I rapporti con il catering sono, secondo me, tra quelli che devono essere gestiti con maggiore precisione durante l’organizzazione di un matrimonio, e con questo articolo ti voglio dire cosa dire al catering prima del matrimonio.
Non soltanto perché il catering rappresenta spesso una delle voci economicamente più importanti dell’intero evento, ma perché dietro quello che tu vedi come “il pranzo” o “la cena” c’è in realtà una macchina organizzativa enorme.
Personale, cucina, attrezzature, tovagliato, tavoli, sedie, mezzi, trasporto, allestimenti, buffet, esigenze alimentari, bambini, fornitori: praticamente qualsiasi variazione che riguarda gli invitati o gli spazi finisce, prima o poi, per avere una conseguenza anche sul lavoro del catering.
Ecco perché, quando manca poco al matrimonio, non puoi limitarti a scrivere una semplice email dicendo: “Ciao, alla fine siamo in 10a” (numero completamente causale che ho usato solo per fare l’esempio, così come tutti gli altri numeri che ho scritto, n.d.P.). Magari fosse così semplice!
Quando hai scelto e bloccato il catering hai comunicato un numero indicativo di invitati, supponiamo che la lista di ospiti, al giorno della scelta del catering, fosse di 120 persone. Quella è una previsione, e tutti i fornitori del wedding sono perfettamente coscienti.
Da quel giorno sono passati mesi. La lista, a un certo momento, si è persino allungata. Col catering avete mantenuto i contatti e avete fatto la prova menu, avete scelto con cura quali piatti verranno serviti, deciso come saranno apparecchiati i tavoli, parlato degli allestimenti e costruito una prima timeline della giornata. A pochi mesi dal matrimonio sei più tranquilla perché sai a che ora inizierà l’aperitivo, quando è prevista la cena, come verranno gestiti i vari momenti e l’idea di come si svolgerà quella giornata è sempre più chiara.
Però, a pochissime settimane dal matrimonio, arriva il momento di dare i numeri. Ed è qui che devi smettere di essere la sposa e trasformati in una wedding planner esperta.
Quando bisogna comunicare il numero degli invitati al catering?
Nella media, circa tre settimane prima del matrimonio è utile comunicare al catering un numero aggiornato e molto più realistico degli ospiti previsti. Per ovvi motivi non sarà ancora quello definitivo, e tra poco ti spiego perché.
Attenzione: le tempistiche esatte possono cambiare da catering a catering e bisogna sempre verificare quanto previsto dal proprio contratto.
Se durante i primi appuntamenti avevi supposto la presenza di 120 persone, a poche settimane dall’evento hai un’idea più precisa di quel numero e il tuo file excel presenta un totale di 104 ospiti, ai quali si aggiungono 8 persone di staff.
Nota: lo staff include fotografi e videomaker, musicisti, wedding planner, service, altri operatori che si fermano durante la serata, fioristi.
Non preoccuparti del fatto che il numero sia sceso parecchio rispetto alla prima previsione: è normale.
Quando si prenota un matrimonio con molti mesi di anticipo si lavora necessariamente su una stima. Nel frattempo qualche rapporto cambia, qualcuno ovviamente non può per vari motivi (credibili o meno, non siamo qui a discuterlo), qualche coppia che pensavi sarebbe venuta con i figli decide di lasciarli a casa, e al contrario chi aveva detto che sarebbe venuto solo li ha aggiunti, e inevitabilmente il numero cambia.
Il catering lo sa, non si agita e se ti chiede di dargli un numero più realistico a tre settimane dall’evento è solo per motivi organizzativi, cioè gli serve avere una dimensione realistica del matrimonio che dovrà gestire.
Perché il catering vuole sapere il numero degli invitati già alcune settimane prima?
Questo è un segreto da addetta ai lavori che condivido con te. Devi saper che dietro le 104 persone sedute a tavola non ci sono solo 104 piatti da preparare.
Il catering deve organizzare gli spostamenti dei furgoni, definire le squadre di lavoro e il numero di camerieri, pianificare l’attrezzatura da caricare, organizzare il materiale necessario e iniziare a programmare gli approvvigionamenti.
