi.
La creazione e realizzazione del giorno del matrimonio è… un lavoro a tempo pieno. Se così non fosse, non esisterebbero le wedding planner.
Te lo ricordo: wedding planner è colei che pianifica (planner) l’organizzazione del matrimonio (wedding).
Insomma… cosa facciamo lo dice il nome stesso!
Ma torniamo a questo post e a scoprire insieme perché gli invitati al matrimonio e la conferma della loro partecipazione saranno un grave problema che solo tu potrai gestire.
Anzi, torniamo proprio agli inizi di tutti i preparativi.
Hai ricevuto la proposta di matrimonio, hai già iniziato a dare l’annuncio ai parenti e agli amici più stretti e avete anche iniziato a fare la lista degli invitati.
Fare la lista degli invitati è importante perché:
- ti dà l’idea del budget che dovrai investire;
- ti permetterà di capire che caratteristiche dovrà avere la location / ristorante;
- ti fa capire quante cose preparare per i tuoi invitati.
Banalmente, senza la lista degli invitati, non sai nemmeno quante partecipazioni ordinare!!
Ed è proprio la partecipazione un momento di cruccio per gli sposi.
La partecipazione è l’invito ufficiale al matrimonio. Chi non ricevere quella busta, non ha alcun titolo per presentarsi al matrimonio.
Tutti gli altri, invece, sulla partecipazione trovano le informazioni principali per poter partecipare alla gioia dei loro amici.
Quindi, le informazioni fondamentali da mettere nell’invito al matrimonio sono:
- nomi degli sposi;
- data della cerimonia;
- ora della cerimonia;
- luogo della cerimonia;
- (eventuale) indirizzo degli sposi se qualcuno volesse mandare un telegramma di auguri o dei pensieri;
- luogo e indirizzo del ristorante in cui si festeggerà;
- numero di telefono degli sposi per confermare la presenza;
- richiesta di conferma.
Ed è proprio sull’ultimo punto che si creano un sacco di problemi.
Invitati al matrimonio e conferme: un grave problema che solo tu puoi gestire
La regola generale vuole che, a fronte di un invito, si risponda sempre confermando o meno la propria presenza.
Questa regola è ancora più importante quando si tratta dell’invito ad un matrimonio.
Infatti, in fondo alla partecipazione si mette sempre una frase in cui si chiede conferma della presenza.
Potrebbe essere un super elegante R.S.V.P. (acronimo francese che significa “si prega di dare conferma”).
Potrebbe essere un pratico “è gradita gentile conferma”.
Oppure un più chiaro “si chiede di dare conferma agli sposi, al numero xxx.xxxxxxx”.
In ogni caso, ogni volta che ricevi una partecipazione, devi dare conferma di presenza.
Sia in caso positivo o in caso negativo.
Probabilmente hai sentito della tua amica che si lamentava che nessuno aveva dato conferma di presenza e che ha dovuto richiamare tutti di persona.
E adesso che tocca a te hai pensato “ma io scrivo chiaramente che mi devono dare conferma entro quella data” e ti sei sentita furbissima. Vero?
Lo so, capita.
Quindi sulla tua partecipazione hai pensato di scrivere “si prega di dare conferma di presenza entro il giorno xx.xx.xx”.
Bene, preparati a dover richiamare tutti comunque.
Gli invitati NON LEGGONO la partecipazione.
Gli invitati NON SI PREOCCUPANO DI DARE CONFERMA.
Gli invitati NON SANNO CHE sulla partecipazione ci sono tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
Sono certa che anche tu, prima di sposarti, hai fatto questi errori e hai sottovalutato di confermare, semplicemente dando per scontata la tua presenza.
A supporto di queste affermazioni, ti racconto ben 3 aneddoti personali.
-
Gli invitati non leggono la partecipazione.
Come sai mi sono appena sposata. Ho consegnato a tutti la partecipazione, a mano, fermandomi a chiacchierare con le persone che, in maniera molto carina, mi hanno chiesto informazioni.
Arriviamo sotto data e buona parte delle persone mi chiede:
– a che ora mi sposo;
– dove;
– in che ristorante andremo.
E queste sono le informazioni base su ogni partecipazione!!!!!
2. Gli invitati non si preoccupano di dare conferma
Io e Luca stavamo insieme da poco tempo e riceviamo l’invito al matrimonio di un caro amico di Luca.
Ci consegnano la partecipazione, io per prima cosa controllo di avere la data del matrimonio libera da impegni di lavoro (per fortuna, era libera!) e quindi chiedo informazioni sui preparativi delle nozze e sulla lista nozze.
Per noi la presenza era scontata. Non siamo mai mancati ad un matrimonio e non capiamo come si possa mancare, salvo impegni inderogabili o grossi imprevisti.
Segniamo l’impegno nell’agenda condivisa del telefono, iniziamo a pensare a cosa indossare, decidiamo di quanto fare il regalo-
Un paio di settimane prima, riceve una chiamata dallo sposo che chiede conferma della nostra presenza: lui cade dalle nuvole, dice che per noi era già confermata il giorno in cui ci hanno dato le partecipazioni e che se avessimo avuto problemi di altro genere gliel’avremmo detto per tempo.
3. Gli invitati NON SANNO CHE sulla partecipazione ci sono tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
Ancora il mio matrimonio.
Ancora informazioni su: lista nozze, che tipo di regalo vogliamo, dove si trova il posto, a che ora, cosa accade, etc etc etc.
Tutto questo nei giorni prima del matrimonio, quando la mia lucidità stava andando a farsi benedire e io non riuscivo a pensare ad altro che a questo matrimonio trascurando il normale lavoro quotidiano.
E pensare che avevo creato un delizioso sito web con tutte le informazioni, proprio per cercare di arginare questo problema.
E invece non è accaduto.
Quindi, cara sposa, abbi un sacco di pazienza e predisponiti a richiamare sotto data tutti i tuoi invitati per chiedere conferma della loro presenza.
La maggior parte ti dirà che la dava per scontata, qualcuno ti lascerà sulle spine, qualcuno invece ti darà picche con qualche motivazione futile e ridicola.
Fa parte dei giochi… fa parte dell’organizzazione di un evento così grosso e importante come il giorno del matrimonio.
Comunque, le conferme io e Luca le abbiamo gestite in maniera serena: abbiamo approfittato della cosa per chiamare tutti i nostri amici, sapere come stavano e quindi chiedere disponibilità.
Ci siamo messi sul divano, vicini, ognuno che chiamava “i propri” (ma potete anche dividervi la lista) e mandavamo messaggi!
Non te la prendere, davvero non sanno che è obbligatorio rispondere e molti danno per scontata la presenza. Forse anche tu hai fatto questo errore in passato e ora che sei dall’altra parte della barricata vedi le cose diversamente.
Ah, dimenticavo: spiegare che chiedi conferma di presenza perchè devi dare i numeri definitivi al catering è la motivazione reale e giustificata. Anzi, di fronte a questa urgenza, se qualcuno era ancora indeciso o stava aspettando conferma, si sentirà sotto pressione e ti confermerà la presenza.
Per fortuna, mentre tu sei impegnata a organizzare i tuoi invitati, c’è chi si preoccupa di coordinare tutti i fornitori.
Il coordinamento del matrimonio è infatti il servizio che ti alleggerisce di tutte le questioni prettamente organizzative, mentre tu puoi continuare ad occuparti di tutto il resto!
Cosa puoi fare adesso?
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