Bello il matrimonio, bellissima l’idea di organizzare tutto.
Diventa tutto un po’ meno bello quando si comincia a fare il conto delle spese, dei fornitori coinvolti, degli ospiti presenti e di tutte quelle cose che vanno pagate.
Sposarsi costa – caro- e non è una sorpresa, ma un conto è parlarne in astratto l’altro, calcolatrice alla mano, è fare i conti e pensare che tra un po’ di mesi dovrai fare bonifici con importi che mai più vedrai così spesso nella tua vita.
Però… si è in ballo e bisogna ballare.
La voce più importante di tutte è il costo del pranzo di nozze.
Se vuoi avere un calcolo spannometrico di quanto ti costerà il matrimonio, sappi che il pranzo di nozze è solo il 40% di quello che spenderai in totale.
Ed ecco che, al momento di fare i tavoli e i relativi conti, ti rendi conto che bisogna pagare il pranzo a fotografi e musicisti.
A seconda delle persone coinvolte, potresti dover pagare dai 4 agli 8 coperti in più.
Facciamo di nuovo i conti della serva? 8 persone per un menù da € 100, sono € 800 in più che non avevi inizialmente previsto.
Ma come?
Già gli paghi il lavoro, il tempo che escono e in più devono sedersi comodi comodi e mangiare tutto quello che mangiano gli altri, pagando pure il pranzo per loro?
Sì.
Te lo ripeto.
Bisogna pagare il pranzo a fotografi e musicisti?
La risposta è Sì.
Fotografi e operatori video, musicisti, wedding planner, animatori, cantanti e anche la fiorista che resta tutto il giorno a spostarti gli allestimenti hanno il sacrosanto diritto di mangiare e bere e riposarsi un attimo durante il lavoro.
Punto, non c’è alternativa.
Capisco perfettamente che il costo totale sia alto, che siano altre persone a cui pagare il pranzo visto che già stai pagando loro anche il servizio… ma la verità è che queste persone stanno lavorando per te e che sono lì tutta la giornata.
Tutti i fornitori sono impegnati da molto prima della cerimonia.
Fotografi e operatori video sono con te appena inizi a prepararti e ti salutano poco prima che vadano via tutti i vostri amici, a serata inoltrata.
Io come wedding planner sono in piedi da molto prima per controllare che tutto proceda come concordato dal timing.
La fiorista va ad allestire almeno due ore prima della cerimonia e se sta con te tutto il giorno per spostare gli allestimenti vuol dire che andrà a casa almeno dopo il taglio della torta.
E anche se i musicisti suonano solo quando ci sono gli ospiti, sono in giro da molto prima, almeno un’ora prima del tuo arrivo per poter montare in santa pace e fare tutti i test necessari. Mica arrivano un secondo prima che voi iniziate a ballare e si limitano ad attaccare il PC!
Perché quello che non si vede è che tutti sono già in pista e operativi mentre tu ti stai preparando.
È giusto e doveroso che gli venga offerto cibo e ristoro.
Che poi, siamo italiani.
Noi italiani col cibo ci andiamo a nozze.
Non solo offrire il caffè è una abitudine consueta, ma se un amico ci viene a trovare a casa poco prima di cena e la chiacchiera va avanti, lo guardiamo e gli diciamo “mettiamo su un piatto di pasta?” anche se abbiamo il frigo vuoto.
Come puoi pensare di non pagare il pranzo a fotografi e musicisti, di non dare da mangiare a persone che stanno lavorando per te per tutto il giorno?
A me sembra follia.
Chiedi appoggio al catering
Ma non disperare della spesa che non avevi calcolato perché c’è una soluzione.
Devi sapere che per il catering o per il ristorante aggiungere 5/6 coperti in più non è un problema.
Fanno da mangiare per un esercito, è sempre previsto il ripasso per ogni portata, ti garantisco che non è un problema fare dei piatti in più.
Per questo motivo, è uso applicare un prezzo di favore allo staff che lavorerà al tuo matrimonio.
Il prezzo di favore che ti fanno pagare il pranzo per i fotografi e lo staff è di due tipi:
- il 50% del costo del menù, e lo staff mangia le stesse cose che mangeranno i tuoi ospiti
- un prezzo fisso per un menù più leggero, (eventualmente il menù bambini)vo un menù diverso, ridotto ma non meno sostanzioso.
Quale formula è migliore, di solito, è già decisa a monte dalla struttura che scegli.
Se la tua location non ha questa opzione, prova a proporgliela tu stessa, chiedendo appunto uno sconto per gli operatori nelle due forme sopra elencate.
