Differenza tra wedding planner, wedding coordinator e wedding designer è una cosa che ogni persona che si avvicina al magico mondo del matrimonio scopre sempre troppo tardi.

Dico sempre che la televisione è colpevole di non aver mai spiegato la differenza tra tutte queste figure, preferendo -come possiamo immaginare- lo spettacolo alla corretta informazione.

Ecco perchè tengo molto a questi post, in cui posso raccontare come stanno per davvero le cose.

Il brutto, però, è che se io e le mie colleghe (quelle vere) sappiamo la differenza tra wedding planner, wedding coordinator e wedding designer non lo è per tutti gli altri, ne per le spose ne per i fornitori stessi.

Purtroppo.

Il podcast che ho registrato è esplicativo e molto chiaro e ho voluto al mio fianco Serena Colativa, wedding planner di grande esperienza. 

Differenza tra wedding planner, wedding coordinator e wedding designer

Il podcast lo puoi ascoltare per intero qui:

https://www.spreaker.com/user/coloratodipink/differenza-wedding-planner 

Serena inizia a parlare della differenza tra tutte queste figure in maniera semplice, cioè traducendo letteralmente il nome della wedding planner.

La parola non è un titolo qualunque, anzi, spiega proprio il lavoro.

Wedding = matrimonio
Planner = pianificare.

Cioè = la wedding planner pianifica il matrimonio.

E per essere chiari, il “planner” è anche il nome con cui viene chiamata l’agenda, proprio perchè è lo strumento con cui si pianifica la giornata lavorativa.

La wedding planner dunque organizza le nozze dall’inizio alla fine con tutti i dettagli del caso, dalla location alla selezione dei fornitori, incluso ovviamente la presenza il giorno del matrimonio per coordinare e definire la timeline, oltre a gestire il budget. 

Una nota precisa sul budget è doverosa: il budget che si prevede per le nozze è composto di tante voci, tanti servizi, in pratica tutte le scelte che gli sposi faranno in questi mesi. 

È sempre importante specificare come la wedding planner non sceglie al posto degli sposi, perchè è una consulente e, come tale, consiglia e suggerisce la scelta migliore per gli sposi e per quello che stanno organizzando. 

L’esperienza di una wedding planner viene messa al servizio degli sposi per aiutarli a gestire le nozze tenendo conto del budget, dello stile e dando tutti gli input corretti per evitare perdite di tempo.

Ma, alla fine, sono proprio gli sposi che decidono ogni dettaglio.

Non smetterò mai di ripetere che la planner è la persona che consiglia come realizzare il matrimonio tenendo conto del budget che si ha a disposizione, di quanta parte di quei soldi destinare per ottenere il risultato che piace, senza perdere tempo a cercare fornitori che non possono realizzare l’idea o, peggio, non rientrano nella cifra che si era immaginata.

Serena ci tiene molto a specificare che la wedding planner ottimizza tempo e risorse: risorse di tempo e risorse economiche.

Gli sposi che scelgono di assumere una consulente si troveranno solo soluzioni chiare e precise, in linea con la loro idea: devono solo scegliere quella che preferiscono. 

Ecco, potremmo riassumere in questo modo: la wedding planner è colei che si mette all’opera e fa ricerche per non far perdere tempo agli sposi.

Ancora una volta sottolineiamo come sia fondamentale l’esperienza: gli sposi, infatti, non sanno mai da che parte iniziare e, soprattutto, cosa cercare esattamente. 

I primi passi per organizzare il matrimonio è una delle informazioni sulle nozze più cercate on line.

Ricorda, comunque, che per fare tutto c’è un tempo preciso e deve essere fatto senza ansia.

Sì all’adrenalina positiva, no all’ansia che incattivisce e che porta la coppia a litigare.

Infatti il matrimonio non si riduce al giorno delle nozze, ma anche tutti i mesi prima che permettono di organizzare in maniera costruttiva senza perdersi d’animo.

Fino ad ora abbiamo spiegato molto bene cosa fa la wedding planner.

Spieghiamo anche cosa non fa la wedding planner.

La wedding planner NON SCEGLIE lei in prima persona. Questo è un retaggio televisivo che ci portiamo dietro e sia io che Serena continuiamo a chiederci perchè non mostrino le cose vere, ma solo show televisivi che confondono.

Soprattutto la wedding planner non fa quello che fanno i fornitori.

L’organizzatrice di matrimonio è una regista, creerà un gruppo di professionisti con cui lavorare. Ha la responsabilità che tutto vada bene, che sia “buona la prima” e garantisce che le persone che lavorano con lei siano serie, di cui si fida e non hobbysti improvvisati.

Organizzare il matrimonio da sola è possibile e io continuo a sostenere che tu puoi essere la migliore wedding planner per se stessa, ma è oggettivo che il rischio di incappare in fornitori poco seri o non idonei alla tua idea di matrimonio è altissimo. 

Se organizzi da sola, la wedding coordinator è la figura che devi chiamare.

Il coordinamento e la regia del matrimonio è un servizio che la planner offre.

