I post del blog, gli articoli sul gruppo Facebook e in generale gli argomenti trattati su Instagram, ma soprattutto le puntate del podcast Pillole di Wedding nascono da storie di vita vissuta.
L’idea mi viene da una difficoltà che ho trovato durante l’organizzazione, da commenti letti online, grazie alle riflessioni con i fornitori o di esperienze vissute sul campo, oltre che dalle domande delle spose: ecco da dove tiro fuori gli argomenti di cui parlo.
E penso che questa sia la formula migliore: io non resto mai a secco di argomenti, tu trovi sempre la risposta alla domanda che hai in mente.
Il nuovo articolo di questa settimana nasce proprio dalla chiacchierata con una sposa nei giorni scorsi, la quale mi ha chiesto quanto tempo serve per coordinare il matrimonio.
Ammetto che sono rimasta spiazzata, perché in tanti anni di lavoro non ci avevo mai pensato davvero.
Quindi… mi sono messa a fare i conti.
Quanto tempo serve per coordinare il matrimonio?
Ogni volta che sento le “colleghe” parlare del coordinamento del giorno del matrimonio si compie un enorme errore: far credere che il lavoro sia solo il giorno dell’evento, come se prima non si facesse niente.
L’errore principale sta proprio nell’uso della frase “la giornata del matrimonio”. Sono sicura che tutti i fraintendimenti intorno alla figura della wedding coordinator stiano proprio lì.
Perché per gestire al meglio il matrimonio, come se fosse proprio la sposa a gestire tutto, bisogna iniziare a lavorare molto tempo prima.
Chi si presenta davvero solo il giorno del matrimonio per sistemare due cavolatine e dare assistenza minima, sta rubando i soldi. Oppure, è la wedding della location.
Quindi, partiamo dalla fine e ti racconto le reali attività dietro il coordinamento del matrimonio.
Il giorno del matrimonio dal punto di vista della wedding coordinator
Quando coordino, la mia giornata lavorativa inizia più o meno con la preparazione della sposa, quindi almeno 3 o 4 ore prima della cerimonia.
Supponiamo una cerimonia alle 16, ragionevolmente inizio a farmi vedere in giro dalle 12.
Vado dalla sposa, controllo che la sua preparazione vada bene, verifico che il fiorista abbia iniziato ad allestire la cerimonia, parlando insieme dei dettagli e rivedendo la giornata per capire come muoversi al meglio, aiuto e organizzo l’arrivo dei vari fornitori in location, mi presto per supportare il catering nella gestione degli spazi per l’aperitivo e per la cena, rivediamo i numeri della giornata e gli orari.
Quando tutto è avviato, posiziono gli allestimenti preparati o portati dagli sposi, recupero ciò che serve, faccio in modo che tutto sia come concordato.
Nel mentre, sono sempre reperibile e sono sempre pronta a intervenire per risolvere i problemi che potrebbero sorgere: fornitori con difficoltà non conteggiate prima, pezzi mancanti, comunicazioni non chiare, errori di esecuzione.
Poi arriva il momento della cerimonia, il controllo del corteo d’ingresso come te lo sei immaginato, quindi ci si sposta all’aperitivo e si controlla che la zona sia pronta per accogliere sposi e invitati, nel frattempo si organizza tempo e zona delle foto, quindi si passa alla parte di place, cena o pranzo, con tutti i problemi collegati sui posti a tavola, ed ecco che arriva il momento della torta, con tutte le indicazioni da dare su allestimenti, organizzazione, momenti di intrattenimento e poi via con i balli e tutto ciò che gli sposi hanno previsto.
Infine, si chiude la giornata con il disallestimento e raccogliendo tutto quello che gli sposi hanno lasciato in giro.
Già… io non vado via dopo il taglio della torta o quando iniziano i balli (come ho sentito fare molte colleghe), ma resto fino alla fine, perché è proprio lì che serve ancora il coordinamento.
Disallestire significa riordinare ciò che gli sposi hanno portato per il matrimonio e farglielo trovare pronto per caricarlo in macchina. Che fine ha fatto il velo? E le scarpe di ricambio? Il guestbook è stato scritto? E i regali che hanno lasciato gli ospiti? I cellulari degli sposi? E così via…
Quindi, conta la presenza ma ancora di più il post-evento. Supponendo che la musica venga spenta all’1 di notte, difficilmente sposi e invitati se ne vanno prima delle 2, e con il tempo di rimettermi in macchina per tornare a casa difficilmente vado a letto prima delle 3.
Da mezzogiorno alle 3 di notte sono almeno 15 ore di lavoro.
