Credo che tra tutte le cose a cui pensare nell’organizzazione del tuo matrimonio, scegliere la location in cui si svolgeranno i feesteggiamenti sia una delle cose più complicate da fare.
Piccola precisazione: quando parlo di location, mi riferisco al luogo dove si svolgerà il ricevimento di matrimonio. Che sia una villa, un castello, la casa di famiglia o un ristorante non fa alcuna differenza.
Spesso ci si innamora di un posto che non è quello adatto per la festa di matrimonio che hai in mente, perchè i parametri imposti dalla location non permettono uno svolgimento della festa piacevole.
Un posto troppo piccolo per troppi invitati, nessuna alternativa valida in caso di pioggia, eccessiva lontananza dal luogo della cerimonia sono tutti aspetti da tenere rigorosamente in considerazione.
A tuo favore, però, posso dire che ci sono davvero tantissime location tra cui scegliere. Spesso, uscire dal giro delle location più famose e gettonate, può rivelarsi la scelta strategica per trovare il luogo perfetto per la tua festa di matrimonio.
Come wedding planner adesso e come organizzatore di eventi prima ho fatto davvero numerosi sopralluoghi alle varie location e gli aspetti da valutare sono davvero tantissimi.
I consigli per scegliere la location del tuo matrimonio
Voglio condividere con te i trucchi del mestiere, voglio svelarti quali sono gli aspetti importanti per rendere davvero produttive le domeniche pomeriggio passate a visitare ville e ristoranti.
Save the Date
Sei arrivata alla location e ti piace da impazzire. Prima, però, di iniziare a sognare, bisogna controllare che la data che ti interessa sia effettivamente disponibile.
I sabati estivi sono i primi a essere scelti, ma ci sono più possibilità cambiando mese o cambiando giorno. Il venerdì, ormai, è considerato a tutti gli effetti un giorno da matrimonio (a dispetto del famoso detto che “di venere e di marte non ci si sposa nè si parte”) e sono tante le coppie che lo scelgono per il loro matrimonio.
Se preferisci la domenica, assicurati che il parroco (o il sindaco) sia disponibile a celebrare il tuo matrimonio in un giorno festivo. Inoltre, fai almeno che sia almeno una cerimonia mattutina, per non far arrivare stanchi a sera i tuoi invitati (il lunedì, poi, si lavora).
Scegliere un giorno diverso dal sabato è anche il modo per risparmiare qualcosina sul costo dell’affitto della location.
Potresti trovare una data opzionata: vuol dire che una coppia prima di voi ha “prenotato” quella data, ma non l’ha ancora ufficialmente confermata.
L’opzione viene messa quando si hanno dei dubbi o si deve controllare di riuscire ad incastrare anche la cerimonia o si controllano impegni pregressi, però ha sempre una scadenza (di solito qualche giorno o una settimana al massimo) e comunque viene meno quando qualcuno prenota subito quella data.
La prassi, per educazione, è che si faccia una telefonata alla coppia che ha lasciato l’opzione, che confermerà o meno la disponibilità della location.
Numero di ospiti
La capienza di una location è forse tra gli aspetti fondamentali da tenere conto. Fare la lista degli invitati è necessaria anche per poter prenotare con coscienza la location del tuo matrimonio.
Leggi anche: La lista degli invitati al tuo matrimonio
Il numero di ospiti che la location ha stabilito è sempre la capienza massima. Se è data per 120/130 persone e voi siete in 140, probabilmente non ci sarà abbastanza spazio per muoversi, per ballare, semplicemente per passeggiare.
Le soluzioni sono due: o riduci la lista, o cambi location.
Un’altra cosa da controllare riguarda l’accessibilità per persone con invalidità o problemi motori e un eventuale spazio in cui i bambini possano giocare e svagarsi.
Come arrivare
Sii oggettiva e valuta ogni problema: quanto è realmente distante la location dal luogo della cerimonia o da casa?
Spesso location che distano un’ora da casa mettono in difficoltà gli invitati che, spaventati dal lungo tragitto per rientrare, potrebbero lasciare la festa prima della fine (e addio super sorprese per che hai organizzato per tutti gli ospiti).
Controlla anche le condizioni delle strade: se sono sterrate o molto strette potrebbero diventare impraticabili in caso di eventi atmosferisci gravi, come neve o troppa pioggia.
E’ buona cosa anche controllare che ci sia un parcheggio per le auto degli ospiti, che sia comunque comodo da raggiungere, che non sia troppo buio o pericoloso.
Condizioni climatiche
Hai presente il famoso Piano B di cui tutti parlano? Riguarda l’alternativa in caso di pioggia o di brutto tempo.
Forse è meglio pensarci davvero, visto il clima poco stabile di questi ultimi anni. Purtroppo un matrimonio a luglio non è più garanzia di sole e caldo.
Leggi anche: piano B in caso di pioggia
Leggi anche: piano C in caso di caldo
Gli spazi di una location all’aperto sono sempre più capienti di quelli all’interno, ma scegliere una villa sperando nel bel tempo senza tenere conto della pioggia o del grande caldo -fastidioso quanto la pioggia- significa condannare il tuo matrimonio all’insuccesso.