Soprattutto, c’è un particolare che, da cliente, è facile dimenticare: quel sabato probabilmente il tuo non sarà l’unico matrimonio che quel catering sta gestendo.
Una struttura organizzata può avere più eventi contemporaneamente e deve distribuire personale, mezzi, attrezzature e materiale tra diverse squadre. Sapere se il tuo matrimonio sarà da 120 persone oppure da 100 cambia parecchio!
Per questo, quando ti chiedono un aggiornamento dei numeri: tu daglielo anche se sai che potrebbe cambiare ancora. Ripeto, lo sanno anche loro, e in questa prima fase devono solo “fare la spesa”.
Quali sono i numeri definitivi da comunicare al catering?
A circa 8-10 giorni dal matrimonio — oppure entro la scadenza indicata dal catering nel tuo contratto — arriva invece il momento di comunicare dati molto più precisi.
Forse i 104 di prima sono diventati 102, e il catering deve sapere nel dettaglio chi sono quelle 102 persone e che cosa comporta servirle correttamente.
Dovrai quindi distinguere almeno:
- numero degli adulti
- numero dei bambini (nella fascia 3-10 anni, di solito con un prezzo scontato, se è quella utilizzata dal tuo catering e lo puoi verificare sul contratto)
- numero degli infanti (i bambini sotto i 3 anni, di solito quella gratuita ma che vanno serviti, se è quella utilizzata dal tuo catering e lo puoi verificare sul contratto)
- numero delle persone dello staff e dei fornitori che mangeranno durante il matrimonio.
Attenzione: le fasce d’età per i menù bambini non sono necessariamente uguali per tutti i catering, quindi anche qui controlla sempre quanto concordato nel tuo preventivo.
Questi sono i numeri sui quali il catering organizzerà definitivamente il servizio e, soprattutto, quelli che possono determinare il conteggio economico finale previsto dal contratto.
Ma non è ancora finito.
Come comunicare allergie, intolleranze e menù speciali al catering?
Non basta comunicare quante persone hanno un’allergia o seguono un menù particolare: bisogna indicare chi sono e dove saranno sedute.
Questa è una delle informazioni che considero più importanti nella gestione sotto data, e per ovvi motivi non puoi nemmeno farlo con troppo anticipo.
Di questi invitati potrebbero esserci 2 celiaci, 3 vegetariani e una persona allergica alla frutta secca, ma per un lavoro completo e preciso devi associare le esigenze alimentari alle singole persone e alla loro posizione al tavolo.
Per esempio:
Tavolo 4
10 persone
Laura Bianchi — vegetariana
Marco Rossi — celiachia
Anna Verdi — allergia alla frutta secca
In caso di tavolo imperiale il principio è lo stesso, ma diventa ancora più importante indicare la posizione assegnata all’ospite, perché il personale deve poter individuare rapidamente la persona alla quale servire un piatto differente.
Vegetariani, vegani, celiaci, persone intolleranti al lattosio e tutte le allergie come nichel, frutta secca, pesce, crostacei, melanzane o qualsiasi altra esigenza comunicata dall’invitato deve comparire chiaramente. Segnalala al catering esattamente come ti è stata riferita, lasciando poi ai professionisti la gestione alimentare.
Lo stesso vale per i bambini: bisogna sapere quali mangeranno il menù bambini e quali, eventualmente, seguiranno quello degli adulti.
E non dimenticare lo staff, cioè fotografi, videomaker, musicisti, DJ, wedding coordinator e tutti gli altri professionisti presenti per molte ore. Lo so, è un costo in più, ma anche loro hanno bisogno di mangiare e di prendersi un pausa.
Seggioloni, carrozzine e sedie a rotelle vanno comunicati al catering
Anche queste sono informazioni importanti per poter calcolare lo spazio ai tavoli.
Un bambino che necessita di un seggiolone non occupa lo spazio esattamente come un adulto seduto su una normale sedia; una carrozzina per neonati richiede spazio; una persona che utilizza una sedia a rotelle deve poter raggiungere comodamente il proprio posto e muoversi senza trovarsi incastrata tra tavoli, sedie e passaggi di servizio.