Nella mia esperienza e in 7 anni di matrimoni ho sempre mangiato lo stesso menù degli invitati e i miei clienti lo hanno pagato al 50%.
Lo staff che lavora al tuo matrimonio, di solito, spizzica qualcosa dal buffet dell’aperitivo e quando si siede ne approfitta soprattutto per riposarsi.
Spesso non si mangia nemmeno i due primi e il secondo che vengono serviti. Non perché non piacciano, anzi, ma perché hai scelto dei professionisti e sanno perfettamente che sono lì per lavorare.
Ho visto fotografi che hanno mangiato il risotto freddo (e in quel caso il maitre gliel’ha riportato caldo) perché mentre veniva servito gli sposi sono stati coinvolti dagli amici per dei giochi ed erano pronti a scattare foto indimenticabili.
Io stessa, più volte, ho interrotto il pranzo perché bisognava far qualcosa.
Ma non è un problema: siamo lì per lavorare, si lavora.
Sapere però di potersi fermare un attimo, mettere le gambe sotto il tavolo e mangiare qualcosa per ristorarci è dovuto per il rispetto del lavoro.
I tuoi fornitori saranno molto più felici di lavorare se si sentono trattati bene.
Sei preoccupata che vengano al tuo matrimonio per scroccare il pranzo e che pensino solo a mangiare?
Forse devi rivedere la professionalità delle persone che stai ingaggiando.
Ripeto: dare da mangiare a chi sta lavorando per te è cortesia e buona educazione,
Qualche consiglio per gestire al meglio il tavolo dello staff
Non ti preoccupare del tavolo dello staff: a chi lavora serve solo un posto dove appoggiare le proprie cose, sedersi e mangiare un boccone in pace.
Se è un po’ nascosto, defilato dal resto degli ospiti, è anche meglio: possiamo così tutti rilassarci e scaricare un po’ di tensione.
Se è un po’ nascosto, puoi anche evitare il centrotavola o altri decori. Sul tavolo dello staff sono perfettamente inutili e se il tavolo non è nel mezzo della sala (quindi non rovina l’impatto estetico), è un costo in meno da affrontare.
Lo staff non si aspetta la bomboniera: se arriva, ovviamente, è gradita, ma stai tranquilla che nessuno se la aspetta.
Se ti avanzano e hai piacere a donarla è un conto, ma calcolarne apposta per le persone che lavoreranno per te non serve.
Sai cosa accade se decidi di non pagare il pranzo a fotografi e musicisti?
Ok, ti ho spiegato fino a qua perché è bene prevedere il tavolo per lo staff.
Sai cosa accade se decidi di risparmiare qualche centinaio di euro e non pagare il pranzo a fotografi e musicisti?
I fornitori lavorano male e non si sentono apprezzati.
Li metti in seria difficoltà: non hanno un luogo dove appoggiarsi e rilassarsi e finiscono per nascondersi in qualche ala della villa cercando un momento di pace.
Se non li hai avvisati, finiscono comunque per rifornirsi al buffet e mica puoi arrivare a gamba tesa urlando “no, tu non mangi!”
Se li hai avvisati e si sono portati un panino o una schiscetta, rischi di vedere scene folli con lo staff appoggiato dove capita, nascosto, mentre mangiano quasi sentendosi in colpa quello che si sono portati da casa.
In generale, serpeggerà del malumore.
E, perdonami se te lo dico, non sembra normale ne elegante.
Quando organizzo o coordino un matrimonio, prevedo sempre che lo staff sia messo nella migliore condizione di lavorare.
Se tutti sono sereni, daranno il 110%, sentendosi apprezzati e appagati.
Questo non accade anche a te, quando lavori? Dimmi se sbaglio…
In ogni caso, gestire il tavolo staff, spiegare al catering come prepararlo, preoccuparsi dei dettagli logistici è di solito la classica cosa che puoi delegare a me al grido di “ci pensa Claudia”.
Il coordinamento del matrimonio, infatti, serve a toglierti dubbi di questo tipo e problemi sia durante i preparativi del matrimonio che, soprattutto, il giorno stesso.
I problemi di qualunque tipo, persino quelli con un fornitore poco pratico a gestire la situazione in cui si trova e che ha bisogno di aiuto ma non sa a chi rivolgersi.
E tu… sei impegnata a sposarti!
Cosa puoi fare adesso?
Per scoprire se il giorno del tuo matrimonio sono libera e potrò aiutarti con il coordinamento, Clicca qui e compila il form nella pagina dei contatti.
Oppure, se vuoi scoprire i materiali gratuiti che puoi sfruttare per organizzare il matrimonio, clicca qui e vai alle risorse gratuite.