Se non hai un piano alternativo altrettanto valido quanto il primo, il rischio che tutto sia un fiasco è altissimo. E questo provoca insoddisfazione in tutti: a voi per primi, che non avete il matrimonio dei vostri sogni. Ai vostri ospiti, che non si sentiranno a loro agio e agli operatori, costretti a lavorare in condizioni pessime.
Probabilmente questo vuol dire rinunciare alla Villa dei tuoi sogni oppure prevedere spese extra molto ingenti. Ecco perchè questa lista è così importante e devi impararla a memoria prima di innamorarti di un posto.
Il timing è tutto!
E’ importante conoscere gli orari della location.
Da che ora a che ora potrai usare la location, eventuali costi per ore extra, fino a che ora ci può essere musica.
Nota: di solito, qui in lombardia, gli orari sono dalle 12 alle 20 per i pranzi e dalle 17.30/18 alle 24/1 per le cene. La musica deve quasi sempre terminate tra le 24 e l’1 e al massimo si può restare in location fino alle 3 del mattino.
Di più, di solito, non viene mai concesso per permettere alla location di iniziare a lavorare per il matrimonio del giorno dopo.
Sono orari fondamentali per gestire tutta la giornata.
Se scegli un matrimonio serale, arrivi in location alle 19 e fai una cena seduta molto lunga, capisci da sola che sarà difficile avere molto tempo per ballare.
Lo so, non ci avevi pensato…vero?
Musica maestro!
Sai che questo è l’aspetto a cui nessuno pensa? Si crede che i musicisti possano suonare d’appertutto, invece anche per loro ci sono problemi e cose da controllare.
Ad esempio: prese, amplificazione, filodiffusione, disposizione delle casse e diffusione della musica. Il rischio è che gli ospiti con il tavolo vicino alle casse siano storditi dalla musica e che quelli più lontani nemmeno la sentano.
Inoltre: controlla chi dovrà pagare la SIAE, fatti dire le modalità aggiornate e fino a che ora si potrà fare musica.
Ristorante o catering?
Dopo aver pensato agli ospiti, alla musica e alla giornata… bisogna pensare a mangiare. Non è un matrimonio senza un buon pranzo a supporto della festa.
Noi italiani teniamo davvero tantissimo a questo punto, ci ritroviamo a tavola per qualunque cosa ed è normale che lo facciamo in occasione di un evento importante come le nozze.
A questo punto devi attenerti alle regole della location: hanno un catering interno fisso oppure è libero?
Hanno una lista di catering tra cui scegliere, con cui sono abituati a lavorare? Hanno una black list, cioè catering con cui hanno avuto problemi?
Mi sembra un aspetto molto importante da valutare.
Quanto costa?
Arriviamo alla nota dolente della questione… il costo.
Attenzione a questa voce, perchè ogni location potrebbe avere dei costi extra che non avevi inizialmente conteggiato.
L’IVA, ad esempio. Controlla il prezzo della location sia incluso di Iva e, se non lo fosse, sappi che è al 22% e contalo sempre quando fai il budget del matrimonio.
Ma anche le ore extra (sempre attenzione all’IVA), eventuali costi per l’uso delle sale, pulizie supplementari, noleggio arredi, illuminazione particolare, costi extra per eventuali manutenzioni, per il parcheggio, per l’accesso a catering estranei.
Attenzione a tutte le voci, perchè possono spostare il budget e rendere più costosa la location di quello che inizialmente pensavi.
Keep calm and Relax!
Ok, hai già dovuto valutare tante cose e sei stanca ancora prima di arrivare alla data del tuo matrimonio.
Però, ci sono modi per potersi rilassare, per non preoccuparsi troppo, per essere certi che tutto andrà bene.
Adesso dico qualcosa che, come sai, va contro il mio interesse. Spesso le location hanno al loro interno un coordinatore, così come il catering ha il suo coordinatore.
Ma, come è abbastanza chiaro, queste due figure (che comunque si spacciano per wedding planner) lavorano per conto del catering o della location e non sono predisposte, se non per piacere personale, ad aiutarti o a intervenire per risolvere problemi non dovuti da loro.
Se il fotografo non si presenta, se tua madre non si ricorda i confetti per la confettata, loro non possono farci nulla. Se intervengono, non è detto che lo facciano al meglio o come tu vorresti e magari devi pure pagare per avere un servizio extra che fanno solo occasionalmente per “arrotondare” e che non è all’altezza delle tue aspettative.
Vuoi davvero mettere a rischio tutta l’organizzazione per risparmiare qualche centinaio di euro e affidarti a persone che non sono interessate a fare il tuo interesse?
Leggi anche: Differenza tra coordinatore del matimonio e wedding planner della location *
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Cosa puoi fare adesso?
Per scoprire se il giorno del tuo matrimonio sono libera e potrò aiutarti con il coordinamento, Clicca qui e compila il form nella pagina dei contatti.
Oppure, se vuoi scoprire i materiali gratuiti che puoi sfruttare per organizzare il matrimonio, clicca qui e vai alle risorse gratuite.