Sono dettagli che spesso vengono considerati secondari perché non riguardano direttamente il menù, ma come vedi sono direttamente collegati alla gestione del servizio. Il lavoro del catering non è solo di mettere un piatto davanti all’invitato, ma di costruire uno spazio nel quale ospiti e personale possano muoversi bene.
Il catering ha bisogno anche della disposizione dei tavoli
Un altro dato di cui il catering deve essere informato per tempo è il modo in cui i tavoli saranno posizionati all’interno della sala (o nello spazio della cena).
Bisogna definire dove sarà posizionato il tavolo degli sposi, sia che abbiate scelto di stare da soli sia che abbiate deciso di sedervi insieme ai testimoni o ad altri invitati, e quali saranno i tavoli più vicini, considerando di tenere il giusto spazio tra un tavolo e l’altro.
Come vedi, questo è un lavoro da wedding planner esperta e lo puoi fare solo sotto data!
Il numero definitivo degli invitati può cambiare ancora?
Ho una brutta notizia per te: il numero degli invitati non è mai davvero definitivo, nemmeno dopo che lo hai consegnato al catering pochi giorni prima del matrimonio.
Il file che hai mandato è preciso, chiaro e organizzato. Hai messo tutte le informazioni richieste, hai chiesto conferma a tutti, e subito dopo averlo spedito hai pensato: “Ok, finito!”.
Invece no. Negli ultimi giorni potrebbe ancora saltare qualcuno, potrebbero comparire invitati che non avevi considerato ma che erano convinti di averti confermato la presenza, potrebbe arrivare una nuova esigenza alimentare. Può persino capitare che il giorno stesso del matrimonio un invitato arrivi con +1 mai comunicato.
Purtroppo, capita anche che qualcuno semplicemente non venga, senza avvisare.
Sembrano comportamenti assurdi perché a te non verrebbe mai in mente di fare qualcosa del genere, fino a quando non organizzi il tuo matrimonio e resti basita! La verità è che fatti simili capitano sempre.
La cosa importante è capire che il numero definitivo è definitivo soprattutto dal punto di vista organizzativo e contrattuale, non perché da quel momento l’universo smetterà di produrre imprevisti.
Verifica quindi con il tuo catering entro quale data il numero comunicato diventa quello minimo fatturabile e fino a quando sono consentite aggiunte o modifiche.
Come gestire le modifiche dell’ultima settimana senza impazzire?
Qui ti do un consiglio molto pratico derivato dal mio lavoro sul campo: evita di mandare una nuova comunicazione al catering ogni volta che un invitato cambia idea.
Lunedì mandi il riepilogo definitivo, martedì scopri che alla fine Marco riesce a venire, poi Francesca ti comunica che è diventata vegetariana e giovedì Sara sente il bisogno di portare anche il suo fidanzato. Poi scopri che Francesca non è proprio vegetariana, perché il pesce lo mangia, e così via.
Capisci il problema? Tu stai seguendo una sola lista invitati, il catering magari ne ha diverse in contemporanea, ha più squadre e ordini da coordinare e tutte queste email lo confondono.
Il modo corretto di procedere è uno solo: tu tieni aggiornato il tuo documento di lavoro, e il giorno prima manda un’unica email finale di riepilogo con tutte le variazioni dopo l’ultima conferma. La comunicazione deve essere facile da leggere e impossibile da interpretare male.
Perché chi sta lavorando non può ricordarsi a memoria i mille cambiamenti — e talvolta i mille capricci — dei tuoi invitati.
Non dimenticare di confermare anche queste cose!
La comunicazione al catering, oltre alle info sulle persone presenti, deve contenere le richieste precise e dettagliate di attrezzatura e materiale aggiuntivo.
Hai un photobooth, un guestbook con posizione dedicata o hai organizzato il flower bar? Serviranno dei tavoli extra con tovaglia.
Il fornitore ha bisogno di sedie e tavolini aggiuntivi, oppure c’è bisogno di un ombrellone per riparare la zona dei musicisti? Bisogna comunicarlo per tempo, sempre per quel concetto che il catering deve organizzare i mezzi e il magazzino.
