L’organizzazione del matrimonio, dopo l’entusiasmo iniziale, passa da uno step preciso: la ricezione dei preventivi di vari fornitori.
La procedura può essere molto diversa in base al fornitori: qualcuno manda subito un listino, qualcun altro invece preferisce prima fare una call informativa, ma alla fine avrai in mano tanti file che ti danno varie informazioni.
I preventivi che riceverai saranno molto diversi tra loro. Alcuni saranno bellissimi, impaginati come delle vere e proprie brochure, altri saranno documenti più essenziali, altri invece potrebbero essere un semplice testo in una email con delle voci e un totale in fondo.
Non ti stupire: ogni professionista ha il proprio modo di presentare il servizio, e ci sono oggettive difficoltà nella presentazione. Puoi immaginare anche tu che il preventivo di un catering sarà molto diverso rispetto a quello di un musicista o di un fiorista.
La cosa che invece mi sorprende sempre, e a cui ancora non mi sono abituata, è avere la conferma di come persino il contenuto tra un preventivo e l’altro sia estremamente diverso. Non tutti riportano le stesse informazioni, spesso le devi ricercare tra una descrizione e l’altra, e soprattutto non sempre trovi informazioni realmente utili, che ti permettono di capire cosa stai acquistando.
Ed è qui che vedo fare un errore madornale: aprire il preventivo, scorrere rapidamente le pagine e andare all’ultima voce, quella del prezzo.
Tanto? Poco? Quello che ti aspettavi? Di più o di meno?
Forse queste domande non sono quelle giuste, perché il prezzo è l’ultima informazione che devi guardare. Lo so, sembra paradossale ma è così.
Attenzione! Nessuno meglio di me sa perfettamente quanto costa sposarsi, quindi so che il budget conta e sarebbe assurdo provare a sostenere il contrario. Ma sapere quanto costa un servizio senza considerare cosa comprende quel prezzo, ti dà un’informazione incompleta e le valutazioni che farai potranno poi essere errate.
Due fotografi possono presentare preventivi con una differenza anche di 500 € l’uno dall’altro, ma magari ti hanno proposto due servizi e due modi di lavorare completamente diversi.
Dunque, prima di limitarti a guardare le cifre a scegliere solo in base a quella, è bene che tu capisca cosa stai acquistando.
Quali informazioni deve contenere un preventivo per un matrimonio?
Un buon preventivo per un matrimonio dovrebbe permetterti di capire, con chiarezza:
- Quale servizio verrà svolto
- A cosa hai diritto
- Per quanto tempo potrai avvalerti della presenza del professionista
- Quali limitazioni sono previsti
- Quali costi aggiuntivi potrai dover sostenere
- Le condizioni di pagamento
In altre parole, dopo averlo letto non dovresti conoscere soltanto il totale da pagare, ma dovrai essere in grado di immaginare concretamente cosa succederà il giorno delle nozze, quindi di capire se quel professionista può andare bene o no per te.
Se per avere risposte ad alcune domande devi fare una call di aggiornamento con il professionista, probabilmente quel documento non era così completo (anche se magari molto bello).
Abbiamo detto che il preventivo deve spiegare cosa fa il fornitore, quindi deve contenere la descrizione del servizio
Non basta leggere: “Servizio fotografico per matrimonio” o “Allestimento floreale”, che può voler dire tutto e niente. Devi sapere cosa concretamente farà quel fornitore al tuo matrimonio e cosa è incluso nella proposta ricevuta.
Ti faccio l’esempio del fotografo, ma solo perché è forse il più semplice e quello più comprensibile. Hai ricevuto vari documenti via email, e da una prima lettura dovrebbe esserti già chiaro capire quanti fotografi lavoreranno quel giorno o se è compreso il video, quali momenti della giornata saranno coperti, come verranno consegnate le fotografie e un tempo indicativo di consegnare, se si può acquistare l’album, il photobooth o altri servizi, e devi sapere quante ore di lavoro sono considerate.
Lo stesso ragionamento vale per tutti gli altri fornitori. La musica ti deve far sapere quante postazioni sono previste e per quali momenti della giornata, quale attrezzatura viene fornita e gli eventuali costi extra per postazioni supplementari o spostamenti. Nel caso di un fiorista dovrai capire quali elementi sono compresi nel progetto, quando vengono consegnati e come sono realizzati; per un catering si conta il cibo, il numero di camerieri, la mise en place e in generale gli allestimenti.
Quante ore di lavoro sono comprese nel preventivo?
Questa è una voce che ti consiglio di controllare con attenzione, soprattutto per quei servizi che prevedono una disponibilità oraria come fotografi, location, catering ed eventualmente wedding coordinator/wedding planner.