E non sono mai da sola, a un mio matrimonio lavoriamo sempre almeno in due persone, quindi le ore di lavoro diventano 30.
I mesi precedenti al matrimonio dal mio punto di vista
Come si arriva ad avere la perfetta conoscenza del giorno del matrimonio?
Negli anni ho creato un vero e proprio metodo, fatto di vari step.
Il più importante è l’appuntamento per costruire il timing: dura 3 ore ed è fondamentale per decretare la struttura della giornata. Si analizzano tutti i momenti, affrontando le ultime decisioni e rivedendo quelle prese finora.
Un timing perfetto si costruisce solo dopo aver visionato la location del matrimonio, il luogo della cerimonia e visto le distanze, quindi nei mesi precedenti ci si organizza per tutti i sopralluoghi, che hanno una durata media tra 1 e 2 ore.
Un timing perfetto si costruisce grazie alla collaborazione e alle esigenze dei vari fornitori, che contatterò prima per ascoltare di cosa hanno bisogno e permettergli di lavorare perfettamente.
Solo conoscendo le esigenze di tutti gli attori coinvolti nel giorno del matrimonio è possibile creare la regia perfetta e dare a tutti il tempo di fare il massimo per arrivare all’unico scopo: rendere felici gli sposi.
Prendo contatti diretti con i fornitori, ci sentiamo regolarmente per definire le questioni prettamente logistiche, spesso partecipo alle call tra sposi e fornitori proprio per essere allineata ai loro desideri. Queste telefonate in media occupano un paio d’ore con ogni fornitore coinvolto quel giorno.
Infine, non bisogna dimenticare gli appuntamenti con le spose, che sono frequenti e regolari, oltre alla mia disponibilità costante e immediata su whatsapp.
Questo è confermato dalle recensioni delle spose, stupite di poter avere sempre appoggio durante i preparativi.
Il totale delle ore per il coordinamento del matrimonio
Proviamo a ricapitolare:
- 15 ore di lavoro mio durante il giorno del matrimonio
- 15 ore di lavoro della mia assistente
- 3 ore di timing
- 2 ore di sopralluogo
- dalle 4 alle 10 ore per la gestione dei fornitori, sia in call che con i vari messaggi nei giorni precedenti
Diciamo che stiamo tra le 30 e le 40 ore di lavoro per un coordinamento.
Ma si sta parlando di media matematica, tra le tante coppie che mi contattano poco tempo prima, perché si sono resi conto tardi di aver bisogno di aiuto, e tra chi invece preferisci avermi al fianco dall’inizio dei preparativi.
Infatti, tra le tante cose che faccio -e di cui parlo troppo poco- c’è anche l’analisi dei preventivi ricevuti, condivido riflessioni organizzative e ragioniamo di ogni dettaglio.
Mi sento di poter affermare, senza essere smentita, che siamo molto lontani dal concetto del “mi presento il giorno del matrimonio, sistemo due cose e mi faccio pagare”.
Il coordinamento del matrimonio era il servizio che avrei voluto io
Ne parlo spesso e lo racconto anche nella bio del sito, ma il servizio di coordinamento del matrimonio che ho ideato è esattamente quello che avrei voluto per me molti anni fa.
In occasione del mio primo matrimonio, stavo cercando qualcuno che mi supportasse nella realizzazione senza però mettere becco, magari dandomi consigli mirati e che non mi facessero perdere troppo tempo, oppure rispondesse alle mie domande più assurde.
E poi che fosse presente quel giorno per fare le mie veci. Infatti, a un certo punto ho realizzato che non avrei mai potuto gestire tutto in prima persona, visto che sarei stata impegnata a fare la sposa.
La vita a un certo punto mi ha fatto un regalo enorme, ho potuto divorziare dal mio ex marito e ho trovato Luca, con cui sono convolata a giustissime nozze nel 2019.
Colorato di Pink già esisteva ed era avviata, ho potuto sfruttare io stessa finalmente il servizio di coordinamento e ho scoperto che è una vera figata.
Io ho organizzato tutto, e Alessia, la mia collaboratrice storica, ha gestito ogni mia indicazione. Ricordo di essere arrivata alla cerimonia e di aver pensato: “Ecco, esattamente così doveva essere”.
Col senno di poi, se mi sposassi oggi, farei tutto diverso… tranne il reverse wedding e il coordinamento!
A questo punto, se vuoi saperne di più sul coordinamento del matrimonio e su come ti può aiutare a gestire la giornata delle tue nozze, ti invito a compilare il form qui sotto per ricevere direttamente tutte le informazioni.
Foto di copertina: Matrimonio di Susan e Olle, foto di Gaia Corbetta
Quanto tempo serve per coordinare il matrimonio?
