Le 9 cose di cui non ti devi preoccupare quando assumi una coordinatrice (cioè, me!)

Quando inizi ad organizzare il tuo matrimonio pensi che sia una cosa semplice.

Scegli la data, prenoti il luogo della cerimonia e la location con il catering.

Poi ti preoccupi delle bomboniere, del fiorista, degli abiti, del fotografo, dell’eventuale macchina e della musica.

Insomma… cosa ci vuole?

Fin qui tutto bene.

Poi inizi a guardare i siti dedicati ai matrimoni, da blog internazionali come Style Me Pretty fino alle bacheche su Pinterest, e scopri che intorno a questi macro servizi esiste un mondo che non conoscevi.

Un mondo fatto di dettagli, di ricerche maniacali, di temi del matrimonio, di colori da abbinare e di dilemmi ai quali non avevi mai nemmeno pensato.

Il delirio assume toni folli quando entri in contatto con altre spose come te, trovate nei gruppi Facebook, che ti vanno venire ancora più dubbi e la to-do list delle cose da fare si allunga.

I giorni passano, la data del matrimonio si avvicina, tu hai preparato un sacco di piccole cose e… cosa ne fai, adesso?

Non sai come fare a gestire questi aspetti organizzativi

Hai letto che al matrimonio di una ragazza nessuno ha firmato il guestbook che aveva fatto arrivare dall’america o che il ristorante non ha organizzato il taglio della torta come voleva un’altra ragazza perché non si sono ricordati di portare le stelline scintillanti e i palloncini.

Queste sono piccole tragedie.

Forse adesso, se sei agli inizi dei preparativi, ti sembrerà strano, ma dopo tanti mesi passati a scegliere con grande impegno e attenzione ogni singolo aspetto e ogni singolo dettaglio, a immaginartelo, a costruirlo nella tua testa, la tua reazione sarà molto simile.

Sappi che ti capisco. Quando ti impegni per organizzare il tuo grande giorno e ci metti davvero il cuore, vuoi che sia perfetto!

Quindi, a chi affiderai la cura di questi dettagli?

La domanda ti sta attanagliando.

Tu hai già capito che quel giorno non potrai seguire questi aspetti perché sei la sposa. Mentre la tavola viene apparecchiata e allestita tu ti starai truccando e preparando, quando viene sistemato il tableau in sala ti starai sposando e mentre stanno preparando il taglio della torta tu sarai impegnata a ballare e ridere e passare tanti bei momenti con i tuoi invitati.

Quindi non riesci a trovare una soluzione.

In location ti hanno detto che non hanno problemi a sistemare alcune cose, ma ti hanno fatto capire che se hai bisogno di aiuto in maniera mirata dovrai pagare un supplemento e che, comunque, fuori dalla chiesa non ci sarà nessuno.

Affidarti a mamma, sorella, suocera e amiche? Mah… se hai letto l’ebook gratuito che ho scritto “i 10 motivi per cui tua mamma e tua sorella ti stanno rovinando il matrimonio” ti sei già risposta da sola.

Se, invece, non l’hai ancora fatto, puoi scaricare gratuitamente l’ebook cliccando qui “Scarica ora eBook gratuito” e compilando il form.

Scoprirai, attraverso tanti piccoli aneddoti raccolti in questi anni di lavoro, che le persone più care della tua vita non sono proprio le persone migliori a cui affidarsi nel giorno del tuo matrimonio.

Le 9 cose di cui non ti devi preoccupare quando assumi una coordinatrice (cioè, me!)

Ci sono delle cose di cui non ti devi preoccupare quando sei la sposa perchè, appunto come detto prima, non hai davvero modo di controllare nè di organizzarle.

La soluzione a questo problema è molto semplice, più immediata di quello che puoi pensare: assumi una coordinatrice.

Ti sembrerà una follia, un pensiero controintuitivo, ma affidarti ad una professionista che conosce il mondo dei matrimoni come le sue tasche, che ci lavora da tanti anni e che ti possa aiutare a coordinare e controllare tutti questi dettagli è davvero la soluzione che ti cambierà il giorno del matrimonio e tutti i preparativi.

Cercare di spiegare in maniera astratta il lavoro della wedding coordinator è sempre difficile, quindi ho scelto di provarci usando esempi.

