Ogni tanto capita di sbagliare e quindi sì, con questo post faccio un semplice mea culpa e ti dico che anche la wedding coordinator sbaglia.
Però, prima di giudicare, leggi tutto il post così saprai cosa è successo a uno degli ultimi matrimoni in cui ero presente come wedding coordinator.
Al matrimonio di Julia e Simone, che si è tenuto a fine luglio 2022, mi è capitato di fare un errore, una dimenticanza che ho pagato cara, letteralmente. Non sto parlando di nulla di grave che ha inficiato il matrimonio, ma sicuramente non una roba che si poteva nascondere.
Ecco perché ho deciso di intitolare questo post: anche la wedding coordinator sbaglia.
L’ho fatto perché odio la narrazione della perfezione. Leggendo i blog delle mie “colleghe”, sembra che loro siano sempre perfette e precise. Sempre impeccabili, mai un errore, una dimenticanza, una imprecisione.
A parte che so perfettamente che non è così, sia perché “solo chi lavora sbaglia”, sia perché siamo essere umani, naturalmente imperfetti! Quindi, per restare coerente con quello che penso, con la narrazione di chi ti racconta le cose come stanno, questa volta tocca a me fare un piccolo mea culpa.
Anche la wedding coordinator sbaglia (ma risolve subito il problema)
Come forse sai se hai letto la mia biografia nel sito, ho fondato Colorato di Pink nel 2012, ma prima ho fatto altri lavori.
Dal 2006 al 2010, ad esempio, ho lavorato come segretaria in uno studio legale. Per la cronaca, è stato il lavoro che ho odiato più di tutti, ma anche quello che mi ha formato come professionista e lasciato tanti insegnamenti.
Uno degli avvocati mi ripeteva sempre la frase: “Solo chi fa, sbaglia”.
Intendeva dire che gli errori capitano, sono normali e sono la prova che ho fatto qualcosa, dunque non m devo vergognare né sentire sbagliata.
Ovviamente 15 anni fa non la capivo molto bene, mentre oggi l’ho persino fatta mia e mi sono resa conto di quanto incoraggiamento ricevevo.
Veniamo a noi, al matrimonio di fine luglio e alla mia attività di wedding coordinator.
Cosa è successo davvero?
Quest’anno ho iniziato la collaborazione con una location molto bella, e per conto loro seguo come wedding coordinator alcune coppie.
Sono quella che si potrebbe definire “la wedding della location”, ma a dispetto delle altre io ho portato il modo di lavorare di Colorato di Pink e ho creato una formula di grande collaborazione con gli sposi, che così trovano una figura di riferimento reale sia durante i preparativi che durante il giorno delle nozze.
Ecco perché mi sono trovata ad aiutare volentieri Julia e Simone. Loro per lavoro sono sempre in giro per il mondo, e a dirla tutta hanno organizzato le nozze in tre mesi: mini lista invitati, partecipazioni via whatsapp e pochi ma particolari dettagli.
Non avendo un tema del matrimonio, abbiamo deciso di seguire lo stile della partecipazione, che ben richiamava lo stile della location scelta.
Quindi, dopo aver avuto il via libera dagli sposi, ho chiesto aiuto a Paola, la mia grafica di fiducia di propormi alcune soluzioni. una volta trovata quella giusta, ho chiesto a Giada di Fragola Lilla di stamparmi tutto.
Abbiamo dunque realizzato:
- il tableau mariage su forex 50×70;
- i menù rotondi da mettere sui piatti;
- i segntavoli a cavaliere.
E tutto questo a tempo di record!
La sera prima del matrimonio, come sempre, ho preparato tutto quello che mi sarebbe servito davanti alla porta di casa, in modo che la mattina non dovessi pensare a nulla, ma solo a raccogliere i materiali e ad andare.
E così faccio: mi alzo la mattina, colazione al volo, mi preparo, raccolgo tutto e parto!
Una volta arrivata in location, però, mi rendo conto che… mancava il tableau. In quel momento ho un flash preciso di dove fosse rimasto: nel parcheggio.
Infatti, avendo diverse cose da portare, l’ho appoggiato alla ruota dell’auto del lato del guidatore, io però ho caricato la macchina dal lato passeggero e sono salita di corsa. Il tableau è caduto e io non mi sono resa conto di nulla fino a quando non mi sono parcheggiata!