Una frase che sento pronunciare troppo spesso è: “Ma tanto il catering ce l’avrà”. Certo, ma nel magazzino. Il giorno del matrimonio avrà solo ciò di cui ha bisogno.
Se sono stati calcolati dodici tavoli e tu quella mattina scopri che te ne servono altri due per il photobooth e il guestbook, quei due tavoli potrebbero essere tranquillamente rimasti a cinquanta chilometri di distanza.
Gli ombrelloni previsti per coprire i buffet e le sedute dell’aperitivo ci saranno perché fanno parte dell’allestimento concordato. Non significa automaticamente che ce ne saranno altri disponibili per il gruppo musicale che, giustamente, ti fa presente che non può lasciare la propria attrezzatura elettronica sotto il sole.
È proprio questa la differenza tra sapere che qualcosa esiste e averne prevista la presenza.
Quindi, cosa bisogna inviare al catering nella conferma finale?
Quando preparo il coordinamento di un matrimonio, preferisco che il catering possa trovare tutte le informazioni necessarie in maniera ordinata, senza dover ricostruire il matrimonio recuperando dettagli da dieci email differenti.
Il riepilogo finale dovrebbe permettere di identificare facilmente:
- numero totale degli ospiti, diviso tra adulti, bambini e infanti;
- numero dello staff che necessita del pasto;
- disposizione degli invitati ai tavoli;
- posizione dei tavoli nella sala;
- allergie, intolleranze e menù speciali associati agli ospiti;
- menù bambini;
- eventuali esigenze alimentari dello staff;
- numero di seggioloni;
- esigenze particolari di spazio o accessibilità;
- posizione del tavolo degli sposi;
- tavoli, sedie, ombrelloni o altri elementi extra necessari;
- postazioni previste per photobooth, guestbook, flower bar o altri angoli;
- eventuali ultime variazioni concordate rispetto a quanto definito precedentemente.
E naturalmente tutto questo deve essere coerente con la timeline già condivisa.
Sotto data devi iniziare a ragionare come una wedding planner
Il lavoro della planner non è solo scegliere i colori dei fiori, mandare le mood board con l’ispirazione dell’allestimento e mandarti i preventivi dei fornitori; la vera planner è quella persona che sa come far funzionare tutto insieme ciò che finora è stato solo teorico.
Devi cominciare a chiederti come tutto quello che hai prenotato funzionerà insieme.
Il musicista chiede un ombrellone: chi lo porta? Il photobooth necessita di un tavolo: è compreso tra quelli previsti? Chi lo allestisce? Come fai a far avere tutto il materiale? Ci sono tre bambini piccoli: servono tre seggioloni oppure uno dei genitori porterà la propria seduta? Un’ospite in sedia a rotelle è stata assegnata a un tavolo: quello spazio è realmente accessibile una volta apparecchiata tutta la sala? Hai aggiunto due invitati: in quel tavolo c’è fisicamente posto per altre due sedie?
Sono domande banali solo fino a quando nessuno se le pone.
Pianificare un matrimonio significa soprattutto non dare per scontato che qualcun altro abbia pensato alla stessa cosa a cui stai pensando tu.
Il catering conosce perfettamente il proprio lavoro. Il fotografo conosce il proprio. I musicisti conoscono il loro. La location conosce i propri spazi. Ma qualcuno deve avere la visione complessiva. Ed è esattamente per questo che, quando il matrimonio si avvicina, non stai più semplicemente organizzando una festa.
Stai coordinando un evento complesso, con decine di persone che devono sapere cosa fare, dove farlo, quando farlo e con quali strumenti.
Benvenuta nelle ultime settimane prima del matrimonio. Adesso sì che comincia il divertimento.
Se invece vuoi sapere di poter contare su qualcuno che si occupa proprio del coordinamento, allora scrivimi: compila il form che trovi alla pagina contatti e ti manderò tutte le informazioni sul mio servizio di wedding coordinator.
Foto di copertina: matrimonio di Claudia e Maurizio, coordinamento Colorato di Pink, foto Andrea Bettoni, allestimento floreale Botanica degli Eventi, catering Ta’ Milano, location Villa Caroli Zanchi
