Su come lavora una wedding planner c’è sempre un gran mistero.

Spesso il nostro lavoro viene scambiato per un evento mondano e iper romantico, sempre in giro per eventi e degustazioni… impegnate a fare composizioni di fiori, scrivere partecipazioni o accompagnare i futuri sposi a commoventi prove abiti.

Sicuramente c’è una parte di verità in tutto questo ed è innegabile che spesso ci sia bisogno della presenza fisica della wedding planner durante l’organizzazione di un matrimonio. Quello che invece non si vede è tutto il lavoro d’ufficio, di pianificazione fatto con pc e agenda, gambe sotto la scrivania e comfort food a far compagnia.

La mia giornata lavorativa inizia verso le 10 della mattina.
Lo so, me la prendo con calma, ma il mio capo non si arrabbia… capisce perfettamente la mia indole di gufo.
Dicevamo…. Caffè e aggiornamento social, fondamentale.

Poi prendo l’agenda e controllo la to-do list giornaliera.

agenda filofax personal verde inglese
Note tecniche per le plannerine che mi seguono: io uso una Filofax formato personal, in pelle verde inglese con refill giornaliero.
Sulla giornata vicino all’orario segno tutti gli appuntamenti, sia quelli privati (amiche, visite, impegni famigliari) che quelli professionali (incontro con i clienti e fornitori, call via skype). Mi è fondamentale sapere come sarà strutturata la giornata fuori casa per pianificare, poi, le cose da fare “in ufficio”.

Ho messo “in ufficio” tra virgolette perchè, come wedding planner, ho scelto di avere l’ufficio a casa… quindi, fondamentalmente, non faccio tanta strada per raggiungere il luogo di lavoro ^_^!

All’inizio di ogni mese, in agenda, ho creato una pagina con un breve riepilogo delle cose da fare…. che devo fare in quel periodo ma non in un giorno specifico (ad esempio le vaccinazioni del cane o per ricordarmi i compleanni in tempo).

Mi segno la lista delle cose da fare e quelle che mi devo ricordare, invece, su un post-it appiccato su ogni singolo giorno. Faccio un quadratino e poi scrivo l’attività.. che sia l’argomento del post del blog, la telefonata da fare, una cosa da ricordare. Quando l’attività è completata, spunto la lista.

A fine giornata controllo le attività non completate e le copio su un nuovo post-it, che appiccico sul giorno lavorativo seguente.

wedding planner che usa i post it

Questo metodo, affinato in tanti anni di pratica, per me e il mio modo di lavorare, funziona.
Io mi porto l’agenda dovunque, è sempre in borsa e mi permette di lavorare sempre, soprattutto grazie a smartphone e tablet. Quindi ogni tanto faccio le mie ricerche e gestisco le telefonate con i fornitori anche, ad esempio, dal divano della mia mamma.

Nonostante mi possa definire una giovane donna tecnologica l’agenda è una cosa che devo avere cartacea, con gomma e matita e, al massimo, la BIC rosa.

Questi sono i lati positivi del lavoro autonomo, di chi ha scelto di essere capo di se stessa.

Come gestisco, invece, gli appuntamenti? Se devo incontrare un fornitore è facile, hanno sempre un luogo fisico dove poterli raggiungere e quindi io vado da loro.

Nel caso di appuntamenti coi clienti, mi piace trovarci in piccoli bistrot o pasticcerie. Anche in Italia ormai è diventata abitudine fare incontri di lavoro in luoghi più informali, davanti ad una tazza di the e dei biscotti. Oppure, direttamente in location con i fornitori.

Ammetto però che alcuni miei clienti li seguo… via Skype. Soprattutto quando si tratta di coppie che vivono all’estero e che saranno qui solo per il tempo del matrimonio.

Come vedete, di glamour c’è ben poco durante la fase organizzativa e di pianificazione… cioè il 90% dell’organizzazione di un matrimonio!

Resta che… amo il mio lavoro!

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