La location che hai scelto per il tuo matrimonio è meravigliosa. Non immaginavi posto più bello e perfetto.
Quando sei arrivata e hai fatto il sopralluogo con il Responsabile della Location (che, attenzione, non ha lo stesso ruolo di un wedding planner e di una coordinatrice) hai subito immaginato quel giorno.
Ti sei vista entrare dal viale, hai subito visualizzato i tuoi amici fare l’aperitivo nel giardino, i balli sotto i gazebo e il taglio della torta in quell’angolino talmente pittoresco che non ha bisogno di nessuna ulteriore decorazione per essere meraviglioso.
Inoltre, anche le caratteristiche tecnico-logistico erano perfette per il tuo matrimonio: prezzo in linea con il tuo budget, catering soddisfacente, distanza giusta dal luogo della cerimonia o da casa, capienza ottimale per i tuoi invitati e splendido panorama.
Hai confermato versando la caparra e prendendo appuntamento per un altro sopralluogo qualche mese dopo, anche per vedere la location dopo l’inverno.
Quasi sicuramente non l’hai vista nel mese in cui ti sposerai tu e, se era autunno forse non sarà stata nemmeno nel suo massimo splendore.
La maggior parte delle location da matrimonio durante l’inverno “vanno in letargo”: non essendo aperte d’inverno, proprietà e responsabili si prendono del tempo per la manutenzione e la cura, il giardino sarà spoglio o comunque meno suggestivo che in piena fioritura… insomma, è ovviamente necessario tornare a pochi mesi del matrimonio per decidere anche tutti i dettagli.
D’altronde, ti sposi in un mese estivo e sarà bel tempo. Alla possibilità della pioggia durante il matrimonio non hai minimamente pensato.
Cioè, ti è passato per l’anticamera del cervello, ma quel giardino talmente bello non ti ha nemmeno fatto considerare l’eventualità pioggia.
E’ maggio e il giorno del matrimonio si sta avvicinando ma… il tempo non sembra essere dalla tua parte.
Hai iniziato a controllare ossessivamente i siti di meteorologia, ogni applicazione esistente, da quella standard di Iphone al sito dell’aeronautica militare (insomma, loro ne sapranno!!!)… FERMATI! STOP!
Preoccuparsi adesso della pioggia durante il matrimonio è inutile!
Adesso siediti che ti devo dire una cosa molto brutta:
non hai alcun controllo sul meteo del giorno del tuo matrimonio.
Mettiti l’anima in pace e smettila di controllare ossessivamente le applicazioni di previsioni meteorologiche, per vari motivi:
- non sono affidabili, soprattutto sul lungo periodo
- cambiano troppo velocemente, addirittura di ora in ora
- sapere in anticipo che pioverà non ti calmerà in alcun modo, anzi, ti creerà ancora più ansia
E tu hai bisogno di calma, non di ansia, e non devi dimenticare una cosa fondamentale: NON HAI ALCUN CONTROLLO SUL METEO
Paradossalmente è la cosa migliore che ti possa capitare e adesso ti spiego perchè.
Hai presente quel detto che dice “se una cosa non la puoi cambiare, è inutile che ti arrabbi”? Ecco, funziona più o meno allo stesso modo.
La pioggia durante il matrimonio non puoi controllarla, ma puoi fare in modo che non diventi un problema.
Ok, mi sto incasinando e mi sembra doveroso spiegartelo meglio: quando qualcosa non puoi controllarla, cioè quando non puoi intervenire praticamente per evitare che accada, puoi “organizzarla” e gestirla.
E’ vero che non puoi impedire fisicamente alla pioggia di scendere, non puoi metterti ad asciugare il prato o alzare la temperatura esterna, ma puoi fare in modo che l’alternativa sia bella quanto l’opzione principale.
Se il responsabile della location ha fatto bene il suo lavoro, durante il primo sopralluogo ti ha mostrato anche gli spazi interni e ha discusso con te di come si gestisce il ricevimento nel caso di pioggia, quello che in gergo si chiama “Piano B”.
Leggi anche: Il piano B in caso di pioggia
E’ una opzione di cui bisogna tenere sempre conto. Paradossalmente bisognerebbe scegliere solo location che siano perfette soprattutto nel caso di pioggia durante il matrimonio, che poi lavorare col sole è facile e viene sempre bene. Mi rendo conto, però, che questo è decisamente controintuitivo e eliminerebbe buona parte delle ville e dei castelli più famosi nel giro del wedding.
Ma a noi non interessa molto quello che si doveva fare prima, perchè c’è una situazione da risolvere.