Ti racconto cosa faccio io mentre tu… fai la sposa.

Ritiro gli allestimenti direttamente a casa tua

Le bomboniere che hai ordinato, i piccoli segnaposto che hai preparato all’ultimo, i confetti che non sapevi dove portare e tutto quello che riguarda allestimenti e preparazioni.

Ma anche le fedi, le scarpe di ricambio e il rossetto per i ritocchi.

A chi li affidi? A tua mamma, che è più nervosa di te, alle tue amiche, emozionate ma più felici di una giornata di festa?

La domanda da farsi è  semplice: chi porta tutte quelle cose alla location e alla cerimonia?

Finora gli sposi sono sempre andati qualche giorno prima in location o al ristorante a lasciare scatoloni con il materiale che poi servirà il giorno del matrimonio.

Ma se, malauguratamente, non si ha tempo o ci si dimentica qualcosa?

Forse avere una persona lucida, che conosca tutta la giornata come te, che sappia esattamente a cosa serve ogni singolo oggetto, quando dovrà essere usato e come dovrà essere posizionato, non è meglio?

Consegna dei libretti messa

Preti con il testo della cerimonia stampato su fogli A4, lettori senza libretti, sposi con un libretto in due.

Chi si occupa di fare in modo che i libretti messa siano posizionati correttamente? La fiorista te li può portare in chiesa e disporre sulle panche, ma è bene anche che gli attori principali della cerimonia (passami questo termine) siano aggiornati e pronti a seguire e a partecipare alla funzione.

Gestione del corteo durante la cerimonia

Damigelline, paggetti, damigelle grandi. Ma anche invitati che ti aspettano seduti, musicisti pronti a suonare e fotografi pronti a scattare.

Come si fa fare in modo che tutto sia in ordine?

Le tue testimoni saranno sedute al loro posto, anche la tua mamma che ti vuole vedere scendere dalla macchina poi dovrà correre al suo posto per non perdere l’ingresso della sua bimba con il papà.

Fuori, ad aspettarti, ci sarò io. Mentre la mia assistente chiederà agli ospiti di entrare e avviserà musicisti e fotografi di tenersi pronti, darà un occhio alle damigelline e controllerà che il cuscinetto con le fedi non venga malauguratamente appoggiato da qualche parte per errore, io ti sistemo il velo, lo strascico, il bouquet e ti faccio entrare al momento giusto.

Nessuno stress per nessuno, solo tanta, tanta emozione.

Ritiro di piccoli allestimenti nel luogo della cerimonia

È abbastanza comune l’usanza di riutilizzare parte degli allestimenti durante tutta la festa.

Nel caso di cerimonie nelle sale del comune, è il comune stesso che chiede di non addobbare troppo la sala, spesso già molto pomposa e elegante di suo e con altri matrimoni nella stessa giornata.

Nel caso delle chiese, i parroci stessi non vogliono più che le chiese siano troppo decorate. Ti chiedo solo, salvo richieste diverse, di non togliere gli addobbi sull’altare. A volte è il prete stesso che ti dice di non lasciare nulla e di rimettere tutto in ordine, se non hai indicazioni di questo tipo, di solito, gli allestimenti sull’altare sono donati dagli sposi al santo della chiesa in cui si è svolta la funzione.

Ma: decorazioni sulle panche, ai lati del portone principale, all’ingresso per delimitare la navata sono tutte cose che si possono poi riutilizzare sul buffet al ristorante, durante il taglio della torta o per decorare alcuni angoli.

La fiorista non sempre riesce a fare questo spostamento, tua mamma magari si dimentica, li regala alle zie e alle altre amiche, le amiche sono vestite bene e non vogliono sporcarsi.

 

Consegna degli allestimenti al ristornate

Tableau che hai preparato la sera prima, le candeline scintillanti che hai lasciato a casa di tua sorella e hai ritirato solo oggi, un particolare allestimento che deve essere usato sia durante la cerimonia che al ristornate… chi si ricorda tutto?

Te ne occupi tu o, peggio, chiedi alle solite amiche.

Fiorista? Maitre e responsabile di sala? Tocca davvero a loro?

Lo fanno, per aiutarti, ma non fa parte dei loro compiti.

