Pianificazione: il diktat della libera professionista

Pianificazione is the new black

In questo articolo (Giorno del matrimonio: quello che nessuno ti dice) avevo promesso un post dedicato alla pianificazione e Claudia, una lettrice, l’ha richiesto a gran voce nei commenti.

Ogni promessa è debito e comunque fa parte delle mie competenze essere “organizzata”. Alla fine sono una wedding planner e chi, meglio di me, che della pianificazione ne ha fatto un lavoro?

Premessa: c’è da dire che io pianifico quasi ogni cosa. Persino i tempi per prepararmi prima di una uscita. Nella mia testa creo un diagramma di flusso e un timing, più o meno elastico rispetto agli impegni, dopo aver valutato ogni aspetto e includendo ogni variante.
Esempio: oggi devo uscire alle 11.15, quindi prima devo programmare il post sul blog, quello su Facebook, rispondere alla mail, farmi la doccia e vestirmi (automaticamente questo mi porta ad avere il tempo suddiviso per ogni attività). Poi, subentrano le variabili e quindi il mio diagramma di flusso. Oggi sarò in giro con Dafne: se la posso portare in radio con me allora la giornata va in un modo, se non posso e devo riportarla a casa, allora ovviamente mi cambiano i piani.

Non lo faccio apposta, non sono una fissata, è proprio uno schema mentale che mi porto dietro da sempre.

Io devo sapere cosa devo fare, più o meno da quando mi alzo a quando andrò a letto. Non sono fissata, la rigidità è un errore, gli impegni sono sempre molto elastici e modulabili per gli imprevisti che compaiono durante una giornata Ma non sapere cosa accadrà, non sapere qualcosa mi “manda fuori”. Espressione poco professionale ma che rende bene l’idea. Sì, credo anche di avere anche un leggero problema di “mania di controllo”, ma so che mi verrà perdonata!

Come faccio, quindi, a non perdere di vista le cose da fare?

Semplice: liste di due tipi + alcuni strumenti per non perdere di vista gli obiettivi di lavoro.
Non è il metodo definitivo per programmare, ma la mia personalissima tecnica che ho affinato dopo mesi e mesi di prove e tentativi.

AGENDA GIORNALIERA: uso una Filofax formato personal, per me il giusto compromesso tra spazio per scrivere e comodità di trasporto.

Questa contiene gli appuntamenti e gli spostamenti. Scritti rigorosamente a matita per poterli cancellare e riscrivere. Averli segnati mi permette di incastrare poi le cose da fare nel tempo che intercorre tra un appuntamento e l’altro. Proprio come dicevo prima.
Se devo uscire di casa alle 11.15, so che fino alle 10.30 ho tempo di lavorare al pc e il tempo che mi serve per fare alcune cose della lista è di circa due ore. Automaticamente è semplice dedurre che per le 9 devo essere almeno sveglia e stare già prendendo il caffè.

Per tenere traccia della infinita to-do list, invece, uso una mia personalissima evoluzione del bullet journal.

Il bullet journal, abbreviato anche in bu-jo, è un quaderno con la lista delle cose da fare.
A prima vista potrebbe sembrare strutturato come un’agenda, in realtà è più un blocco per gli appunti molto ordinato.
Può essere diviso per giorni o per argomenti. Quando il giorno finisce, si cancellano le cose fatte e si riportano quelle non completate nel giorno successivo.
Nei vari gruppi su FB dedicati alla pianificazione, però, sembra essersi trasformato in una mania decorativa e le ragazze che lo tengono, oltre ad usarlo solo per cose personali (alimentazione, allenamenti, progressi, memo), passano più tempo a scriverlo bene a trovargli il giusto lay out invece di renderlo pratico.

Dopo vari tentativi (e quaderni comprati), ho trovato la mia salvezza. I POST-IT (sì, ho scoperto l’acqua calda).

I POST IT formato GRANDE sono la mia vera salvezza, la mia evoluzione del bullet journal.
Sono poco più piccoli della pagina dell’agenda formato personal, quindi comodissimi da attaccare sopra gli appuntamenti, trasformandosi in una specie di pagina aggiuntiva riposizionabile.
Faccio un quadratino, scrivo la cosa da fare appena mi viene in mente e la cancello appena completata. Quando la maggior parte della lista è cancellata, ricopio le cose non fatte su un nuovo post-it e sposto tutto al giorno dopo.
Se, per qualsiasi motivo (imprevisti gravi, malattia, poca voglia di lavorare -capita anche questo-), le attività cancellate sono pochissime e la lista è ancora quasi intonsa, sposto tutto il post-it senza perdere tempo a ricopiarlo.

I POST IT formato piccolo, anzi, gli #SPOST-IT. No, non l’ho inventato io il nome ma Veronica Benini di Stiletto Academy e la sua Insplagenda (cercate info su Google).
Sono dei piccoli post-it, stampati (e lo si può fare a casa) per appunti veloci di cose da fare nel futuro.

Cioè… se devo chiamare per fissare una visita ma in orari e giorni particolari, oppure devo ricordarmi di fare una cosa per il blog ma solo quando ne ho fatte altre ma se non me lo segno rischio di dimenticarmene e devo comunque farlo entro una certa scadenza, oppure devo ricordarmi di comprare qualcosa, allora uso questi post-it piccolissimi, molto carini che ben si incastrano con la pagina.

Esempio pratico: venerdì pomeriggio farò un giro al Creattiva di Bergamo. Mi sono venute in mente delle cose che devo cercare… quindi ho usato uno #spost-it dal titolo “comprare” per non dimenticarmi nulla!

Infine… I MIE AMATI QUADERNI. A RIGHE. Ho una fissa per i quaderni che mi porto dietro dai tempi della scuola. Possibilmente a righe. E di colore grigio. Quelle nere, mi irritano. Ok, prendimi pure in giro.

Questi sono vari, disordinati e vengono usati soprattutto per appunti veloci, per scrivere i piani per conquistare il mondo, segnare to-do list che non farò mai, programmare idee. Sono volutamente creativi, pasticciati, colorati. Sono organizzata ma ho un mio personalissimo concetto di ordine. Tanto, questi non escono dal mio tavolo della cucina ufficio.

E tu? Come ti organizzi il lavoro?
Se sei una libera professionista come me, sicuramente avrai un tuo metodo collaudato, perchè vita lavorativa e privata si incastrano in maniera fortissima tra loro. Come gestisci la pianificazione di tutte le cose da fare?

Fammelo sapere nei commenti qui sotto!

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