Il lato oscuro del mondo delle wedding planner

Quando mi capita qualcosa di molto strano, di inusuale, di diverso, sento il bisogno di condividerlo con te che passi dal mio blog alla ricerca di consigli.

Parlo spesso di consigli organizzativi, nei miei post cerco di darti nozioni, info e trucchi per affrontare al meglio i preparativi del matrimonio. Se un mio post è servito, almeno un pochino, ad aiutarti a realizzare il tuo grande giorno, sono molto soddisfatta.

Però è bene che ti racconti anche chi sono io e come lavoro. Perché mi rendo conto che c’è tanta, tantissima confusione e approssimazione sul campo.

Prima una doverosa premessa.

Faccio la wedding planner.
Ho aperto la mia agenzia nel marzo 2012.

La mia formazione organizzativa risale al 2002, quando ho iniziato la mia carriera professionale prima nell’organizzazione degli eventi e poi con la collaborazione con un catering.

Diciamo che le ossa me le sono spezzate fatte direttamente sul campo.

Ho fatto un unico corso “tecnico” di wedding planner nel lontano 2007/2008. In generale ho sempre preferito il confronto con altre colleghe, imparando direttamente da chi aveva più esperienza di me, rubando le cose intelligenti e evitando di fare i loro stessi errori.

Parallelamente a questa formazione, ho partecipato a corsi che non c’entravano nulla con il wedding ma con l’imprenditoria in generale. 

Perché quello che le wedding planner dimenticano è che, prima di essere organizzatrici di matrimoni, sono delle dannate imprenditrici.

Quando aspiranti colleghe mi chiedono quali corsi seguire, purtroppo non so bene cosa rispondere.
Con un pizzico di presunzione, leggendo i corsi disponibili, ho sempre pensato che nulla poteva battere la mia formazione sul campo, ormai davvero decennale (mamma quanto sono vecchia!)

E nonostante tutti questi anni di esperienza, capita sempre qualcosa che mi costringe a “imparare”. E si tratta sempre di un evento che non avrei mai mai e poi imparato ad un corso. Perché la vita, si sa, è molto più ironica e imprevedibile della realtà.

Tutta questa premessa per raccontarti come lavoro io e cosa, invece, spesso, mi trovo a combattere.

In questi giorni di luglio sto facendo ricerca location per ben due nuove coppie di clienti del 2019.

Entrambe si sposeranno nell’estate del 2019, quindi un anno prima è il momento migliore per cercare la location.

In generale, appena decidi di sposarti, il primo passo da fare è quello di decidere la Sacra Triade: data-location-tipo rito.

Come funziona una ricerca location?

È semplice: mi dai alcuni parametri da rispettare, io cerco la location più adatta alle tue esigenze.

Facile? Abbastanza.
Veloce? No, per niente

Perché le location non rispondono quasi mai subito. Anche se a scrivere è una wedding planner.

Passano dei giorni, vanno sollecitate, vanno quasi inseguite.

Quando rispondono non danno tutte le informazioni,ti invitano sempre ad andare a vederle (anche se magari sono piuttosto lontane da te, fuori budget o non adatte per mille altri motivi).

Ancora più spesso non sanno nemmeno loro cosa dirti al telefono o cosa scriverti via mail, come se avessero paura a darti tutte le informazioni di cui hai bisogno perché temono tu sia un concorrente.

La cosa che ogni volta mi sconvolge è sentirmi dire “mi raccomando, vieni prima tu da sola così parliamo di prezzi”.

E IO, OGNI VOLTA, RIMANGO ALLIBITA

Perché una wedding planner dovrebbe andare prima in una location per parlare di costi?

Ovviamente puoi arrivarci da sola. 

Per il guadagno extra che ne deriva.

Guadagno extra a tue spese.

La location, ad esempio, ha un affitto di € 1.000.
Oppure il catering chiede a persona € 70.

Quando sei lì con la wedding planner che hai scelto la location costerà € 1.200 oppure il catering costerà € 75 a persona.

Capito?

Ci si vede prima per accordarsi sul prezzo.

Un po’ come quando hai detto una mezza bugia e chiami prima la tua amica per farti reggere il gioco. Il trucco è accordarsi prima.

Magari sei cascata anche tu nell’illusione della “wedding planner gratis”, anche se pensavo che la categoria fosse in via di estinzione. 