Infatti, servizio matrimonio non vuol dire “da quando ti svegli a quando vai a letto” e pensare che solo perché stai pagando hai diritto a tutto!
Ad esempio, se il fotografo ti propone 10 ore di servizio, quelle ore vengono conteggiare dal momento in cui scatta la prima fotografia. Se arriva alle 13.30 per la preparazione, da quel momento inizia il suo lavoro, e terminerà alle 23.30. Il punto non è stabilire se le ore siano tante o poche, ma capire se sono sufficienti per il matrimonio che stai organizzando tu.
A me è capitato un fornitore con queste limitazioni, e ho dovuto rivedere la timeline perché il taglio della torta, previsto inizialmente per le 22.30, era slittato di molto a causa di piccoli imprevisti, e quindi è stato necessario modificare alcuni momenti per far rientrare le foto della torta nell’orario pattuito.
Vuoi essere tranquilla? Prediligi un fornitore che non mette limitazioni, oppure metti a budget l’eventuale ora extra, o, ancora, ma solo se te la senti, sii pronta a trattare per trovare una combinazione con le ore che ti servono.
Per poter gestire questa voce, ti basta avere un’idea di massima di come si svolgerà il giorno del tuo matrimonio, considerando in maniera realistica i piccoli ritardi.
Perché devi controllare quantità, postazioni e personale incluso
Ci sono poi informazioni apparentemente molto tecniche, che durante la fase iniziale ti fanno dire “Ma io che ne so?” oppure ti possono sembrare irrilevanti, salvo poi diventare fondamentali non appena l’idea del giorno divrenta concreta.
Quante persone lavoreranno quel giorno? Saperlo prima ti permette di considerare correttamente i pasti dello staff.
Quante postazioni di lavoro sono comprese? Info particolarmente utile per il catering, il dj/la musica, fornitore di photobooth e altri fornitori con postazione fissa. Nel caso, chiedi anche…
Quanti spostamenti sono previsti?
Infine, non dimenticare di concordare quali elementi sono inclusi.
Tutti questi sono dettagli che ti permettono d capire se il servizio che stai acquistando è compatibile con il tipo di festa che hai in mente.
Ad esempio, immagina di volere la musica durante la cerimonia, poi durante l’aperitivo in giardino, ovviamente mentre viene servita la cena e che continua in una sala aggiuntiva per il party serale. Non dare per scontato che il dj includa già tre postazioni, verifica che siano effettivamente indicate nel preventivo e che lui abbia capito che dovrà effettuare gli spostamenti.
A proposito, ti do un consiglio che vale per tutto il matrimonio: se un’informazione importante non è nel preventivo, o non è chiara, chiedila espressamente
Poi, fattela confermare via email o whatsapp anche per iscritto. Gli accordi del matrimonio si prendono molti mesi prima, e certi dettagli potrebbero poi sfumare nella memoria, quindi meglio avere tracce.
Un altro consiglio che ti voglio dare riguarda il ragionamento opposto, cioè quello che ti fa dire che se non è specificato, allora è compreso. No, la regola è diversa: se non è scritto, non c’è, e se non c’è, devi valutare se lo possono fornire o quanto costa averlo.
Come capire se due preventivi di matrimonio sono davvero confrontabili?
Questo è forse il passaggio più difficile: due preventivi possono essere confrontati sul prezzo soltanto dopo aver verificato che offrano servizi comparabili.
Se il fornitore A costa 1.800 € e il fornitore B ne costa 2.200 € sulla carta c’è una differenza di 400 €, eppure dopo aver letto il dettaglio capisci che il secondo fornitore lavora più ore, comprende una persona aggiuntiva di staff o una postazione che nel caso del primo fornitore va comprato separatamente. Da questo punto di vista, il totale cambia molto.
Ecco perché ti ribadisco che guardare il totale può essere fuorviante, e che per poter essere efficace devi rendere i due preventivi confrontabili.
Un metodo semplice è prendere i documenti che hai ricevuto e verificare alcune di queste voci:
- servizio effettivamente compreso
- durata e orari della presenza
- numero di professionisti o memebri dello staff
- quantità, attrezzatura o postazioni incluse (se pertinenti con il servizio)
- servizi aggiuntivi già compresi
- costi degli extra
- spese accessorie
- IVA, contributi o altre voci fiscali applicabili
- modalità di pagamento e scadenze
- termini di recesso, modifica e annullamento
Soltanto dopo ha senso tirare una riga e fare i confronti.
Quali condizioni di pagamento devono essere indicate?
Una volta chiarito il costo del servizio e cosa è compreso, arriviamo all’altro punto dolente: come e quando bisognerà pagarlo.
