Lo dico da sempre: organizzare un matrimonio sembra facile. Devi scegliere un periodo, una location che ti piaccia e che possibilmente rispecchi il tuo budget, qualcuno che fa le foto, che mette della musica e che piazzi due fiori; poi ti serve l’abito, il trucco e il parrucco e le partecipazioni. Dici a tutti cosa vuoi, arrivi a quel giorno e hai finito.
Questo, forse, poteva funzionare nel 2000. Oggi, nel 2006, le cose sono molto – MOLTO – più complesse di quanto sembrano inizialmente. Le regole del matrimonio sono state ribaltate e organizzare il matrimonio è diventato un vero e proprio lavoro. E come ogni lavoro, prima di iniziare a organizzare il matrimonio devi aver deciso che cosa vuoi fare.
Se vuoi essere efficace, precisa e sicura della tua organizzazione, devi muoverti con ordine e avere un’idea abbastanza chiara del risultato che desideri ottenere. Solo così potrai riuscire davvero a trasformare le tue idee in qualcosa di concreto.
Dicevo che tantissime spose iniziano a organizzare il matrimonio partendo da alcune idee che hanno in testa da anni, oppure partecipano ai matrimoni di amici e credono che quello sia ciò che va di moda adesso, o ancora si convincono che un matrimonio si faccia in un certo modo, magari a causa delle idee tradizionaliste della famiglia, e si muovono in una direzione precisa. Poi, mentre vengono fagocitate dai preparativi, man mano che si addentrano nel wedding scoprono un mondo nuovo, che nemmeno pensavano esistesse.
Oggi le possibilità di creare le tue nozze sono infinite, e se ti viene da cambiare idea mille volte, ti capisco. Puoi fare quello che vuoi, e puoi rendere il tuo matrimonio davvero personalizzabile.
Ovviamente, il problema non è cambiare idea, ma quando te ne accorgi.
Cosa bisogna decidere prima di iniziare a organizzare un matrimonio?
L’errore più comune è quello di iniziare dai dettagli senza avere ben chiara la struttura della giornata. Prima di decidere che il tuo bouquet sarà di tulipani, che sono i tuoi fiori preferiti, devi decidere in quale location ti sposerai, in quale stagione (da giugno in poi, i tulipani non ci sono – o costano uno sproposito e rischiano di non durare), quali sono gli aspetti importanti per voi due, quali esperienze vuoi far vivere ai tuoi invitati.
Sapere di che colore sarà il nastrino segnaposto o acquistare una scritta simpatica da mettere come centrotavola, è inutile.
Prima di pensare al micro, devi riuscire a immaginare che atmosfera vuoi ricreare, pensare a come sarà la cerimonia, di conseguenza quali spazi dovrà avere la location per ospitare la festa che desideri, se ci saranno sorprese, giochi, momenti particolari.
Sarò banale, ma devi sapere dove vuoi arrivare prima di chiederti come devi fare per arrivarci. Decidere che vuoi viaggiare in treno perché è sempre stato il tuo sogno ti permette di arrivare lontano, ma di sicuro mette alcuni limiti e non ti permette di arrivare in Australia. Paragone un po’ folle ma che tiene la struttura.
Non so più quante volte mi sono trovata a fare la cattiva della situazione mentre spegnevo i sogni delle spose, che magari volevano un pool party e prenotavano una location a ottobre. Oppure, che volevano un matrimonio elegante e formale in un agriturismo vicino a casa solo perché, grazie alle conoscenze della famiglia, avrebbero ottenuto un prezzo di favore.
L’altro errore è quello di prenotare i singoli fornitori un po’ a caso, senza considerare la giornata nel suo insieme. Quindi si blocca la data e la location, ma solo dopo ci si rende conto che il piano B non supporta completamente il piano iniziale; si sceglie un Dj incontrato a una fiera o su consiglio di un amico, e poi si scopre che forse si preferiva un concerto a fine serata; si sceglie il fotografo bravo e con un buon prezzo, salvo realizzare che non fa le foto spontanee e naturali che piacciono.
