Matrimonio fai da te? No Coordinatore? Ahi ahi ahi…

Cara sposa,
ti racconto una storia. Però preparati, non farlo al buio prima di andare a dormire e se sei una persona suscettibile non continuare. E’ una storia dell’orrore, un incubo accaduto realmente questa estate.
(A proposito… hai già iniziato a fare gli incubi da matrimonio?)

Il racconto di questo post è reale, accaduto veramente davanti ai miei (stupiti) occhi.
Era un venerdì di luglio, ero in una bellissima Villa alle porte di Milano. Quel giorno io ero presente a quel matrimonio non come lavorante, ma per un sopralluogo tecnico sia al catering che alla location.
Al mio arrivo, appena dopo pranzo,  erano già tutti al lavoro per realizzare l’allestimento: il catering stava preparando il buffet nel grande prato antistante la Villa, con i tavoli di lato per la cena all’aperto, i musicisti montando la postazione.

Mi raccontano che il matrimonio di quel giorno era un pomeridiano: cerimonia alle 16, arrivo degli ospiti 17.30 (io ho storto un po’ il naso, ma non ho detto nulla).

Faceva molto caldo, come ci si aspetta da una giornata nel mese di luglio, ma il cielo era nuvoloso.
Alle ore 15, anche se le previsioni non dicevano niente in merito, inizia a piovere. Non una pioggia torrenziale, di quelle con tuoni e fulmini, ma la classica pioggerellina estiva, che inumidisce il prato e bagna tutto l’allestimento.

I camerieri del catering erano in ansia: la tavola era già completamente apparecchiata e la pioggia stava rovinando la mise en place. Togliere tutto era impossibile, quindi hanno fatto davvero l’unica cosa buona: lasciare così com’era e ripararsi mentre aspettavano che il tempo si calmasse.
Tutti, ovviamente, controllavano ossessivamente le previsioni del tempo sui cellulari e si continuavano a ripetere, come ebeti: “non davano pioggia, però”

In ogni caso lo scenario era apocalittico: le tovaglie bagnate (e non avevano altre tovaglie di scorta), il midollino sotto piatto era umido (e non avevano altrettanti sotto piatti), i segnatavolo di carta, il tableau e i menù erano inumiditi e, oltre che rovinati, a rischio rottura.
Non parliamo dei musicisti. Loro erano preoccupati per la strumentazione tecnica: hanno riparato il riparabile e staccato tutte le prese.

Io guardavo la situazione da lontano: non ero in confidenza con nessuno e, cosa più importante, non conoscevo nè la coppia nè le loro richieste.
Nonostante ciò, dopo che per un quarto d’ora nessuno faceva nulla, ho sentito il dovere di intervenire.

Mi avvicino in punta di piedi e chiedo “Scusate… ma non avete un PIANO B?”
Il responsabile del catering mi guarda stravolto: “Ma non doveva piovere… e comunque la sposa non ha voluto valutare un piano B”.
Io ero allibita: “Cioè? La sposa non ha voluto decidere come fare in caso di tempo incerto o di altro evento atmosferico?”
Il catering conferma questa mia visione “Già, lei voleva fare tutto all’esterno e non ha sentito ragioni”

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Ad un certo punto, da qualcuno, arriva il suggerimento peggiore: perchè non chiamate la sposa?
Erano le 15.30, ormai stava smettendo di piovere, la sposa sarebbe entrata in chiesa alle 16. Quindi, ragionevolmente, a quell’ora stava finendo di prepararsi, stava salutando tutti in casa e, soprattutto, cercava di non agitarsi e non emozionarsi.
A parte che non avevano il numero di telefono sotto mano, il che è significato dover chiamare in ufficio, chiedere alla ragazza in sede di cercare il numero, aspettare di venire richiamati; quando la telefonata è finita il responsabile catering ci informa, con fare stupito che la sposa “era incazzata e ha detto che lei vuole tutto fuori”.

A quel punto sono sbottata: certo che era arrabbiata! Scusate però… lei tra poco meno di mezz’ora entrerà in chiesa, avrà intorno amici e parenti, quasi sicuramente avrà la madre che le starà mettendo fretta o le farà le solite domande stupide che solo le madri riescono a fare in quel momento… come avrebbe dovuto rispondervi?”

Non trovando risposta nella sposa, il responsabile decide di chiamare lo sposo. Il quale, essendo meno stressato, quindi più propositivo, risponde nell’unica maniera possibile: “fate quello che ritenete più giusto”.

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Nel frattempo il cielo si stava aprendo, lo staff si rilassa, si arma di buona volontà e onde evitare problemi sposta tutti tavoli all’interno della Villa.
Infatti la pioggia oltre ai problemi tecnici e pratici ha portato un altro problema… e sono certa che tu non ci avevi nemmeno pensato: le zanzare.
Alle porte di Milano, nelle Ville che hanno un magnifico prato a loro disposizione per il ricevimento, il trattamento chimico per ridurre la presenza delle zanzare è fondamentale ma bastano due gocce di pioggia per vanificare l’effetto. E le zanzare sulle gambe mentre si mangia sono quasi più odiose delle cimici in casa in questa stagione!