Avere una persona che di lavoro organizza matrimoni e li coordina è un grande vantaggio, perchè mette a tua disposizione l’esperienza che tu non hai (per ovvi motivi!).

Durante il podcast abbiamo parlato di Pinterest, che è un grande alleato delle spose e che tutte le wedding planner consigliano di usare.

Pinterest serve per trarre ispirazione e suggerimenti, idee nuovi e originali, ma devono essere solo ispirazioni.

Il rischio di volere tutto e di perdere il contatto con la realtà è molto alto. Alcune idee non si possono replicare per motivi di budget (soprattutto quando vedi allestimenti ricoperti di fiori), ma in realtà a volte la location non è adatta per interpretare quel tipo di soluzione e, ancora più spesso, la soluzione è solo bella ma poco pratica.

Io li ho chiamati gli epic fail del matrimonio e ci ho creato un intero post.

Nel podcast abbiamo parlato anche di fornitori che aggiungono la voce “wedding planner” ai propri servizi. 

Serena è stata chiara nel raccontare la situazione e lo fa con un esempio: lei è brava a cucinare torte, ma la sua passione non è sufficiente per  mettersi quel giorno a fare la wedding cake.

Una planner deve sapere dove mettere le mani, deve saper fare i fiocchi anche se il lavoro della organizzatrice del matrimonio non è fare fiocchi.

Forse la realtà è che bisogna avere rispetto delle professionalità. 

Inoltre, il giorno del matrimonio è un momento frenetico e il dubbio é: come può una fiorista occuparsi sia dell’allestimento che del coordinamento?

All’interno del podcast ci siamo risposte che spacciarsi per wedding planner solo perchè si porta il bouquet non è sufficiente.

Ancora una volta esce il discorso dell’esperienza. Quando organizzi matrimoni impari a stare al tuo posto, ad essere sempre presente ma con discrezione, per esserci senza apparire.

I protagonisti del matrimonio non sono i fornitori ne chi organizza, ma gli sposi.

Discorso leggermente diverso per le strutture e le location che mettono a disposizione una wedding planner interna.

Si tratta di un servizio in più, che inizia e finisce per quello che riguarda la presenza al ristorante e al coordinamento in loco quel giorno.

Non c’è la consulenza prima del matrimonio, non c’è la presenza durante la cerimonia, non c’è alcun aiuto preventivo.

Quando si parla di wedding planner di riferimento nella villa si tratta di qualcuno che coordina e gestisce tutto quello che accade nella location, soprattutto si pone grande attenzione alla comunicazione tra cucina e fornitori.

Arriviamo a parlare della wedding designer, l’ultima figura coinvolta in questa lunga chiacchierata.

La designer è una figura ben chiara e distinta che si occupa della parte artistica, del design degli allestimenti e che dà un’impronta stilistica ben chiara a tutto il matrimonio.

Spesso planner e designer sono la stessa figura, ma non è necessario.

Anche la wedding designer avrà bisogno dell’aiuto di una fiorista, ma sarà suo compito mantenere la coerenza del progetto.

Soprattutto è fondamentale ricordare che la wedding planner risolve i problemi, non li crea.

Chi organizza l’evento deve mantenere la calma ed è da questa persona che dipende la soluzione del problema.

Non vuol dire che debba essere la prima a risolverlo, ma essere proattiva nel trovare soluzioni utili e in linea con la giornata.

Nel podcast sia io che Serena raccontiamo di come, in due matrimoni diversi, abbiamo dovuto gestire l’imprevisto più temuto: la torta di nozze distrutta.

Mamme, sorelle e amiche non sono le persone giuste per aiutarti ad organizzare il matrimonio.

Lasciamo a mamma, sorelle e amiche l’emozione di quel giorno, di farsi travolgere da tutti i sentimenti belli che le nozze portano e non devono lavorare per te.

Non solo: le amiche non hanno la visione a 360 gradi dell’organizzazione, non sanno cosa sia stato deciso e come e, in buona fede, possono fare grandi pasticci!

Ricorda che il coinvolgimento emotivo molto forte non è mai garanzia di un buon risultato.

Anche noi wedding planner ci emozioniamo, ma si tratta di una emozione controllata.

Ci emozioniamo anche noi perchè viviamo i preparativi da un punto di vista esclusivo, quando gli sposi arrivano la giorno delle nozze sei contenta per loro. Inoltre come professionista più degli altri ti trovi coinvolta nella loro vita, nella quotidianità, così tanto da arrivare ad essere amici.

Spesso mamme, sorelle e amiche diventano grandi fan della wedding planner, perchè un ottimo lavoro è di grande aiuto anche per la famiglia: tutti insieme si fa squadra e il giorno delle nozze diventa un bel ricordo anche per il seguito della coppia.

Ecco perchè scegliere la wedding planner è una questione di affinità: se non ti piace la persona che hai scelto, saranno dei preparativi lunghi e faticosi. Avrai questa persona “tra le balle” per un bel po’ di tempo. Ti devi affidare e fidare di lei e questa alchimia non avverrà mai se non ti piace chi  hai scelto.

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