Quando rispondo “no no, non c’è alcuna fee per me, il mio compenso è pagato dagli sposi quindi possiamo venire insieme da subito” mi sembra sempre di sentire dal’altro capo del telefono un sospiro di sollievo.

Questo giochetto non l’ho mai fatto.

Mai, nemmeno agli inizi.

Ho sempre avuto come background gli eventi aziendali organizzati da agenzie specializzate o da uffici stampa.

Non che siano stinchi di santi, ma la comunicazione e l’organizzazione di un evento aziendale è sempre stata più pulita, efficiente, mirata rispetto ad un evento privato come il matrimonio.

La location costa X sempre, sia che a chiamare siano i titolari di azienda sia che a chiamare sia l’agenzia.

L’azienda che organizza l’evento paga l’agenzia per i servizi organizzativi, sapendo quanto spende per ogni singolo fornitore.

Spesso è proprio l’azienda committente che paga direttamente ogni singolo fornitore. 

L’agenzia è il fornitore che ti aiuta ad organizzare, a gestire i problemi, gli altri fornitori, gli impegni, i sopralluoghi. Ti aiuta quel giorno intervenendo e risolvendo problemi, qualora dovessero essercene.

Io ho sempre lavorato così, mi è sempre sembrato il modo migliore per lavorare: trasparente, pulito, chiaro.

Metodo che ho applicato con tutti i miei clienti, perché non ho mai pensato di “arrotondare” giocando a fare “quella che lavora gratis”.

Il servizio di consulenza del matrimonio organizzato da COLORATO DI PINK ha un costo chiaro e definito e prevede la mia attività: di mediazione, di problem solving, di organizzazione, di consulenza costante, di supporto.

Inoltre, anche sapere quanto costo è facilissimo. Ti basta mandarmi una mail a claudia@imatrimonidipink.it  o compilare il form alla fine del post. 

Riceverai direttamente nella tua casella di posta il listino prezzi. 

Triste? Brutto? Poco “figo”?

Forse. Ma almeno è chiaro, trasparente, semplice.

Non ho tempo ne voglia di giochetti e sotterfugi.

Ecco perché quanto mi raccontano di wedding planner che propongono pacchetti “TUTTO INCLUSO” mi stupisco.

Perché in quei pacchetti il servizio di coordinamento non è quasi mai gestito a dovere. Ci si preoccupa solo dei dettagli scenici e non di dettagli organizzativi.

La maggior parte delle wedding planner che lavora così, trova il guadagno proprio nel ricarico di ogni singolo prodotto e alla fine sono più preoccupate dei fiori in ordine che non dell’ottimo lavoro dei fornitori. È fumo negli occhi.

Come lo so? Fotografi, video operatori, animatrici e catering con cui collaboro o ho collaborato mi chiamano a fine evento raccontandomi con toni disperati quanto male si siano trovati con la wedding planner di quel matrimonio.
(PS: non ho mai voluto sapere chi fossero queste colleghe, anche se so che molte sono davvero famose)

Colleghe che, testuali parole, hanno creato problemi agli sposi e ai fornitori invece di risolverli.

Mi sembra un po’ contro il buon senso di chi per lavoro organizza matrimoni… 

Sai cosa mi dispiace?
Che spesso queste coppie hanno anche strapagato il matrimonio e avranno un ricordo brutto della giornata. Giornata che, come dico sempre, non è replicabile.

IL GIORNO DEL MATRIMONIO DEVE ESSERE  “BUONA LA PRIMA”.

Non c’è replica, non c’è prova generale.

C’è solo un’ottima pianificazione e una ancora migliore capacità di risolvere i problemi.

Sta a te decidere se è meglio avere un matrimonio scenico, che lascia tutti a bocca aperta per quanto imponente e lussuoso sia, quindi investire più budget nell’apparire, o se preferisci che i tuoi invitati siano sereni, felici, i fornitori lavorino al meglio, impegnandosi al massimo nella parte che compete a loro perché sanno che qualcuno li coordinerà e gestirà tutto al meglio.

Meno scenico? Non ho mai detto questo.
Più sereno per tutti? Sì, questo deve essere il tuo obiettivo del matrimonio.

Allora chiamami.

Qui sotto, il form da compilare per scoprire quanto è facile avere Claudia il giorno del tuo matrimonio, qualcuno che sei certa si preoccuperà di ogni dettaglio del tuo matrimonio.

 

 

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