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La location ha cercato di ovviare al problema mettendo a disposizione degli ospiti delle bombolette di Autan spray, ma, in quelle condizioni, è come nuotare in pieno oceano con dei braccioli: inutile e faticoso.

Per concludere, gli invitati sono arrivati con più di un’ora di ritardo sulla tabella di marcia (il timing dettato degli sposi era palesemente sbagliato) e gli sposi sono arrivati alla villa con due ore di ritardo.
Sono stati accolti dal responsabile del catering il quale ha spiegato la decisione presa e ha chiesto ulteriormente agli sposi come volessero organizzare il resto del matrimonio (taglio della torta e balli). Questi non avevano ancora avuto modo di rendersi conto di essere sposati e di godere del momento, che hanno dovuto subito pensare a dettagli tecnico-logistico che non gli competono!

Infatti la sposa, che aveva scelto di fare tutto all’aperto per sfruttare lo splendido giardino, ha tirato lunghissimo l’aperitivo sforando di molto con il timing (già sbagliato in partenza) così che a mezzanotte, quando la musica deve terminare per direttive comunali, non avevano ancora concluso la festa.

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Non ti so dire come è finita perchè me ne sono andata molto prima, ma la faccia della sposa non era di quelle che sono abituata a vedere.

Ora ti ho agitato, lo so. Quindi alzati un attimo, vai a prenderti un the (meglio evitare il caffè!) o una boccata d’aria e poi torna a leggere questo post, perchè c’è la parte migliore, ovvero la soluzione.

Tutto questo è possibile evitarlo assumendomi come coordinatrice del matrimonio.
Le cose a cui pensare sono davvero tante. Piani fino alla lettera Z, ogni tipo di variabile presente, ogni tipo di scenario con la relativa soluzione. Un timing realistico, pensato in maniera concreta.
La soluzione è quella di assumere una persona, una sola, che abbia la responsabilità di tutto l’evento, di decidere per conto tuo e del tuo futuro marito in caso di momenti difficili. La decisione, però, viene presa sempre in accordo con la sposa.
Quindi, tutto quello che deciderò di fare quel giorno, sarà stato valutato sotto ogni punto di vista con te e lo farò solo se avrò il tuo benestare.

Posso dire con assoluta certezza che a me, una cosa simile, non sarebbe potuta succedere. Quando mi hanno raccontato il piano originale della sposa, ero ancora più allibita. Bello, potenzialmente perfetto, ma realisticamente irrealizzabile per tantissime varianti. E, nemmeno a dirlo, si è verificata proprio la più probabile e, se non preventivata, più difficile da gestire.

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Se al momento dell’allestimento qualcuno avesse alzato gli occhi al cielo e avesse già predisposto il piano della lettera M, tutto questo non sarebbe successo. Tu, nei panni di quella ragazza, sapevi esattamente cosa stava succedendo perchè lo avevamo pianificato insieme, quale tua coordinatrice e, cosa più importante, non saresti mai stata disturbata poco prima di entrare in chiesa. Per quello ci sono io!

Questo è solo uno dei tanti casi che ho sentito, matrimoni rovinati per dettagli stupidi.

Sai qual è esattamente l’errore del matrimonio da incubo di cui ti ho raccontato poco fa? Nessuno degli operatori ha guardato al di fuori del proprio lavoro. Non si sono accordati, non hanno collaborato tra loro. A loro discolpa c’è da dire che non ne avevano nemmeno il compito: hanno seguito quello che la sposa ha chiesto loro… ma forse hanno mancato nella parte fondamentale: suggerire, consigliare e, soprattutto, sconsigliare quando è il caso.

Per conoscere meglio il lavoro del coordinatore, ti lascio qui sotto un link che sono certa troverai interessante.

Leggi anche: Wedding Coordinator – perchè averlo

E se ancora non fosse chiaro, possiamo sempre prendere un caffè insieme.
La merenda è la parte della giornata che preferisco e conosco alcuni posti molto carini dove poter parlare tranquillamente.
Il primo appuntamento è totalmente gratuito e non vincolante: serve ad entrambi per conoscerci meglio e per valutare se possiamo lavorare insieme. Un dettaglio non banale!
Ti lascio i miei riferimenti, così se mi vuoi chiamare per valutare il servizio del coordinamento per il tuo matrimonio, non perdi tempo alla ricerca dei contatti:
– email: claudia@imatrimonidipink.it
– cellulare: 349.5675152

Non pensare che “tanto c’è tempo”, ho già ricevuto le prime prenotazioni per il 2018!
Ti aspetto…

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Credit ph. CG

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