Coordinamento del matrimonio: il backstage e la giornata hot

Oggi, invece, ti voglio raccontare cosa succede durante il coordinamento del matrimonio.

Pianificazione is the new black era il titolo del post dedicato al mio metodo per pianificare la giornata di lavoro.
Se te lo sei perso, lo puoi trovare qui: Pianificazione, il diktat della libera professionista

Come sai, il coordinamento del matrimonio è il mio servizio di punta, quello assolutamente immancabile per qualunque sposa.
Sono cosciente del fatto che le mie capacità di planner, all’inizio dell’organizzazione, potrebbero non servirti. Non mi sto tirando la zappa sui piedi da sola, anzi, ti sto offrendo la soluzione a tutti i tuoi problemi (che verranno…)

Hai le idee ben chiare su quello che desideri per il tuo matrimonio e sai anche come fare ad ottenerlo. Sogni questo giorno da tanto e, anche solo per passione o curiosità hai già guardato tra i vari siti e gli stili e ti sei fatta l’idea chiara di come deve essere quel giorno.
Magari lavori in qualche agenzia di eventi e, per motivi di lavoro o personali, hai già i contatti di professionisti seri (non l’amico che si improvvisa, quello è il male) che lavoreranno per te il giorno del matrimonio. Questo ti ha permesso di evitare il lungo giro di preventivi e puntare sul sicuro da subito, cavandotela solo con una piccola trattativa!

Brava! E’ stato un lavoraccio ma, ti garantisco, che la parte difficile deve ancora arrivare. Questo lavoro l’hai fatto con calma nei lunghi mesi che precedono il matrimonio. Ti sei mossa con calma, appunto, per non impazzire e avere tempo di fare tutto.

Ma mettere insieme tutti questi fornitori a due mesi dalle nozze ti costerà il quintuplo della fatica fatta finora. Ci sono i dettagli organizzativi da definire, a che ora arriva chi, di cosa ha bisogno chi… sai cosa succede? Il catering chiama te per un’info tecnica che serve a loro per lavorare, tu chiami la location, fai la domanda e poi devi richiamare il catering dando la risposta. Nel frattempo ti scrive anche il fotografo, che vuole sapere a che ora venire a casa per le foto dei preparativi e la fiorista che ti chiede da che ora il parroco apre la chiesa così da permetterle gli allestimenti.

In tutto questo, si svolge anche la tua vita normale: le partecipazioni da consegnare, il tuo lavoro che, ovviamente, richiede tutta la tua attenzione, gli aperitivi coi colleghi, il sushi con le amiche e il compleanno di tuo papà, l’addio al nubilato all’estero e tua mamma che continua a farti mille domande di cose inutili.
Ah già, ci sono pure gli invitati a cui chiedere conferma della presenza, perchè devi anche ricordati di dare il numero esatto al catering.

Dimenticavo: chi si occuperà di te quel giorno? Chi metterà i libretti messa esattamente come li volevi? E si ricorderanno anche di informare la location che tua nonna ha bisogno di arrivare davanti all’ingresso con l’auto?
Le amiche saranno sicuramente disponibili ad aiutarti, ma qualcuno dovrà dirgli cosa fare. E quel qualcuno… sei inevitabilmente tu.

Quindi, fammi capire… tu vuoi passare la giornata del tuo matrimonio a dire agli altri cosa devono fare, a preoccuparti che tutto vada liscio e che ognuno faccia il proprio?
Vuoi essere la sposa di questo racconto?

Ho la soluzione per te e si chiama COORDINAMENTO DEL MATRIMONIO.

Io so che non aspettavi altro che di organizzare il tuo matrimonio, so perfettamente che hai le idee ben chiare. Ma so anche che, il giorno del tuo matrimonio, hai tutto il diritto di goderti la giornata: gli abbracci dei parenti, gli scherzi degli amici, la felicità intorno a te, ballare e ridere e, soprattutto, goderti il tuo neo-marito!

Mentre stai dicendo SI’ non ti devi preoccupare che il catering sbagli qualcosa nella preparazione della tavola!

Quindi, per farti capire cosa accade durante il coordinamento del matrimonio, ti racconto esattamente il mio lavoro.
Questo è il racconto di una coppia che si è sposata a giugno e di cui ho seguito il servizio di coordinamento del matrimonio.

La coppia mi ha chiamato a fine gennaio per prenotare la data. Durante questi mesi, periodicamente, mi hanno tenuto aggiornata sui vari preparativi con dei semplici whatsapp e chiesto anche qualche consiglio di galateo o quando avevano dei dubbi.

Due mesi prima, quindi verso gli inizi di aprile, ci siamo trovati per una merenda (adoro gli appuntamenti per colazione e per merenda…prendine nota quando ci incontreremo) e mi hanno raccontato per bene tutti i loro preparativi. Avevano scelto di fare una cerimonia simbolica in una bella villa nella campagna pavese, si sono fatti scrivere la cerimonia da un celebrante professionista (consigliato da me) ma il testo è stato letto da un loro caro amico. Lei si era immaginata l’ingresso molto scenico, con le nipotine più piccole e poi anche con i genitori, infatti le indicazioni date all’allestitore erano tutte per rendere realizzabile il suo sogno.