Ovviamente non è colpa degli sposi, in questo turbinio di informazioni do la colpa anche ai fornitori. Abbiamo dato così tante informazioni su tutto, spesso in totale opposizione l’una all’alta, che la risposta collettiva è stata la più scontata: ignorarle tutte e fare di testa propria.
Perché alcune idee per il matrimonio arrivano troppo tardi?
Ora provo a rispondere a una domanda che mi tormenta moltissimo: perché durante i preparativi le spose sono portate a concentrarsi su idee ancora troppo antiche, e vedono dettagli contemporanei solo a ridosso della data del matrimonio?
Ho perso il conto del numero di volte che, a pochissime settimane dall’evento, alle spose sono venute in mente idee grandiose. Peccato che per realizzarle serva un fornitore, e un aumento del budget per acquistare materiali specifici o compensare i tempi di lavorazione… e alla fine, rinunciano.
Sia chiaro, non si sta parlando di qualcosa di indispensabile, perché il matrimonio, cioè l’unione tra due persone, avviene lo stesso ed è ciò che importa.
Ma capisco la sensazione di frustrazione che ti prende per quel: “Se solo ci avessi pensato prima”… E, forse, è la frase di rimpianto che ho sentito pronunciare più spesso.
Allora mi viene da fare una domanda precisa…
Quanto tempo prima bisogna definire i dettagli del matrimonio?
Non esiste una data precisa entro la quale tutto il matrimonio debba essere completamente definito. Esiste, invece, un momento in cui è molto utile fare una revisione complessiva della giornata, ed è quando i fornitori principali sono stati scelti ma c’è abbastanza tempo per intervenire.
Se ti serve avere comunque un riferimento, direi che questo momento arriva tra i cinque e i sei mesi prima del matrimonio, quando in teoria i fornitori principali sono già stati prenotati e si può cominciare a delineare la timeline.
Perché tu pensi di essere a posto quando il catering ti dice:
- Ore 16.00 – Cerimonia
- Ore 17.30 – Arrivo in location e inizio aperitivo
- Ore 19.30 – Ingresso in sala per la cena
- Ore 21.30 – Taglio della torta
Gli orari sono corretti (se te lo stessi chiedendo) e aderenti alla realtà, ma non sono sufficienti per definire l’intera giornata del matrimonio. Dove metti i discorsi delle persone? E quando il fotografo potrà fare le foto di gruppo come ringraziamenti? E come avverrà il tuo ingresso? Chi porterà le fedi? Quando partirà la musica? E così via, con tantissime domande a cui questi semplici orari non possono rispondere.
O almeno, non ancora.
Solo conoscendo e analizzando nel dettaglio il matrimonio, pensando a tutti i momenti che ci saranno, si potrà agire per tempo e facendo solo ciò che realmente vi rispecchia. Costruire la Timeline con il giusto anticipo permette di pensare al giorno del matrimonio in una maniera analitica, sapendo di avere tutto il tempo necessario per individuare aspetti mancanti nell’organizzazione e risolverli senza urgenza.
Quando ci sediamo a tavolino e ricostruiamo concretamente la giornata, ci si accorge subito se manca qualcosa, se una determinata idea richiede un’organizzazione diversa, se i vari momenti funzionano bene uno dopo l’altro o se c’è qualcosa a cui non avevi proprio pensato.
Ad esempio:
- ti piacerebbe che ci fossero i discorsi, ma non hai ancora deciso quando
- vorresti un tableau mariage particolare, ma per realizzarlo bisogna ordinare del materiale specifico
- ti piacerebbe consegnare delle welcome bag agli ospiti durante la cerimonia, ma ancora non hai capito chi lo prepara, lo trasporta e lo distribuisce
- hai previsto un cambio d’abito, ma non sai quando è meglio farlo e quanto tempo richiede
Dopo il Timing, invece, tutto sarà perfettamente allineato e tutto funzionerà insieme.