Di massima, si dà un acconto per bloccare la data, poi una seconda tranches qualche mese prima dell’evento e il saldo entro il giorno del matrimonio (o il giorno dopo).
Un conto è dover pagare 3.000 € sull’unghia in una volta sola, un altro è dividere la cifra in due o tre volte. Così puoi pianificare le uscite di cassa e avere un impatto meno pesante sui vostri risparmi.
Inoltre, ogni fornitore ti farà un prospetto di pagamento diverso, e avere tutto scritto in ordine e preciso ti permetterà di essere puntuale con ogni bonifico.
Per queste differenze di pagamento ho creato un file in Excel che puoi scaricare per avere sotto controllo il budget del matrimonio: lo trovi cliccando qui
Preventivo e contratto NON sono la stessa cosa
Su questo punto c’è ancora molta confusione.
- Il preventivo serve a descrivere a quantificare economicamente il servizio richiesto.
- Il contratto regola in maniera completa gli accordi presi, include le condizioni decise, gli obblighi delle parti e la gestione di eventualità precise.
Hai studiato i preventivi, scelto il fornitore e prima di esultare, fermati e leggi il contratto. Ma leggilo davvero, con attenzione, analizzando ogni voce e chiedendo spiegazioni. Nel contratto verifica anche che siano indicate le condizioni in caso di annullamento del matrimonio, rinvio da parte degli sposi, impegni del professionista nel caso risultasse impossibilitato e tutte le altre condizioni.
In pratica, il preventivo ti aiuta scegliere, il contratto stabilisce i termini dell’accordo.
Prima di accettare un preventivo matrimonio, fai questo controllo
Ok, ecco l’ultimo step prima di lasciarti al riassunto finale. Ho preparato alcune domande a cui devi rispondere per valutare se il preventivo ricevuto è realmente utile.
Le trovi qui di seguito:
- Ho capito cosa farà questo professionista?
- Per quanto tempo lavorerà?
- So cosa è compreso e cosa è considerato extra?
- Conosco il costo finale, comprese tutte le voci?
- So quanto mi costerebbe modificare o prolungare il servizio?
- Conosco le modalità di pagamento?
Se manca una risposta, non significa che non ci sia, ma che semplicemente non è stata indicata. Durante i preparativi è molto meglio fare una domanda in più e scoprire che avevi dato per scontato alcune info, piuttosto che venire a conoscenza di limitazioni o obblighi direttamente il giorno del matrimonio.
Queste informazioni saranno fondamentali quando avrai una coordinatrice, perché chi fa davvero questo lavoro vorrà sapere i termini degli accordi presi con i fornitori. E se mancano informazioni, la scoperta sotto data potrebbe essere difficile da digerire.
Per scoprire come lavoro io, clicca qui e compila il form di richiesta: senza impegno riceverai tutte le info direttamente su Whatsapp.
Nota: se sei un fornitore che legge questo post, sistema subito il form del tuo preventivo affinché sia chiaro ed esaustivo!
FAQ sui preventivi dei fornitori di matrimonio
Cosa controllare in un preventivo per un matrimonio?
Controlla la descrizione del servizio, ciò che è incluso, durata del servizio e/o orari della presenza, numero di professionisti o quantità previste, eventuali limiti, costi extra, spese accessorie, IVA e contributi applicabili, modalità di pagamento e relative scadenze.
Come confrontare due preventivi di fornitori diversi?
Prima di confrontare i prezzi devi verificare che i servizi proposti siano equivalenti. Confronta ore di lavoro, personale, quantità, attrezzatura, servizi compresi ed eventuali extra. Solo dopo puoi confrontare correttamente il costo finale.
Se una voce non è indicata nel preventivo significa che è compresa?
No. Se una voce importante non è specificata, chiedi conferma al professionista e, quando necessario, falla inserire nella documentazione relativa al servizio. Non considerare automaticamente compreso ciò che non è stato chiarito.
Devo chiedere il costo delle ore extra prima del matrimonio?
Sì, se il professionista lavora con un limite orario. Conoscere in anticipo il costo di un eventuale prolungamento ti permette di valutare correttamente il preventivo e di evitare decisioni economiche prese all’ultimo momento.
Preventivo e contratto sono la stessa cosa?
No. Il preventivo descrive il servizio proposto e il relativo costo, mentre il contratto regola più ampiamente l’accordo tra le parti. Prima di confermare definitivamente un fornitore è importante leggere con attenzione anche le condizioni contrattuali.
Foto di copertina di Il tuo giorno speciale, matrimonio di Giada e Francesco presso Tenuta di Ripolo, coordinamento del matrimonio Colorato di Pink