Subito dopo ci sarebbe stato l’aperitivo nel cortile della Villa e la cena all’interno, con tanti piccoli servizi e attenzioni agli ospiti. Anche la musica cambiava: piano bar durante l’aperitivo, sottofondo per la cena e dj set subito dopo la torta con l’open bar!

Quindi, come puoi capire tu stessa, le cose da controllare erano proprio tante.

Durante l’incontro ho fatto alcune domande mirate e ci siamo salutati con la consegna, da parte loro, dei riferimenti dei singoli fornitori finora contattati.
Nei giorni successivi, ho provveduto a presentarmi a tutti -qualcuno già lo conoscevo- a informarli che ci sarei stata io quel giorno e che, d’ora in poi, avrebbero preso me come riferimento per ogni dettaglio tecnico. Io mi sarei occupata del coordinamento del matrimonio.

I futuri sposi, quindi, hanno potuto continuare a consegnare le ultime partecipazioni, preoccuparsi delle conferme e gestire con molta meno ansia tutti gli ultimi dettagli, come le prove per l’abito da sposa, le bomboniere che stavano arrivando dall’america, arrivando così abbastanza riposati quel giorno di giugno.

Il contatto è stato comunque continuativo: loro mi aggiornavano su quello che accadeva e su nuovi dettagli (non ci crederai, ma i nomi delle damigelle piccole sono cambiati quasi ogni due giorni!), io li informavo sull’andamento del mio lavoro.

Ho anche iniziato a fare il sopralluogo alla Villa e, successivamente, a redigere il timing. A che ora arrivava chi, cosa doveva fare chi, dettagli importanti per i fornitori, che permettesse loro di lavorare al meglio. Il timing è stato inviato ai fornitori.
Anche alla coppia ho mandato il timing, meno tecnico ma altrettanto chiaro. Almeno sapevano cosa sarebbe successo e a che ora.

Arriva finalmente il giorno del matrimonio e giugno di quest’anno non è stato proprio clemente con il tempo. Appena sveglia il cielo era nuvoloso… Loro si sposavano alle 17.30, io sono uscita di casa alle 10.30… già, 7 ore prima!

Sono andata a recuperare le composizioni di fiori dalla fiorista, poi a prendere altri piccoli allestimenti, ho pranzato velocemente e di corsa in location almeno 3 ore prima. Ho deciso di rischiare -prendere decisioni per conto degli sposi è uno dei compiti più difficili di chi si occupa del coordinamento del matrimonio- e allestire all’esterno anche se le nuvole non erano scomparse.

Catering, fotografo e allestitori non dovevano preoccuparsi di nulla se non di seguire le indicazioni che avevo dato a loro nei giorni precedenti. Gli sposi mi avevano spiegato in maniera dettagliata cosa volevano e… devo dire di aver fatto davvero un ottimo risultato! Guardare l’allestimento finalmente concluso e pensare “wow” è una soddisfazione immane.

Le 17 arrivano in fretta, gli ospiti cominciano a presentarsi. Recupero damigelle e testimoni, appunto loro le bottoniere e do indicazioni. Li affido alla mia assistente mentre io mi occupo degli sposi. Forse sono i minuti più frenetici di tutta la giornata. Tutto si svolge con un ritmo serrato e non c’è davvero spazio per improvvisazione o aggiustamenti in corsa.

Appena mi vede dal finestrino dell’auto, noto il suo viso distendersi… è agitata, come tutte le spose, e bellissima. Consegno il bouquet, lei sapeva già quello che doveva fare. E in un attimo, sta percorrendo la navata verso il suo futuro marito. Il libretto della cerimonia lo conosco a memoria e quando il loro amico, altrettanto emozionato, inizia a leggere, mi sposto verso la Villa. I fotografi sono a posto, questo è il loro lavoro. Un ultimo check con la mia assistente, che si occuperà di gestire l’uscita degli ospiti e io corro dal catering.

Anche l’aperitivo è pronto. Sappi che, d’ora in poi, io sono stata a bordo sala, leggermente nascosta, a controllare che tutto andasse bene. Non ho più mosso un dito e questo, anche se sembra paradossale, vuol dire che ho lavorato bene. Tutti i fornitori si sono mossi secondo il timing, lavorando anche molto bene tra di loro (sono professionisti, ecco perchè conviene sceglierli). Per ogni piccolo chiarimento si rivolgevano a me, senza disturbare gli sposi. Che hanno fatto tante foto, mangiato, salutato tutti, passato il tempo con i loro amici e poi si sono scatenati.

L’ingresso in sala, il taglio della torta e tutti i momenti importanti si sono susseguiti in maniera spontanea, senza forzature, senza grossi problemi. Oh si, qualche intoppo c’è stato… ma non vi dirò mai cosa è successo perchè si tratta di piccoli dettagli.

Il mio ex capo diceva sempre “sbaglia solo chi lavora”, che io ho modificato in “si lavora e quindi accade qualche piccolo impiccio”

Il feedback del mio lavoro? Lo trovi qui…  https://www.facebook.com/coloratodipink/reviews/ 

Se anche tu vuoi essere quella sposa che sa di non doversi preoccupare di nulla, di non impazzire a tenere a mente tutto il timing della giornata perchè c’è una persona specializzata nel coordinamento del matrimonio, allora scrivimi: claudia@imatrimonidipink.it.

Le date del 2017 sono ancora in prenotazione… magari la tua è ancora libera!

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