Cosa fare per risolvere il problema?
Io sicuramente non potevo andare a prenderlo: la location è molto lontana da casa mia, e tra andare e tornare avrei perso più di 2 ore e mezza. Quindi la soluzione non era percorribile.
Luca, mio marito, che era ancora a casa, non aveva abbastanza tempo per portarmelo nemmeno a metà strada. Anche lui di lì a poco avrebbe cominciato la diretta radio.
Quindi? Che fare?
La differenza tra chiedere aiuto a un’amica e a una professionista si vede proprio in questi momenti.
Tra i miei tanti pregi riconosco di avere una grandissima capacità di problem solving, e anche questa volta è andata così.
Innanzitutto, non mi sono fatta prendere dal panico. Poi, ho analizzato le risorse a mia disposizione, come una McGyver del wedding.
L’unica soluzione era quella di creare un altro tableau.
Sapevo che la location aveva la possibilità di stampare dei cartoncini a colori, e che aveva a disposizione dei foglietti che potevano andare bene per la mia idea. Inoltre, sapevo che potevo usare la scaletta a pioli per realizzare il “piano B”.
Subito dopo chiamo Paola, la grafica, che al volo mi realizza un file in .pdf perfetto per poter essere stampato sui cartoncini che avevamo a disposizione.
Nel mio kit di emergenza avevano dei nastri rosa che stavano benissimo con l’allestimento, che avevo messo la sera prma proprio per poter far fronte a qualunque impiccio.
Dunque, chiedo a Cristina di La Botanica Degli Eventi, che era presente come fiorista, se poteva realizzare dei mini mazzetti di fiori per decorare la scaletta.
E così, ecco pronto il tableau alternativo.
Come hanno reagito gli sposi?
Ovviamente agli sposi non l’ho detto subito, ma solo a problema risolto.
Non mi sono fatta pagare il tableau, essendo stato cambiato ed essendo stato per colpa di una mia mancanza, ma devo dire che è andato tutto benissimo e loro hanno apprezzato sia lo stile nuovo, comunque molto in linea con la partecipazione iniziale, sia con la struttura e comunque coerente con tutti gli altri allestimenti.
Non gliel’ho detto subito perché informarli di un problema senza la soluzione è l’errore più grande che una wedding coordinator può fare. La sposa, infatti, non ha gli elementi per poter risolvere un problema quel giorno, e se si affida a dei professionisti è proprio per non aver problemi.
Ti ho raccontato questo aneddoto per due motivi.
Il primo è che gli errori capitano a tutti e quando un fornitore non fa esattamente quello che vi ha promesso è perché ha avuto un imprevisto o un impiccio o ha fatto un errore.
La differenza, secondo me, sta nel come si risolve il problema e nella franchezza nell’ammette un errore. Che, ripeto, come diceva il mio ex capo, capita solo a chi lavora.
Il secondo è che gli imprevisti accadono: ci sono tantissime variabili, tante persone coinvolte, ma se c’è qualcuno che conosce il matrimonio a 360° e che sa perfettamente come muoversi, il problema si risolve nel miglior modo possibile.
E mi chiedo: se questo errore fosse stato fatto da un’amica, dalla testimone, dalla mamma… come si sarebbe risolto? Ovviamente in qualche modo si sarebbe fatto, magari proprio chiedendo aiuto a qualche fornitore.
Ma a risolverlo sarebbe stata la sposa, informata dell’impiccio SENZA però avere proposte di soluzione. E lo avrebbe fatto rendendo le ore prima delle nozze un vero inferno.
E’ in queste cose che si vede la differenza tra la presenza al matrimonio di una coordinatrice e di nozze senza alcun aiuto.
Avrei potuto stare zitta e farla franca? Sì, sicuramente. Dalle foto che ho pubblicato su Instagram non lo avrebbe mai saputo nessuno perché il tableau alternativo è venuto molto bene, quindi di questo errore lo avrebbero saputo solo gli sposi e i fornitori coinvolti.
Ma mi sembra giusto svelare un po’ il dietro le quinte, per aiutarti a comprendere meglio quanto in realtà sia complicata la giornata del matrimonio!
E di come le cose possono andare storte anche quando pensi di avere tutto perfettamente sotto controllo.
Cosa puoi fare ora?
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