Controllo della confettata

Un momento molto importante di ogni matrimonio, la confettata. Sempre più bella, più scenica e molto curata, la confettata per funzionare deve rispettare alcune regole.

Deve avere dei gusti particolari, deve avere dei sacchettini per consentire agli ospiti di portarsi via i confetti e gustarli con calma a casa ma, soprattutto, deve essere sempre in ordine.

I gusti siano riforniti quando finiscono. Che i sacchettini siano sempre disponibili. Che sia “in ordine”, senza cucchiai che girano per il tavolo, spostati o spariti.

Se no, tutta la cura che hai messo nella scelta dei vasi e dei colori va a farsi benedire dopo il primo minuto.

Spesso i vasi per i confetti non sono fatti per contenere tutta la scatola; viene quindi riempita, la scatola “nascosta” e nessuno si occupa di riempire il vaso quanto termina. Alcuni ospiti resteranno senza confetti, tu ti ritroverai a mangiare confetti anche dopo essere tornati dal viaggio di nozze.

I camerieri? Non fa parte dei loro compiti.

Le tue amiche? Magari stanno già andando via, sono impegnate a ballare oppure si stanno riposando e rilassando con gli altri amici o i compagni.

Organizzazione del taglio della torta

Hai speso tempo per trovare e decidere la wedding cake più bella.

Hai fatto bene: è il momento finale del matrimonio, quello che tutti ricordano. La torta resta nelle foto, viene fotografata da tutti ed è giusto che sia perfetto.

Serve la musica adatta, serve la luce perfetta e la scenografia che sappia far risaltare la torta e voi, serve qualcuno che informi gli ospiti di cosa sta succedendo e fornisca loro eventuali accessori che hai organizzato. Penso alle candeline scintillanti, ai palloncini o alle lanterne volanti.

Rendersi conto mentre stai tagliando la torta che non è tutto pronto, che manca qualcosa, che

Assistenza con il kit della sposa

Il rossetto per il ritocco prima delle foto.

Il fazzoletto per asciugare qualche lacrima.

Gli occhiali di ricambio dopo una giornata intera passata con le lenti a contatto.

Un analgesico per qualunque dolore o problema che può capitare.

Ma anche le chiavi di casa, la patente, dei contanti in caso di emergenza.

Preparare un kit di emergenza è sempre una buona idea, soprattutto quando sei fuori casa tutto il giorno e non hai con te la tua fedele borsa (che di solito contiene tutte queste cose, e anche di più).

Affidalo a me. Sono a tua disposizione, sono vicino a te per qualunque cosa. Ho visto spose affidare il kit alle amiche e inseguirle disperate perché, giustamente invitate, erano impegnate a ballare o a farsi le foto nel giardino della villa.

Oppure mamme che l’avevano dimenticato a casa, che non si erano ricordate dove l’avevano messo, che devono salutare la sorella che vedono sempre troppo poco durante l’anno per stare dietro… a te.

Evitare di impazzire è semplice: preparala e consegnamela. Sarà in ottime mani.

Riordino prima della fine della festa

Lunghi mesi di preparativi e tutto vola troppo in fretta.

La festa sta terminando, hai le scarpe che ti fanno male, senti scendere l’adrenalina (quella cosa misteriosa che non ti ha fatto sentire fame, sete, caldo o freddo) e salire la stanchezza, una reazione chimica normalissima.

Hai saldato gli ultimi conti, ti sei attardata in location con gli amici rimasti e… ti rendi conto che devi sistemare tutto: caricare il tableau in macchina, raccogliere le bomboniere avanzate, i confetti rimasti, i vasi che hai chiesto in prestito a tua zia…

Oppure no.

Oppure finisci di divertirti, di salutare i tuoi ospiti, sali in macchina e te ne vai. Qualcuno ha già pensato a ritirare tutto, a conservarti alcuni memorabilia, a controllare di non dimenticare nulla.

La fata del matrimonio? Più o meno… la tua wedding planner. Io.

 

La recensione che mi hanno lasciato Antonella e Riccardo, gli sposi di questo giugno, è forse la più rappresentativa del servizio di coordinamento.

Te la lascio leggere qui sotto, anche se puoi trovarle tutte direttamente sulla pagina Facebook “Colorato di Pink” nella sezione Recensioni.

 

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