Il mio lavoro di coordinatrice, infatti, consiste anche nel prevedere e valutare ogni eventuale problematica, decidere come intervenire avendo conoscenza completa dell’evento e di tutti i limiti e i punti di forza della location e dei fornitori che lavoreranno.
Non è che si limita solo alla sistemazione delle bomboniere sul tavolo, spesso mi trovo a dover decidere come agire in alcune situazioni difficili, una di queste è cosa fare quando il tempo è incerto.
Piove o non piove? Si apriranno le nuvole o no?
Quanti lunghi minuti passati a scrutare il cielo, con gli allestitori fermi in attesa di un mio cenno e il responsabile del catering a fianco a me facendo ogni valutazione… o anche discutere con il maitrè che voleva allestire il taglio della torta all’interno perchè le previsioni dicevano che avrebbe piovuto in quell’ora, ma insistere per farlo fuori perchè il cielo mezz’ora prima era terso, senza nuvole (ed era stato così per tutto il giorno)!
In questi casi le applicazioni di meteo sono il male, bisogna solo usare il buon senso e AVERE IL CORAGGIO DI DECIDERE.
Ci sono comunque degli elementi di cui tenere conto per le valutazioni:
- controllare il meteo nei giorni precedenti
- scrutare il cielo con regolarità
- avere buon senso
Ecco, l’ultimo punto è quello che manca a tantissimi operatori.
Ho visto tavoli allestiti comunque all’aperto sotto un cielo interamente coperto e poi pioggia torrenziale subito dopo.
Ho visto tavoli allestiti all’interno per due nuvolette e poi un sole che spaccava le pietre subito dopo.
Ho visto cose che voi spose… (libera citazione)!
Come farai tu a decidere cosa fare in caso di pioggia?
Ah già, ma c’è un problema: se tu ti stai preparando a casa, se la location è lontana da casa tua -e quindi il tempo può cambiare, da una parte può esserci il sole e dall’altra piovere- , se tua mamma è con te a casa, le tue amiche si stanno preparando… chi decide come allestire?
Chi si prende la responsabilità di fare le valutazioni del caso?
La tua testimone? Ne sa quanto te e di sicuro non può decidere per conto tuo cosa fare…
Il responsabile del catering? Forse preferisce non rischiare…
Il responsabile della villa? Non è il suo mestiere… lui si è limitato a mettere a disposizione la villa e ad evitare che catering e altri allestitori possano rovinare qualcosa
Il musicista, la fiorista o altri operatori? Poverini… loro non centrano davvero nulla.
Quindi, non puoi.
Ma non ti devi preoccupare, il mio lavoro consiste nel trovare soluzioni e a tua disposizioni ne hai ben 3:
1- Prepararti alla pioggia
Se tutte le previsioni sono concordi sul brutto tempo e se davvero non c’è alternativa, tanto vale passare tutto a tuo favore: compra degli ombrelli bianchi per i tuoi ospiti (magari concorda con il sito o con il rivenditore un rimborso nel caso in cui gli ombrelli poi non vengano usati), cerca un paio di boot da pioggia per qualche foto divertente, cerca anche un ombrello colorato, magari nei colori del matrimonio, per affrontare la pioggia con stile.
2- Organizza il Piano B
Fissa un ulteriore sopralluogo con il responsabile del catering e con il responsabile della villa e decidi con loro il piano B: fatti spiegare dove verranno messi i tavoli, dove verrà fatto l’aperitivo e cerca la soluzione migliore.
Ti anticipo subito che questa opzione non ti piacerà: sarà scomoda, poco fluida e lontana dall’idea che avevi del tuo matrimonio, ma sarebbe stato peggio improvvisare all’ultimo.
3- Chiamami
La cosa migliore in questi giorni di tempo incerto è avere al tuo fianco una persona di fiducia che conosca tutti gli aspetti organizzativi e tecnici -inclusi pregi e difetti della location- e li riesca a fondere perfettamente con il tuo desiderio di matrimonio.
Valuteremo insieme ogni alternativa possibile, farò io per conto tuo -o insieme a te- un sopralluogo e ti presenterò tutte le alternative per ogni evenienza. Non solo pioggia, ma anche caldo, vento o qualunque altro agente atmosferico! Quindi sarò in location a controllare il tempo, scruterò per te il cielo e realizzerò il piano migliore secondo tutte le condizioni, piano comuqnue che abbiamo deciso insieme.
Forse non sarà il tuo preferito, me ne rendo conto visto che tu volevi fare tutto nel parco, ma se piove non possiamo fare altro che trovare il compromesso migliore per tutti: sposa, invitati e anche i fornitori.
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Il rischio pioggia ti sta facendo agitare più del previsto? Controlli ossessivamente le previsioni?
Cosa puoi fare adesso?
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