Inoltre, avere questa enorme checklist dedicata solo a te, ti darà la sensazione di avere tutto sotto controllo, e sarai sicura di non esserti dimenticata nulla in quanto hai controllato il progetto nel suo insieme e ora puoi gestire tutto senza stress, sapendo esattamente cosa manca e agendo in maniera mirata.
Pianificare prima non significa decidere tutto prima
Questa distinzione è fondamentale.
La pianificazione non elimina affatto il lavoro sotto data. Ci sono decisioni che non puoi prendere troppi mesi prima per il solo fatto che… non esistono ancora. Il numero degli invitati sarà definito più avanti, la disposizione dei tavoli cambierà ancora, gli orari verranno aggiustati persino dopo le conferme dei fornitori.
Il lavoro di adattamento continuerà anche sotto data, fino a pochi giorni prima. Ma un conto è arrivare a ridosso dell’evento limando i dettagli e sistemando ciò che, per ovvi motivi, non può essere organizzato prima. Un altro è arrivare in ritardo pensando a tutto ciò che ancora manca e passare gli ultimi giorni mettendo una pezza.
Nel primo caso stai gestendo e organizzando. Nel secondo caso stai facendo la sposa pazza che rincorre le dimenticanze.
Come si fa a organizzare il matrimonio come una professionista?
Le professioniste non hanno l’ansia di finire con grande anticipo o di avere tutto pronto un mese prima. Chi di lavoro organizza, sa perfettamente che c’è un tempo per tutto e sa come dividere le decisioni in base al momento in cui devono essere prese.
Ci sono cose che vanno progettate molti mesi prima.
Ci sono cose che possono essere acquistate o prenotate solo dopo che il progetto finale è chiaro e confermato.
Ci sono cose che si potranno realizzare solo nelle ultime settimane.
Se non vuoi implodere nelle troppe decisioni, devi agire così: capisci di cosa hai bisogno e cosa vuoi fare (secondo me la parte più difficile), metti in ordine le tue priorità e solo dopo inizi a organizzare.
Nessuna checklist generica scaricata online e malamente tradotta dall’inglese è utile; sicuramente può essere un buon punto di partenza sapere che devi ordinare le bomboniere e che devi definire il menu e i vini per la cena, ma queste liste non sanno che hai pensato a un momento speciale durante l’aperitivo e che per realizzarlo serve il lavoro di tre persone, un tavolo, una presa di corrente e venti minuti di allestimento.
La differenza tra organizzazione e pianificazione
Organizzazione e pianificazione non sono la stessa cosa.
Un file excel, tante cartelle organizzate per colore, preventivi archiviati con precisione maniacale e scadenze segnate su un’agenda specifica riguardano l’organizzazione. Pianificare, invece, significa riuscire a “vedere” il matrimonio prima che accada, cioè avere una visione d’insieme dell’evento così precisa da sapere quali decisioni devono essere prese oggi e quali possono tranquillamente aspettare.
La pianificazione inizia quando hai un progetto così chiaro che smetti di cercare nuove idee e inizia a realizzare la tua.
Se vuoi costruire la Timeline insieme a me
Il mio servizio Timeline nasce proprio per questo. (Clicca sul link per saperne di più)
Iniziamo a lavorare quando hai già scelto i fornitori principali, ma c’è ancora abbastanza tempo per poter intervenire con calma.
In un appuntamento lunghissimo ricostruiamo insieme la giornata, individuiamo quello che manca, definiamo ciò che può già essere deciso e lasciamo correttamente aperto quello che dovrà essere confermato più avanti.
Questo servizio non serve ad avere un matrimonio completamente finito cinque mesi prima, ma a sapere come gestire tutto ciò che manca. E, credimi, fa una differenza enorme.
Foto di copertina di Paolo Lamperti, coordinamento Colorato di Pink, grucce personalizzate di Sogni a Colazione
